Bạn có thể lập kế hoạch, lãnh đạo và quản lý cuộc họp để tạo ra kết quả
Nếu bạn bỏ qua bất kỳ một trong những cơ hội quản lý cuộc họp này, các cuộc họp và các nhóm của bạn sẽ không chịu được quả bạn mong muốn từ khi bạn đầu tư. Thực hiện mười hai mẹo quản lý cuộc họp này để hướng dẫn người tham dự của bạn đạt được kết quả mong đợi, tích cực và mang tính xây dựng.
Phải làm gì trước cuộc họp để đảm bảo cuộc họp hiệu quả
Các hoạt động trước khi cuộc họp thiết lập nền tảng để hoàn thành kết quả cuộc họp. Bạn có thể thực hiện tất cả các bước tiếp theo cần thiết nhưng không có kế hoạch họp hiệu quả để bắt đầu, kết quả của bạn sẽ làm bạn thất vọng. Những lời khuyên này sẽ giúp bạn lên kế hoạch và thực hiện cuộc họp.
Lên kế hoạch cho cuộc họp
Các cuộc họp hiệu quả tạo ra kết quả bắt đầu với kế hoạch họp. Trước tiên, hãy xác định liệu các nhân viên khác có cần thiết để giúp bạn lên kế hoạch cho cuộc họp hay không. Sau đó, quyết định những gì bạn hy vọng sẽ đạt được bằng cách tổ chức cuộc họp. Thiết lập mục tiêu khả thi cho cuộc họp của bạn.
Các mục tiêu bạn đặt sẽ thiết lập khuôn khổ cho một kế hoạch họp hiệu quả. Như Stephen Covey đã nói trong bảy thói quen của những người có hiệu quả cao , "Hãy bắt đầu với sự kết thúc trong tâm trí." Mục đích cuộc họp của bạn sẽ xác định trọng tâm cuộc họp, chương trình họp , và những người tham gia cuộc họp bạn cần để hoàn thành mục đích.
Đảm bảo bạn cần một cuộc họp
Khi bạn đã phát triển kế hoạch cuộc họp của mình, hãy đảm bảo rằng cuộc họp là một phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đã đặt. Để lên lịch và tổ chức cuộc họp là tốn kém khi bạn tính đến thời gian của những người tham dự, vì vậy hãy nỗ lực để xác định rằng cuộc họp là cơ hội tốt nhất để giải quyết vấn đề, cải thiện quy trình hoặc lập kế hoạch liên tục.
Bạn có thể thấy rằng bạn có thể hoàn thành các mục tiêu cuộc họp bằng một cuộc thảo luận qua email hoặc bằng cách phân phối và yêu cầu thông tin thông qua bản tin của công ty. Hãy chắc chắn rằng cuộc họp là cần thiết và không chỉ thuận tiện hơn cho bạn — bạn sẽ nhận được kết quả tốt hơn từ những người tham dự cuộc họp của bạn khi bạn đã thực sự nắm bắt nhu cầu của họ.
Đảm bảo sự tham gia thích hợp tại cuộc họp
Nếu cuộc họp là phương tiện thích hợp để hoàn thành mục tiêu của bạn , hãy kiểm tra với những người tham gia phải tham dự cuộc họp để thành công. Những người tham dự cần thiết phải có mặt để tham dự cuộc họp.
Hoãn cuộc họp thay vì tổ chức một cuộc họp mà không có nhân viên quan trọng. Nếu một đại biểu tham dự ở vị trí của một người ra quyết định quan trọng, hãy đảm bảo rằng nhân viên được chỉ định có thẩm quyền ra quyết định hoặc trì hoãn cuộc họp.
Phân phối và đánh giá trước khi làm việc trước cuộc họp
Có bao nhiêu cuộc họp mà bạn đã tham dự đã bắt đầu với người điều phối cuộc họp thông qua một loạt các tờ rơi hoặc chiếu một slide Microsoft PowerPoint để thảo luận? Bực bội? Bạn đặt cược. Cuộc họp trở thành một nhóm đọc, hầu như không hiệu quả cho mục tiêu hoàn thành.
Khi các mục đích đã nêu để tổ chức một cuộc họp là đưa ra quyết định và trả lời các câu hỏi, việc đọc nhóm là một sự lãng phí đáng xấu hổ về thời gian của mọi người.
Bạn có thể làm cho các cuộc họp hiệu quả nhất và đảm bảo kết quả bằng cách cung cấp trước khi làm việc cần thiết trước cuộc họp thực tế. Cung cấp trước khi làm việc, biểu đồ, đồ thị, và đọc tài liệu 48 giờ trước khi một cuộc họp ảnh hưởng đến cuộc họp thành công. Bạn càng dành nhiều thời gian chuẩn bị, những người chuẩn bị tốt hơn sẽ dành cho cuộc họp của bạn.
