6 tình huống nơi làm việc yêu cầu bạn tạo một chính sách công ty mới
Bạn muốn có các chính sách và thủ tục cần thiết để đảm bảo nơi làm việc an toàn, có tổ chức, vui vẻ, trao quyền, không phân biệt đối xử. Tuy nhiên, bạn không muốn viết một chính sách cho mọi ngoại lệ đối với hành vi được chấp nhận và mong đợi. Phát triển chính sách là dành cho nhiều nhân viên không phải vì một vài ngoại lệ.
Bạn không muốn tạo ra một tích lũy các chính sách kiểm soát hành động của nhiều nhân viên của bạn - khi tất cả những gì bạn thực sự cần là chính sách đầy đủ để kiểm soát các hành động của một vài người.
Do đó, bạn không muốn tạo ra các chính sách cho mọi dự phòng, do đó cho phép rất ít quản lý vĩ độ trong việc giải quyết các nhu cầu của nhân viên. Ngược lại, bạn muốn có các chính sách cần thiết, để nhân viên không bao giờ cảm thấy như thể họ cư trú trong môi trường tự do hoàn toàn miễn cưỡng và đối xử không công bằng.
Nếu bạn có quá nhiều chính sách được cung cấp, bạn cũng tăng khả năng người quản lý của bạn sẽ áp dụng chúng một cách không công bằng và không công bằng. Bạn tăng nhu cầu phát triển các nguyên tắc và công cụ giao tiếp để đảm bảo rằng các chính sách là công bằng, được áp dụng nhất quán và được quản lý tốt.
Bạn cần phải đạt được một sự cân bằng lành mạnh khi bạn phát triển một chính sách công ty mới. Đối với hầu hết các phần, bạn sẽ không cần phải phát triển một chính sách công ty mới miễn là bạn giải quyết các nhân viên đang hành xử theo những cách không phù hợp với nơi làm việc của bạn.
Mười bước này sẽ đưa bạn từ việc xác định nhu cầu cho một chính sách thông qua việc phân phối và tích hợp một chính sách.
Kiểm tra các nguyên tắc này để xem liệu chính sách có cần thiết hay không
Vì mỗi lý do được cung cấp về lý do tại sao một chính sách có thể cần thiết, các ví dụ về các chính sách có thể rơi vào danh mục nhu cầu đó đối với một chính sách được cung cấp. Một chính sách là cần thiết:
- nếu hành động của nhân viên cho thấy sự nhầm lẫn về cách thích hợp nhất để hành xử ( mã trang phục , email và chính sách Internet , sử dụng điện thoại thông minh ),
- nếu cần hướng dẫn về cách phù hợp nhất để xử lý các tình huống khác nhau (tiêu chuẩn ứng xử, chi tiêu du lịch, mua hàng hóa của công ty),
- khi cần thiết để bảo vệ công ty một cách hợp pháp (điều tra nhất quán các cáo buộc quấy rối , thuê mướn không phân biệt , và khuyến mãi ),
- để giữ cho công ty tuân thủ các chính sách và luật pháp của chính phủ (FMLA, ADA, EEOC, mức lương tối thiểu ),
- để thiết lập các tiêu chuẩn, quy tắc và quy định làm việc phù hợp ( kỷ luật tiến bộ , quy tắc an toàn, quy tắc phá vỡ , quy tắc hút thuốc) và
- để cung cấp sự đối xử công bằng và nhất quán cho nhân viên (điều kiện hưởng lợi, thời gian trả lương, trợ cấp học phí , thời gian chờ đợi , nhiệm vụ bồi thẩm đoàn ).
Có thể có những lý do khác, ngoài ra, vì lý do tại sao bạn sẽ muốn phát triển một chính sách. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng hành vi kém của một nhân viên không nên yêu cầu một chính sách sẽ ảnh hưởng đến tất cả các nhân viên khác.
