Chuẩn bị của bạn xác định liệu bạn có đạt được kết quả mong muốn
Kết hợp với biên bản cuộc họp , tài liệu mà người tham gia nhận được sau cuộc họp, chương trình làm việc là kế hoạch cho cuộc họp và báo cáo tiếp theo cho cuộc họp trước đó.
Khi bạn phát triển chương trình làm việc cho cuộc họp không được lên lịch thường xuyên, các bước sau sẽ hỗ trợ bạn. Trong phần sau của bài này, bạn sẽ thấy một mẫu chương trình nghị sự cho một cuộc họp định kỳ. Hai loại cuộc họp chia sẻ các mục chương trình tương tự nhưng không giống nhau.
Phát triển một chương trình họp
Trước tiên, hãy xác định liệu các nhân viên khác có cần thiết để giúp bạn lên kế hoạch cho cuộc họp hay không. Sau đó, quyết định những gì bạn hy vọng sẽ đạt được bằng cách tổ chức cuộc họp. Thiết lập mục tiêu khả thi cho cuộc họp của bạn . Các mục tiêu bạn đặt sẽ thiết lập khuôn khổ cho một kế hoạch họp hiệu quả . Hãy chắc chắn rằng bạn đã không lên kế hoạch nhiều hơn là có thể đạt được một cách hợp lý trong khung thời gian của cuộc họp của bạn.
Như Stephen Covey đã nói trong "Bảy thói quen của những người có hiệu quả cao", "Hãy bắt đầu với ý nghĩ cuối cùng". Mục đích cuộc họp của bạn sẽ xác định trọng tâm cuộc họp, chương trình họp, và những người tham gia cuộc họp.
Xây dựng chương trình làm việc là lập kế hoạch cho cuộc họp.
Bạn bắt đầu với mục tiêu hoặc mục đích chính mà bạn đang cố gắng thực hiện bằng cách tổ chức cuộc họp. Khi bạn đã quyết định mục tiêu của mình, bạn cần xác định xem bạn có cần sự trợ giúp của nhân viên bổ sung để lên kế hoạch cho chương trình làm việc của bạn hay không. Nếu có, mời họ tham gia với bạn trong việc đưa ra chương trình họp thường bằng email hoặc tin nhắn để không tạo ra nhu cầu cho một cuộc họp bổ sung.
Quyết định đưa ra khi bạn xây dựng chương trình họp của bạn
Sau khi xác định mục tiêu tổng thể của bạn, bạn hoặc nhóm của bạn, cần đưa ra các quyết định sau đây. Ngoài mục đích hoặc mục tiêu của cuộc họp, mỗi mục này xuất hiện trong chương trình họp.
- Những người tham gia cần thiết cho cuộc họp thực tế,
- Các mục cần thảo luận hoặc hành động sẽ dẫn đến việc hoàn thành mục tiêu hoặc mục đích,
- Lượng thời gian mà bạn dự đoán nhóm sẽ cần cho cuộc thảo luận của từng mục,
- Ngày và giờ cho cuộc họp,
- Một vị trí phù hợp, sẽ giữ tất cả những người tham gia thoải mái, cho cuộc họp,
- Làm việc trước cho cuộc họp. Điều này sẽ bao gồm bất kỳ đọc, tài liệu , dữ liệu, phút họp từ một cuộc họp trước, hoặc bất kỳ chuẩn bị khác mà sẽ làm cho cuộc họp thực tế của bạn thành công. Chuẩn bị này nên được đính kèm vào thông báo và chương trình họp khi bạn phân phối chúng cho những người tham gia được mời.
Ngoài các mục quyết định ở trên, các mục chương trình họp chuẩn sẽ bao gồm:
- Xem xét mục đích, chương trình làm việc và các kết quả và sản phẩm dự kiến của cuộc họp.
- Xem lại số phút của cuộc họp trước đó.
- Xem xét tiến độ của người tham gia về các cam kết và các mục hành động được thực hiện tại cuộc họp trước.
- Người ghi chú hoặc người lãnh đạo cần xem xét các cam kết của người tham gia trong cuộc họp hiện tại như một mục chương trình nghị sự cuối cùng.
Quyết định ai phải tham gia để hoàn thành chương trình họp của bạn
Một khi bạn đã quyết định rằng một cuộc họp là cần thiết để hoàn thành mục tiêu của bạn, bạn cần phải phát triển danh sách những người tham gia.
Không phải mọi nhân viên đều có thể hoặc nên tham gia vào mọi cuộc họp, nhưng mời những người tham gia phù hợp sẽ nâng cao khả năng thành công của bạn.
Làm thế nào để xác định những người tham gia cần thiết để hoàn thành chương trình họp của bạn
Xác định những người tham gia của bạn trong một thời gian hoặc một loạt các cuộc họp ngắn hoặc cho một cuộc họp thường xuyên theo lịch hoặc đang diễn ra bằng cách tự hỏi mình những câu hỏi như sau.
