Mẹo để xử lý cuộc phỏng vấn
Biết rằng các cuộc thảo luận có thể sẽ vượt ra ngoài các kỹ năng mềm như khả năng giao tiếp của bạn, năng khiếu cho tổ chức hoặc kịp thời.
Bạn cũng nên sẵn sàng nói về kỹ năng cứng .
Vì nhiều vị trí trợ lý hành chính yêu cầu sử dụng thường xuyên các phần mềm cụ thể, bạn có thể phải thảo luận về các chương trình khác nhau mà bạn đã làm việc, cách bạn đã sử dụng các chương trình này và trình độ chuyên môn của bạn.
Bạn nên chuẩn bị để thảo luận về quy trình công việc và quy trình quản trị của bạn ở các vị trí trước đó. Là một chuyên gia hành chính, không nên có câu hỏi rằng bạn được tổ chức và định hướng chi tiết. Người phỏng vấn của bạn sẽ muốn biết cách bạn thể hiện những phẩm chất này trong quy trình làm việc hàng ngày của bạn.
Hãy chú ý đến thái độ của bạn trong cuộc phỏng vấn. Vì trợ lý hành chính thường giao tiếp rất chặt chẽ với các cá nhân mà họ làm việc, điều quan trọng là tích cực, chuyên nghiệp và lịch sự. Bạn sẽ muốn người phỏng vấn không nghi ngờ rằng làm việc với bạn sẽ là một trải nghiệm thú vị.
Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn
Phân tích mô tả công việc để cố gắng có ý nghĩa nếu có một miền cụ thể trong đó vị trí tập trung.
Ví dụ, có sự nhấn mạnh về lập kế hoạch du lịch, phối hợp dự án, lập kế hoạch họp hàng ngày, hỗ trợ cá nhân hay bất kỳ điều gì khác không? Nếu vậy, hãy chắc chắn nhấn mạnh trải nghiệm phù hợp nhất của bạn khi trả lời các câu hỏi phỏng vấn cụ thể về công việc .
Lập danh sách các kỹ năng họ đề cập trong bài đăng việc làm và cảm thấy tự do khi thêm một số thứ mà bạn cho là sẽ áp dụng.
Sau đó, hãy xem kỹ năng hành chính và văn phòng của bạn , và phù hợp với trình độ của bạn với công việc . Điều này sẽ giúp bạn điều chỉnh câu trả lời theo cách phù hợp nhất với vị trí cụ thể.
Câu hỏi và câu trả lời phỏng vấn trợ lý hành chính
Trong khi chuẩn bị, có thể hữu ích khi xem lại các câu hỏi mà bạn có thể được hỏi và đưa ra một số suy nghĩ về cách tạo khung phản hồi, làm nổi bật những trải nghiệm và thành công cụ thể từ các công việc trước đó.
- Bạn có kỹ năng gì về máy tính và bạn sử dụng những chương trình nào? - Câu trả lời hay nhất
- Bạn có cảm thấy thoải mái khi sử dụng điện thoại với nhiều đường dây và xử lý một lượng lớn cuộc gọi điện thoại không? - Câu trả lời hay nhất
- Tại công ty này, chúng tôi muốn nghĩ mình là một đội làm việc cùng nhau hướng tới các mục tiêu tương tự. Bạn cảm thấy thế nào khi làm việc trong môi trường nhóm? - Câu trả lời hay nhất
- Bạn cảm thấy như thế nào khi giám sát hai hoặc ba nhân viên khác? - Câu trả lời hay nhất
- Sức mạnh lớn nhất của bạn là gì và nó sẽ giúp bạn đạt được thành tích như thế nào ở vị trí này? - Câu trả lời hay nhất
- Điểm yếu lớn nhất của bạn là gì? - Câu trả lời hay nhất
- Làm thế nào để bạn xử lý căng thẳng và áp lực? - Câu trả lời hay nhất
- Nó giống như làm việc cho người giám sát của bạn như thế nào? - Câu trả lời hay nhất
- Bạn mong đợi gì từ người giám sát? - Câu trả lời hay nhất
- Bạn có thích làm việc độc lập hay làm việc theo nhóm không? - Câu trả lời hay nhất
- Bạn có làm việc tốt với mọi người không? - Câu trả lời hay nhất
- Đưa ra một số ví dụ về tinh thần đồng đội. - Câu trả lời hay nhất
- Câu hỏi phỏng vấn tiếp tân. - Danh sách các câu hỏi
Các câu hỏi để hỏi người phỏng vấn
Bạn cũng nên thực hiện một số nghiên cứu về công ty và chuẩn bị để đặt câu hỏi thích hợp khi cơ hội được trao cho bạn. Có thể hữu ích nếu bạn đưa ra một số câu hỏi trước thời hạn mà bạn có thể hỏi hoặc thảo luận thêm, nếu bạn không có cơ hội trước đó trong cuộc phỏng vấn. Thường thì điều này sẽ sắp kết thúc cuộc phỏng vấn, vì vậy bạn muốn để lại cho họ một ấn tượng tốt. Một cách tuyệt vời để làm điều đó là thể hiện sự quan tâm và chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn xin việc bằng cách buộc vào các câu hỏi mà bạn được hỏi với một số câu hỏi của riêng bạn.