Khẳng định mục tiêu của chính sách
Khi bạn đã xác định rằng chính sách là cần thiết, hãy xác định mục tiêu bạn muốn thực hiện bằng cách viết chính sách cụ thể. Khi có thể, bạn sẽ muốn nói với nhân viên tại sao bạn đang thực hiện chính sách.
Bạn cần đủ chi tiết trong chính sách để làm cho vị thế của công ty rõ ràng, nhưng bạn không bao giờ có thể hy vọng bao quát mọi tình huống tiềm năng được giải quyết theo chính sách.
Do đó, mục tiêu với chính sách là ngắn gọn và đơn giản. Nhận ra rằng điều này có thể không thực hiện được với các chính sách về các lĩnh vực như cách tiếp cận của công ty đối với Đạo luật Y tế và Nghỉ phép Gia đình , phân biệt đối xử hoặc điều tra khiếu nại hoặc hệ thống kỷ luật tiến bộ.
Nhưng, bạn có thể nói nhiều về việc lái xe khi nói chuyện trên điện thoại thông minh? Vì vậy, hãy sử dụng cảm giác thông thường khi bạn xác định kết quả mong muốn từ chính sách của mình.
Thu thập thông tin
Phần này của TheBalance.com cung cấp các chính sách mẫu cũng như nhiều trang web khác, mặc dù các công ty khác thường xuyên tính phí cho các chính sách của họ. Ngay cả các trang web tính phí, cung cấp mẫu miễn phí để bạn có thể kiểm tra chính sách của họ.
Bạn sẽ gặp khó khăn khi tìm chính sách mẫu phù hợp với hoàn cảnh, ngôn ngữ và văn hóa của công ty bạn. Tuy nhiên, nghiên cứu trực tuyến và tìm chính sách mẫu để cung cấp cơ sở cho việc sửa đổi chính sách mẫu thay vì viết chính sách của bạn từ đầu.
Bạn cũng có thể đăng ký một dịch vụ cung cấp các mẫu như chính sách và ví dụ về nhân sự. Các nguồn chính sách bên ngoài cũng được cung cấp trong thư mục mẫu chính sách này. Cuối cùng, Hiệp hội Quản lý nguồn nhân lực (SHRM) cung cấp các mẫu chính sách cho các thành viên.
Trong một số trường hợp, bạn thậm chí có thể muốn nói chuyện với luật sư về việc làm của bạn. Các công ty luật viết chính sách chung cho khách hàng của họ rằng bạn cũng có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của mình. Đặc biệt là khi một luật mới được thông qua hoặc Bộ Lao động ban hành các quy định mới, luật sư của bạn có khả năng phát triển một chính sách đi kèm.
Phát triển và viết chính sách
Với các mục tiêu và mẫu trong tay, hãy viết chính sách bằng các từ và khái niệm đơn giản. Nói chuyện trực tiếp với những người sẽ đọc, thực thi và sống theo chính sách.
Sau mỗi đoạn văn, hãy tự hỏi các câu hỏi "nếu như" để chắc chắn chính sách này bao gồm các khái niệm cơ bản và các ngoại lệ và câu hỏi bình thường.
Đừng ám ảnh về điều này, tuy nhiên; như đã nêu, không có chính sách nào bao gồm mọi khả năng xảy ra.
Xem lại chính sách
Chọn một số nhân viên, hoặc thậm chí một nhóm thí điểm nhỏ, để đọc chính sách và hỏi bất kỳ câu hỏi nào họ có thể có về chính sách này. Bài đánh giá này cung cấp phản hồi rằng nhân viên sẽ có thể hiểu và tuân thủ chính sách.
Viết lại chính sách dựa trên phản hồi.
