Những gì nó có nghĩa là gì
Quy tắc 80/20 có nghĩa là trong mọi tình huống, 20% đầu vào hoặc hoạt động chịu trách nhiệm cho 80% kết quả hoặc kết quả. Trong trường hợp của Pareto, nó có nghĩa là 20 phần trăm của những người sở hữu 80 phần trăm của sự giàu có. Trong công trình ban đầu của Juran áp dụng quy tắc 80/20 cho các nghiên cứu chất lượng, ông đã xác định được 20% các khiếm khuyết gây ra 80% các vấn đề. Quản lý dự án biết rằng 20 phần trăm công việc (10 phần trăm đầu tiên và 10 phần trăm cuối cùng) tiêu thụ 80 phần trăm thời gian và tài nguyên.
Các ví dụ khác mà bạn có thể gặp phải:
- 80% doanh thu của chúng tôi được tạo ra bởi 20% khách hàng của chúng tôi.
- 80% khiếu nại của chúng tôi đến từ 20% khách hàng của chúng tôi.
- 80% vấn đề chất lượng của chúng tôi xảy ra với 20% sản phẩm của chúng tôi.
Như một quy tắc ngược lại:
- 20% người đóng góp của chúng tôi cung cấp 80% kinh phí của chúng tôi.
- 20% nhân viên của chúng tôi chịu trách nhiệm cho 80% số ngày bị bệnh.
- 20% ý tưởng của tôi tạo ra 80% lưu lượng truy cập của tôi trên blog của tôi.
Có một số ví dụ gần như không giới hạn mà chúng tôi có xu hướng áp dụng quy tắc 80/20 cho cuộc sống cá nhân và công việc của mình. Hầu hết thời gian, chúng tôi đang tham khảo Quy tắc của Pareto mà không áp dụng phân tích toán học nghiêm ngặt cho tình huống. Chúng tôi khái quát về số liệu 80/20 này, nhưng ngay cả với toán học cẩu thả này, tỷ lệ này không phổ biến trong thế giới của chúng ta.
7 Khu vực quy tắc 80/20 có thể giúp năng suất của bạn:
- Nếu bạn xem xét kỹ các mục trong danh sách “Việc cần làm” của bạn, rất có thể chỉ là một vài trong số các mục được gắn với các vấn đề quan trọng. Mặc dù chúng tôi có thể hài lòng khi vượt qua một số lượng lớn các vấn đề nhỏ hơn trong danh sách nhiệm vụ của chúng tôi, quy tắc 80/20 cho thấy chúng tôi nên tập trung vào một vài mục lớn hơn sẽ tạo ra kết quả quan trọng nhất. Danh sách có thể không phát triển ngắn hơn nhiều, nhưng bạn sẽ thực hành ưu tiên hiệu quả.
- Trong việc đánh giá rủi ro cho một dự án sắp tới, không phải mọi rủi ro đều có ý nghĩa ngang nhau. Chọn những rủi ro hàng đầu gây ra nguy cơ thiệt hại cao nhất (với xác suất xảy ra) và tập trung vào các hoạt động giám sát và lập kế hoạch rủi ro của bạn vào các mục đó. Tuy nhiên, đừng bỏ qua những người khác, phân phối trọng tâm của bạn một cách tỉ lệ.
- Là đại diện bán hàng, hãy cố gắng hiểu các thuộc tính của 20% khách hàng của bạn tạo nên phần lớn doanh thu và đầu tư thời gian tìm kiếm của bạn để xác định và đủ điều kiện cho các khách hàng tương tự.
- Thường xuyên đánh giá 80 phần trăm khách hàng của bạn tạo ra khoảng 20 phần trăm doanh nghiệp của bạn và xác định các cơ hội để loại bỏ những khách hàng đó cho những khách hàng mang lại kết quả tốt hơn. Một số nhà quản lý và công ty tích cực thu hút danh sách khách hàng của họ vài năm một lần, có hiệu quả kích hoạt các khách hàng hoạt động dưới cùng.
- Nếu bạn làm việc trong bộ phận hỗ trợ khách hàng hoặc trung tâm cuộc gọi , hãy tìm kiếm bản phân phối 80/20, trong đó 80 phần trăm cuộc gọi của khách hàng hoặc các vấn đề hỗ trợ của bạn là do 20 phần trăm dịch vụ của bạn hoặc 20 phần trăm tổng số khách hàng của bạn. các dịch vụ tạo ra tất cả các cuộc gọi, tập trung vào phân tích nguyên nhân gốc để xác định các vấn đề về chất lượng hoặc tài liệu và sau đó thực hiện hành động khắc phục. Đối với các cuộc gọi cao, khối lượng khách hàng cố gắng để hiểu lý do cho các cuộc gọi của họ và cung cấp các phương pháp thay thế để có được câu trả lời.
- Các doanh nhân, nghệ sĩ độc tấu và chuyên gia độc lập nên đánh giá khối lượng công việc của họ và đánh giá liệu tổng số thời gian của họ có được chi tiêu theo các hoạt động giá trị nhỏ hay không, bao gồm cả công việc hành chính dễ dàng và không tốn kém.
- Khi đánh giá tiến độ giữa năm của bạn về các mục tiêu của bạn , hãy tập trung vào một vài mục tiêu hoặc hoạt động quan trọng nhất đối với sự phát triển hoặc thành công của bạn. Tương tự như danh sách nhiệm vụ, không phải tất cả các nhiệm vụ và mục tiêu đều được tạo ra như nhau.
Giới hạn thực tế đối với Quy tắc 80/20:
Như chúng ta đã khám phá, Quy tắc 80/20 có nhiều ứng dụng trong công việc và cuộc sống cá nhân của chúng ta. Tuy nhiên, có những cơ hội để lạm dụng công cụ này và phạm các lỗi nghiêm trọng.
- Bạn không nên tập trung vào chỉ 20 phần trăm những người biểu diễn hàng đầu trong nhóm của bạn với chi phí 80 phần trăm khác. Bạn phải chịu trách nhiệm về việc tăng số lượng người biểu diễn hàng đầu cũng như đánh giá và có khả năng loại bỏ những người luôn biểu diễn kém.
- Quy tắc 80/20 có thể gợi ý giảm mức độ đa dạng hóa mà bạn phấn đấu với các khoản đầu tư. Chú ý cẩn thận phải được trả cho tổng hợp danh mục đầu tư của bạn và điều chỉnh được thực hiện nếu chỉ có 20 phần trăm của các khoản đầu tư của bạn đang lái xe 80 phần trăm của các kết quả.
- Trong khi 20 phần trăm thời gian đầu tư vào một dự án thông qua lập kế hoạch và thực hiện có thể tạo ra phần lớn các kết quả hoặc tiến bộ, bạn không thể bỏ qua các chi tiết của sáng kiến.
Nguyên tắc của Pareto hoặc Quy tắc 80/20 là một cấu trúc hữu ích khi phân tích những nỗ lực và kết quả của chúng tôi. Nó là vô giá khi áp dụng cho danh sách nhiệm vụ hoặc mục tiêu, và nó cung cấp một khung phân tích hữu ích cho nhiều tình huống vấn đề. Sử dụng nó một cách tự do, nhưng đừng chấp nhận nó như là tuyệt đối hoặc bạn có khả năng sai lầm.