- Ai phải sở hữu giải pháp mà nhóm phát triển?
- Ai sở hữu quá trình mà nhóm đang thảo luận?
- Ai cần biết thông tin bạn đang phân phối?
- Ai có thể cung cấp dữ liệu và sự kiện để hướng dẫn ra quyết định?
- Ai có kinh nghiệm hoặc chuyên môn để chia sẻ với nhóm?
- Ai phải hỗ trợ việc thực hiện bất kỳ giải pháp hoặc nhiệm vụ nào?
- Ai phải cung cấp quyền hoặc tài nguyên để hoàn thành kết quả cuộc họp?
- Ai có thể phản đối việc thực hiện bất kỳ giải pháp hoặc hướng nào?
Bạn có cần một chương trình họp cho các cuộc họp thường xuyên theo lịch trình không?
Không phải mọi cuộc họp đều cần một chương trình phát triển tùy chỉnh. Hầu hết các nhân viên thường xuyên tổ chức các cuộc họp cho các phòng ban hoặc nhóm làm việc của họ. Bạn cũng có các nhóm và dự án mà bạn tham gia.
Một dự án đang diễn ra có thể không yêu cầu một chương trình mới được phát triển cho mỗi cuộc họp, nhưng nhóm của bạn sẽ được phục vụ tốt bằng cách áp dụng một cách tiếp cận tiêu chuẩn cho cuộc họp của bạn.
Cuộc họp nhân viên được lên lịch thường xuyên được chia thành ba phân đoạn, mỗi phần có các mục chương trình nghị sự tiêu chuẩn: Các mục thông tin, các mục hành động và lập kế hoạch chuyển tiếp.
Các thành phần của Chương trình họp cho các cuộc họp được lên lịch thường xuyên
Các mục thông tin
Viết ra bất kỳ mục chương trình làm việc nào là thông tin cho mọi cuộc họp. Ví dụ: người quản lý cập nhật nhóm về kết quả của cuộc họp quản lý cấp cao.
Các mục hành động
Đặt vào chương trình làm việc bất kỳ mục nào mà bạn mong muốn nhóm sẽ muốn xem xét tại mọi cuộc họp định kỳ thường xuyên. Ví dụ, hiệu suất để ngân sách cho khoảng thời gian và xác định tiết kiệm chi phí và cải tiến liên tục nhóm kế hoạch để đạt được.
Lập kế hoạch trước
Đặt vào chương trình nghị sự bất kỳ mục nào mà nhóm muốn lên kế hoạch hoặc chuẩn bị trước. Ví dụ: mục tiêu ngắn hạn cho tháng tiếp theo hoặc nhu cầu hỗ trợ đồng nghiệp trong các bài tập sắp tới.
Nếu bạn làm theo các hướng dẫn này khi bạn phát triển chương trình họp của bạn, bạn tăng cường xác suất cuộc họp của bạn sẽ tạo ra kết quả.
Chương trình cuộc họp mẫu cho một cuộc họp thường xuyên theo lịch trình
Sử dụng chương trình làm việc mẫu này cho một cuộc họp định kỳ thường xuyên để đảm bảo cuộc họp của bạn tạo ra kết quả bạn tìm kiếm.
- Khởi động và chúc mừng. Hãy xem xét một tảng băng ngắn phụ thuộc vào tần suất nhóm gặp nhau.
- Xem xét mục đích, chương trình làm việc và các kết quả và sản phẩm dự kiến của cuộc họp.
- Xem lại số phút của cuộc họp trước đó.
- Cung cấp thông tin phù hợp về bộ phận và công ty mà nhóm cần.
- Xem xét tiến độ về các mục hành động, kế hoạch hành động và cam kết. Xem xét tiến độ nhóm về mục tiêu.
- Thảo luận và đưa ra quyết định về các mục chương trình họp cho cuộc họp này.
- Xác định các bước tiếp theo.
- Xác định mục đích, kết quả và chương trình nghị sự cho cuộc họp tiếp theo.
- Vào cuối cuộc họp, người ghi chép cần xem xét các cam kết của mọi người trong cuộc họp.
- Xác định bất kỳ hỗ trợ nào cần thiết từ những người không thuộc nhóm và chỉ định người tham gia liên lạc.
- Xác định ai ngoài những người tham gia cuộc họp cần phải biết những gì và quyết định cách bạn sẽ thực hiện giao tiếp.
- Gửi phút trong vòng 24 giờ của cuộc họp hoặc ngay lập tức nếu người ghi chú ghi chú bằng điện tử (tiêu chuẩn).
Liên quan nhiều hơn đến tổ chức cuộc họp hiệu quả