Nhận hỗ trợ quản lý cho chính sách
Xem lại chính sách với các nhà quản lý, những người sẽ phải lãnh đạo và đưa ra hiệu quả chính sách. Bạn sẽ muốn có sự hỗ trợ và quyền sở hữu chính sách của họ . Bạn sẽ bắt đầu quá trình này sớm hơn nhiều, ngay cả khi bạn đã xác định nhu cầu về chính sách, nhưng hỗ trợ quản lý khi bạn thực hiện chính sách là rất quan trọng.
Có được đánh giá pháp lý của chính sách
Nếu chính sách có ý nghĩa pháp lý, có uy tín về bản chất, có ý nghĩa cá nhân đối với nhân viên (như thủ tục bảo mật), bạn sẽ muốn luật sư của bạn xem xét chính sách trước khi bạn phân phối chính sách thêm.
Đảm bảo bạn liên lạc với luật sư của mình rằng bạn không muốn chính sách được viết lại theo luật pháp . Bạn muốn chính sách được xem xét cho các tác động pháp lý và từ ngữ phù hợp.
Thực hiện chính sách
Trong các nhóm nhỏ, cá nhân, hoặc trong một cuộc họp công ty, tùy thuộc vào bản chất gây tranh cãi của chính sách và sự dễ dàng mà nó sẽ được hiểu, phân phối và xem xét chính sách mới. Cho nhân viên cơ hội đặt câu hỏi.
Chính sách phải luôn bao gồm chính sách trên một mảnh giấy với nhân viên đăng xuất trên tờ thứ hai.
Nhân viên có thể đăng xuất rằng họ đã nhận và hiểu chính sách, nhưng vẫn giữ lại một bản sao cho các tệp của riêng họ.
Tuyên bố đăng xuất chính sách mẫu
Đây là tuyên bố đăng xuất mẫu để sử dụng:
Tôi xác nhận đã nhận và hiểu về Chính sách (Công ty của bạn) của bạn. Chính sách có hiệu lực (Ngày) cho đến khi có thông báo mới.
_______________________________________________________
Chữ ký của nhân viên
_______________________________________________________
Tên nhân viên (Vui lòng in)
________________________________
Ngày
Quyết định cách bạn sẽ giao tiếp chính sách trong tương lai
Bao gồm chính sách trong sổ tay nhân viên của bạn. Bạn cũng có thể muốn chính sách trở thành một phần của Định hướng nhân viên mới của bạn.
Một số công ty đặt chính sách trong mạng nội bộ của họ hoặc trong một thư mục chính sách trên ổ đĩa chung của mạng máy tính. Xác định xem bạn có muốn phân phối chính sách bằng các phương thức bổ sung hay không.
Bạn cũng sẽ muốn lưu trữ và cập nhật các chính sách cũ mà chính sách này thay thế. Bạn có thể cần chúng cho pháp lý hoặc một tài liệu tham khảo khác trong tương lai.
Giải thích và tích hợp chính sách
Không có vấn đề gì bạn viết trong chính sách, ứng dụng chính sách sau này của bạn và thực hành công việc sẽ xác định ý nghĩa thực sự của chính sách. Hãy suy nghĩ nhất quán và công bằng khi bạn giải thích chính sách theo thời gian.
Khi bạn thấy các thực hành của mình khác với chính sách viết, đây là lúc để xem lại và viết lại chính sách và chu kỳ bắt đầu lại.
Tuyên bố từ chối trách nhiệm: Xin lưu ý rằng thông tin được cung cấp, trong khi có thẩm quyền, không được bảo đảm về tính chính xác và hợp pháp. Các trang web được đọc bởi một đối tượng trên toàn thế giới và luật lao động và các quy định khác nhau giữa các tiểu bang và quốc gia. Vui lòng tìm kiếm sự trợ giúp pháp lý, hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực của chính phủ Tiểu bang, Liên bang hoặc Quốc tế, để chắc chắn rằng việc giải thích và quyết định pháp lý của bạn là chính xác cho địa điểm của bạn. Thông tin này là để được hướng dẫn, ý tưởng và hỗ trợ.