- Trách nhiệm của vị trí này là gì?
- Bạn có thể mô tả một ngày điển hình (tuần) trong bộ phận này không?
- Những điểm mạnh trong bộ phận này là gì? Điểm yếu là gì?
- Các trợ lý trước đây của bạn nói gì là phần tốt nhất để làm việc cho bạn? Những gì họ sẽ nói là tồi tệ nhất?
- Bạn thấy công ty sẽ đi theo hướng nào trong 5 năm tới? Bạn có cảm thấy rằng có bất kỳ mối đe dọa nào đối với thành công của nó không?
- Tại sao trợ lý cuối cùng của bạn rời khỏi vị trí? Sức mạnh của anh ấy / cô ấy là gì? Điểm yếu của anh ta / cô ấy là gì? Anh ấy / cô ấy đang làm gì bây giờ?
- Trợ lý tốt nhất của bạn có đặc điểm gì? Điều gì về trợ lý tồi tệ nhất của bạn?
- Tần suất các đánh giá hiệu suất được thực hiện như thế nào? Ai thực hiện chúng?
- Những kỹ năng nào là quan trọng nhất đối với bạn trong một trợ lý hành chính?
- Làm thế nào để bạn thưởng và khuyến khích những người làm việc trong bộ phận của bạn?
- Có bất kỳ vấn đề sản xuất nào đang diễn ra trong bộ phận này không?
- Làm thế nào bạn xử lý các vấn đề nhân sự trong quá khứ?
- Một số thách thức lớn nhất đối với một người ở vị trí này là gì?
- Khía cạnh bổ ích nhất của vị trí này, theo ý kiến của bạn là gì?
- Bạn (Công ty / bộ phận) có hỗ trợ tư cách thành viên trong các hiệp hội chuyên nghiệp và tiếp tục phát triển chuyên môn không?
- Bạn sẽ mô tả vai trò của nhân viên hành chính trong văn phòng này như thế nào?
- Thời gian làm thêm giờ hoặc cuối tuần có dự kiến không?
- Bạn thích điều gì nhất về làm việc cho công ty này? Có những thay đổi bạn sẽ thực hiện?
- Bạn thích làm gì ở đây?
- Bạn có khuyến khích các bộ phận làm việc như một nhóm, hoặc tập trung hơn vào những đóng góp cá nhân?
Câu hỏi phỏng vấn chung về công việc
Ngoài các câu hỏi phỏng vấn cụ thể về công việc, bạn cũng sẽ được hỏi thêm các câu hỏi chung về lịch sử việc làm, giáo dục, điểm mạnh, điểm yếu, thành tích, mục tiêu và kế hoạch của bạn. Dưới đây là danh sách các câu hỏi phỏng vấn phổ biến nhất và câu trả lời mẫu.
Đọc thêm: Cách chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn | Những gì để mặc cho một cuộc phỏng vấn việc làm | 10 lời khuyên phỏng vấn việc làm hàng đầu | Các lỗi thường gặp trong cuộc phỏng vấn cần tránh