Tài liệu giúp bạn đạt được mục tiêu cuộc họp có thể bao gồm các báo cáo; dữ liệu, biểu đồ và liên kết đến thông tin cạnh tranh, kế hoạch bán hàng hàng tháng và kế hoạch sản xuất; Microsoft PowerPoint slide minh họa các điểm thảo luận chính; và họp biên bản , ghi chú và theo dõi từ các cuộc họp và dự án trước đó hoặc có liên quan.
Làm việc trước, thậm chí chỉ là các liên kết để theo dõi để đọc thông tin, phân phối kịp thời, với kỳ vọng nghiêm túc mà người tham dự sẽ đọc trước khi làm việc trước cuộc họp, giúp đảm bảo cuộc họp của bạn thành công.
Trong cuộc họp để đảm bảo cuộc họp hiệu quả
Sử dụng hiệu quả thời gian họp xây dựng sự nhiệt tình cho chủ đề. Nó tạo ra cam kết và cảm giác hoàn thành từ những người tham gia. Mọi người cảm thấy một phần của một cái gì đó lớn hơn những thách thức hàng ngày của họ. Do đó, một cuộc họp tích cực, tạo điều kiện thuận lợi để đặt giai đoạn theo dõi sẽ tạo ra kết quả cuộc họp.
Tạo điều kiện họp hiệu quả
Người đứng đầu cuộc họp thiết lập một giai điệu tích cực, hiệu quả cho sự tương tác giữa những người tham gia cuộc họp. Việc tạo thuận lợi cho cuộc họp bắt đầu bằng việc xem xét các mục tiêu, hoặc các kết quả dự đoán và chương trình nghị sự. Nhân viên hỗ trợ giúp các thành viên nhóm luôn tập trung và hiệu quả.
Thiết kế cuộc họp và chương trình nghị sự thiết lập khuôn khổ cho cuộc họp. Một người hỗ trợ hiệu quả, người giữ người tham gia theo dõi, đảm bảo hoàn thành các kết quả mong muốn, mong muốn từ cuộc họp.
Sử dụng Pre-Work trong cuộc họp
Sử dụng hoặc tham khảo thông tin trước khi làm việc và các thông tin khác được cung cấp trước cuộc họp trong cuộc họp. Bạn củng cố sự cần thiết cho những người tham gia dành thời gian cần thiết lên phía trước để xem xét tài liệu không thể thiếu để hoàn thành kết quả mong muốn.
Những người tham gia của bạn sẽ chuẩn bị trước khi tham dự các cuộc họp của bạn và kết quả của bạn sẽ làm chứng cho sự chuẩn bị và lãnh đạo vững chắc . Không ai muốn xuất hiện không chuẩn bị, không quan tâm, hoặc không đóng góp vào con mắt của một đồng đội.
Tham gia từng người tham gia vào các hành động
Mỗi nhóm làm việc có nhiều tính cách khác nhau hiển thị cho các cuộc họp. Bạn có đồng nghiệp yên tĩnh và những người cố gắng thống trị mọi nền tảng. Cho dù tạo điều kiện hoặc tham dự cuộc họp, bạn cần phải tham gia mỗi người tham dự trong việc hoàn thành các mục tiêu cuộc họp.
Điều này đảm bảo rằng mỗi người tham gia được đầu tư vào chủ đề của cuộc họp và trong phần tiếp theo. Bạn sẽ đạt được nhiều kết quả hơn với toàn đội kéo hơn là với một nhân viên thống trị cố đẩy mọi người lên đồi.
Tạo kế hoạch tiếp theo cuộc họp hiệu quả
Trong cuộc họp, lập kế hoạch tiếp theo với các mục hành động. Các kế hoạch hiệu quả bao gồm những điều sau đây.
- Mục hành động cụ thể,
- tên của người cam kết “sở hữu” thành tích của mục hành động,
- ngày hết hạn của mục tác vụ và
- một thỏa thuận về những gì cấu thành hoàn thành mục hành động.
Thảo luận về các tình huống thực tế và rào cản đối với thành công mà các thành viên trong nhóm có thể trải nghiệm khi họ cố gắng hoàn thành các mục sẽ tạo ra các kết quả cần thiết. Đặt thời gian cho cuộc họp tiếp theo của bạn, nếu cần, trong khi những người tham gia đang tham dự.
