Việc có một chính sách rời bỏ được thiết lập trước thời hạn sẽ giúp bạn xử lý việc khởi hành của nhân viên một cách tích cực, tôn trọng.
Đọc dưới đây để được tư vấn về việc tạo chính sách từ chức, cũng như các mẹo về cách xác nhận từ chức của nhân viên. Sau đó đọc hai mẫu thư chấp nhận từ chức của nhân viên.
Chính sách từ chức
Tùy thuộc vào quy mô của công ty bạn, bạn có thể muốn xem xét việc tạo một hệ thống hoặc quy trình xử lý các chữ cái từ chức . Có một chính sách thiết lập cho việc từ chức sẽ trông chuyên nghiệp và đặt cả bạn và nhân viên một cách dễ dàng.
Đối với nhiều công ty, việc tạo ra các tờ thông tin hoặc các gói thông tin để lại cho nhân viên là một cách dễ dàng để giải thích các bước của quá trình chuyển đổi.
Khi một nhân viên chính thức từ chức, họ sẽ tìm đến bạn để thảo luận các bước tiếp theo cần thiết để làm cho quá trình chuyển đổi trở nên suôn sẻ. Bạn có trách nhiệm cung cấp các dịch vụ tách biệt chuyên nghiệp và giải thích mọi thứ cho nhân viên như yêu cầu thông báo , phân phối tiền lương cuối cùng và để thiết lập ngày làm việc cuối cùng của họ.
Lời khuyên cho việc viết một lá thư chấp nhận từ chức
Một trong những bước đầu tiên trong chính sách từ chức tốt là xác nhận rằng bạn chấp nhận yêu cầu từ chức của nhân viên phải từ chức. Thông thường, nhân viên sẽ gửi cho bạn một lá thư từ chức chính thức. Sau đó bạn nên trả lời bằng một lá thư chính thức chấp nhận việc từ chức.
Đọc bên dưới để biết các mẹo viết một lá thư chính thức, chuyên nghiệp chấp nhận việc từ chức của nhân viên:
- Sử dụng định dạng thư kinh doanh. Bởi vì đây là một bức thư chuyên nghiệp, bạn nên sử dụng định dạng thư kinh doanh cho thư của bạn. Ở góc trên bên trái của bức thư, bao gồm thông tin liên lạc, ngày tháng và thông tin liên lạc của nhân viên. Kết thúc bức thư với chữ ký viết tay của bạn và tên của bạn được nhập dưới đây.
- Chấp nhận từ chức. Thư của bạn nên thông báo cho nhân viên mà bạn đã nhận và chấp nhận thư từ chức của họ, và cần nêu rõ ngày làm việc chính thức của họ với công ty.
- Hiểu biết nhanh. Câu trả lời của bạn nên cho biết bạn hối tiếc vì mất nhân viên, nhưng bạn tôn trọng, hiểu và đánh giá cao quyết định khó khăn mà họ phải thực hiện. Bạn cũng có thể đề nghị cung cấp một số trợ giúp cho nhân viên. Ví dụ, bạn có thể đề nghị cung cấp một lá thư tham khảo cho họ. Tuy nhiên, ưu đãi này là tùy chọn.
- Giữ kỉ lục. Gửi một lá thư cho nhân viên, và giữ một lá thư cho hồ sơ của nhân viên. Bạn có thể tự giữ thư, hoặc gửi cho văn phòng nhân sự của bạn nếu bạn có. Nó sẽ cho phép bạn giữ một hồ sơ rõ ràng khi nhân viên rời công ty.
Ví dụ về thư chấp nhận từ chức
Sau đây là hai ví dụ về thư từ người quản lý chấp nhận từ chức của nhân viên. Sử dụng những ví dụ này để giúp bạn viết thư của riêng bạn.
Mẫu số 1
Tên của bạn
Chức vụ
Địa chỉ nhà
Thành phố, tiểu bang, zip
Ngày
Tên nhân viên
Địa chỉ nhà
Thành phố, tiểu bang, zip
Kính gửi Firstname,
Việc từ chức của bạn từ vị trí của bạn đã được chấp nhận, có hiệu lực vào ngày 15 tháng 5 năm 20XX theo yêu cầu. Tôi không có nghi ngờ bạn sẽ tiếp tục thực hiện các tiêu chuẩn cao thông thường của bạn trong thời gian còn lại của bạn với công ty.
Thật vui khi được làm việc với bạn, và tôi chúc bạn mọi điều tốt đẹp nhất trong tương lai. Nếu tôi có thể cung cấp một tài liệu tham khảo, xin đừng ngần ngại hỏi.
Trân trọng,
Chữ ký viết tay
Chữ ký đã nhập
Mẫu số 2
Tên của bạn
Chức vụ
Địa chỉ nhà
Thành phố, tiểu bang, zip
Ngày
Tên nhân viên
Địa chỉ nhà
Thành phố, tiểu bang, zip
Kính gửi,
Đó là với sự hối tiếc lớn mà tôi chính thức thừa nhận đã nhận được thông báo từ chức của bạn vào ngày 10 tháng 6.
Việc từ chức của bạn đã được chấp thuận và theo yêu cầu, ngày làm việc cuối cùng của bạn ở đây tại JQB và Sons sẽ là ngày 30 tháng 6.
Tôi rất vui khi được làm việc với bạn, và thay mặt cho nhóm, tôi muốn chúc bạn những điều tốt đẹp nhất trong mọi nỗ lực trong tương lai của bạn. Kèm theo thư này xin vui lòng tìm một gói thông tin với thông tin chi tiết về quá trình từ chức. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, vui lòng liên hệ với văn phòng. Cảm ơn bạn một lần nữa vì thái độ tích cực và công việc vất vả của bạn trong những năm qua.
Tất cả tốt nhất,
Chữ ký viết tay
Chữ ký đã nhập
thông tin thêm
Thư từ chức
Cách từ chức
Làm thế nào để nói lời tạm biệt
Từ bỏ và không nên làm