Sau cuộc họp để đảm bảo cuộc họp hiệu quả
Các hành động và kế hoạch trước và trong cuộc họp đóng một vai trò lớn trong việc giúp bạn đạt được những kết quả mong đợi, tích cực và mang tính xây dựng. Hành động của bạn sau cuộc họp cũng quan trọng. Theo dõi tại cuộc họp kế hoạch tiếp theo là không bao giờ đủ đầu tư để đảm bảo kết quả.
Xuất bản Biên bản cuộc họp
Bắt đầu bằng cách xuất bản số phút và kế hoạch hành động của bạn trong vòng 24 giờ. Mọi người sẽ đóng góp hiệu quả nhất vào kết quả nếu họ bắt đầu ngay trên các mục hành động ngay lập tức. Họ vẫn còn có một bộ nhớ mới của cuộc họp, thảo luận và lý do cho sự lựa chọn hướng.
Họ vẫn nhiệt tình và sẵn sàng để bắt đầu. Một sự chậm trễ trong việc phân phối các phút sẽ làm tổn thương kết quả của bạn vì hầu hết mọi người chờ đợi phút đến trước khi họ bắt đầu giải quyết các cam kết của họ.
Theo dõi cuộc họp hiệu quả
Tôn trọng và quan sát thời hạn và theo dõi sẽ giúp bạn đạt được kết quả từ các cuộc họp của bạn. Thời hạn được thiết lập trong cuộc họp. Theo sau cuộc họp, mỗi người có một mục hành động cũng nên lập một kế hoạch cho thành tích cá nhân của họ về cam kết của họ.
Cho dù họ viết các bước trong kế hoạch của họ, giao nhiệm vụ cho một nhân viên khác, hoặc chỉ hoàn thành nhiệm vụ, cá nhân chịu trách nhiệm theo dõi.
Vì vậy, là kế hoạch cuộc họp. Bạn có thể cải thiện kết quả cuộc họp bằng cách theo dõi từng người có mục hành động giữa chừng giữa các cuộc họp. Mục tiêu của bạn là kiểm tra tiến trình và đảm bảo rằng các nhiệm vụ đang được tiến hành. Hãy nhớ rằng những gì bạn yêu cầu về được thực hiện.
Trách nhiệm để theo dõi trong cuộc họp tiếp theo
Bạn đã bao giờ ngồi trong một cuộc họp tiếp theo bao gồm mỗi người tham gia nói với nhóm tại sao họ không thể thực hiện cam kết của họ? Kết quả là đáng tiếc. Việc thiết lập định mức hoặc tùy chỉnh trách nhiệm giải trình cho các kết quả bắt đầu sớm trong chu kỳ cuộc họp của bạn.
Theo dõi bởi người điều phối giữa đường giữa các cuộc họp sẽ giúp, nhưng nhóm phải làm cho việc không tuân thủ các cam kết không thể chấp nhận được . Báo cáo về tiến độ và kết quả tại cuộc họp tiếp theo và hy vọng rằng tất cả sẽ được thực hiện. Ngoài ra, hãy kiểm tra tiến trình tại cuộc họp tiếp theo và nếu có một rào cản thực sự cần thực hiện, hãy xác định cách tiến hành.
Khẳng định quy trình họp để cải thiện liên tục
Việc thực hành phân tích từng cuộc họp là một công cụ mạnh mẽ để cải tiến liên tục. Những người tham gia thay phiên nhau thảo luận về những gì đã có hiệu quả hoặc không hiệu quả về quá trình họp hiện tại. Họ cũng thảo luận về tiến bộ mà họ cảm thấy nhóm đang thực hiện về chủ đề mà cuộc họp được tổ chức.
Việc cải tiến liên tục đến một cấp độ khác, các nhóm thành công tập hợp toàn bộ dự án của họ cũng như quy trình để xác định mức độ hiệu quả mà họ quản lý để tạo ra kết quả. Các cuộc họp trong tương lai phản ánh đánh giá. Các cuộc họp phát triển như một công cụ hiệu quả hơn nữa để tạo kết quả tổ chức.
Phần kết luận
Kết quả có thể đạt được và có thể dự đoán được từ các cuộc họp được lên kế hoạch và thực hiện tốt. Thực hiện theo mười hai đề xuất này để đảm bảo rằng những người tham dự cuộc họp đạt được kết quả mong đợi, tích cực và mang tính xây dựng từ thời điểm họ đầu tư vào các cuộc họp. Tổ chức của bạn sẽ thưởng cho thành tích của bạn và đồng nghiệp của bạn sẽ yêu bạn khi bạn sử dụng các mẹo họp hiệu quả này.