Giải quyết vắng mặt không có lý do để giảm bớt vắng mặt
Đối với hầu hết các công ty, trách nhiệm quản lý vắng mặt đã giảm chủ yếu trên các giám sát viên ngay lập tức.
Những người giám sát thường là những người duy nhất nhận thức được rằng một nhân viên nào đó vắng mặt.
Họ đang ở vị trí tốt nhất để hiểu được hoàn cảnh xung quanh sự vắng mặt của một cá nhân và để nhận thấy một vấn đề ở giai đoạn đầu . Do đó, sự tham gia tích cực của họ vào các thủ tục vắng mặt của công ty là then chốt cho hiệu quả tổng thể và thành công trong tương lai của chính sách hoặc chương trình vắng mặt.
Để đảm bảo rằng các giám sát viên thoải mái và có thẩm quyền trong vai trò quản lý vắng mặt của họ, họ cần phải có sự hỗ trợ đầy đủ của quản lý cấp cao. Tất cả các bên phải nhận thức được các chính sách và thủ tục vắng mặt. Nên có sự khác biệt giữa các phòng ban; một chính sách có thể mất hiệu quả của nó.
Để cung cấp sự nhất quán hơn, người giám sát cần được đào tạo về trách nhiệm của họ về quản lý vắng mặt, được tư vấn cách tiến hành các cuộc phỏng vấn hiệu quả trở lại và được giáo dục trong việc sử dụng các thủ tục kỷ luật khi cần thiết.
Trách nhiệm của người giám sát
Ngoài việc đảm bảo rằng công việc được bao phủ thích hợp trong sự vắng mặt của nhân viên, có một số hành động quan trọng khác mà các giám sát viên cần thực hiện để quản lý vắng mặt. Họ nên:
- đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều nhận thức đầy đủ các chính sách và thủ tục của tổ chức để giải quyết sự vắng mặt,
- là điểm tiếp xúc đầu tiên khi điện thoại của nhân viên bị bệnh,
- duy trì hồ sơ vắng mặt chi tiết, chính xác và cập nhật cho nhân viên của họ, (ví dụ: ngày, bản chất của bệnh tật / lý do vắng mặt, ngày trở lại dự kiến làm việc, giấy chứng nhận của bác sĩ nếu cần),
- xác định bất kỳ mẫu hoặc xu hướng vắng mặt nào gây ra mối quan tâm,
- tiến hành các cuộc phỏng vấn quay trở lại công việc và
- thực hiện các thủ tục kỷ luật khi cần thiết.
Cuộc phỏng vấn trở lại làm việc
Việc đào tạo các giám sát viên về cách quản lý vắng mặt tốt nhất nên bao gồm hướng dẫn về cách tiến hành các cuộc phỏng vấn trả lời công việc hiệu quả và công bằng. Các cuộc khảo sát quốc gia gần đây cho thấy rằng các cuộc phỏng vấn này được coi là một trong những công cụ hiệu quả nhất để quản lý vắng mặt ngắn hạn.
Các cuộc thảo luận trở lại làm việc sẽ cho phép người giám sát chào đón nhân viên trở lại làm việc, ngoài việc thể hiện cam kết mạnh mẽ của ban quản lý để kiểm soát và quản lý vắng mặt tại nơi làm việc. Cuộc phỏng vấn sẽ cho phép kiểm tra để đảm bảo rằng nhân viên đủ tốt để trở lại làm việc.
Các thủ tục giấy tờ cần thiết có thể được hoàn thành để sự vắng mặt và kết luận của nó được ghi lại đúng cách. Thực tế là một thủ tục đã được thiết lập được thực hiện để điều tra và thảo luận về sự vắng mặt với một nhân viên có thể tự mình hành động như là một rào cản đối với việc không tham dự vì những lý do bất lịch sự.
Các cuộc phỏng vấn cần phải được tiến hành càng nhanh càng tốt sau khi trở lại làm việc vắng mặt (không muộn hơn một ngày sau khi họ trở về). Nhân viên cần có nhiều cơ hội để vạch ra lý do cho sự vắng mặt của họ. Người giám sát nên sử dụng cuộc phỏng vấn như một thời gian để khám phá bất kỳ vấn đề nào mà nhân viên có thể dẫn đến vắng mặt.
Mục đích là để nuôi dưỡng một nền văn hóa mở và hỗ trợ . Các thủ tục được đưa ra để đảm bảo rằng sự giúp đỡ và tư vấn được cung cấp khi cần thiết và để đảm bảo rằng nhân viên phù hợp để trở lại làm việc.
Nhân viên thường sẽ đánh giá cao cơ hội giải thích lý do chính đáng cho sự vắng mặt trong một cấu trúc được chính thức hóa. Nếu người giám sát nghi ngờ tính xác thực của những lý do được đưa ra cho sự vắng mặt, anh / cô ấy nên sử dụng cơ hội này để thể hiện bất kỳ nghi ngờ hoặc quan tâm nào.
Tại mọi thời điểm, nhân viên phải biết rằng cuộc phỏng vấn không chỉ là một phần của các thủ tục của công ty, mà là một cuộc họp quan trọng trong đó sự vắng mặt đã được ghi nhận và có thể có ý nghĩa đối với việc làm trong tương lai. Thủ tục kỷ luật của công ty , trong trường hợp mức độ vắng mặt không được chấp nhận, nên được giải thích cho nhân viên.
Không có điểm nào trong cuộc họp nên cuộc phỏng vấn trở thành một hình thức trừng phạt, nhưng nên được xem như một dịp để làm nổi bật và giải thích hậu quả của sự vắng mặt trong bộ phận. Phần lớn các nhân viên lấy được cảm giác tự hào và thành tựu từ công việc và quản lý của họ nên được khuyến khích để đối xử với những cá nhân này là người lớn có trách nhiệm.
Thủ tục kỷ luật được đề xuất nếu vắng mặt liên tục
Các hướng dẫn sau đây phác thảo các bước được đề xuất được thực hiện trong trường hợp vắng mặt ngắn hạn được coi là vượt quá mức chấp nhận được trong một khoảng thời gian cụ thể.
Giai đoạn 1: Phỏng vấn tư vấn
- Người giám sát trực tiếp nên tư vấn cho nhân viên về mối lo ngại của anh ta về sự vắng mặt, cố gắng thiết lập các lý do cho bệnh tật và xác định những gì cần phải được thực hiện để cải thiện việc đi học.
- Nếu bất kỳ tình trạng y tế nào được xác định ở giai đoạn này và có khả năng ảnh hưởng đến sự phù hợp công việc, thì người giám sát nên sắp xếp cuộc hẹn với một bác sĩ được công ty phê duyệt. Điều này nên được xác nhận với nhân viên bằng văn bản trong vòng năm ngày làm việc.
- Nếu từ cuộc thảo luận, vấn đề dường như không phải là nhân chứng cơ bản cho công việc, người giám sát nên thông báo cho nhân viên rằng, trong khi các bệnh được ghi lại có thể là chính hãng, cải thiện liên tục được dự kiến hoặc giai đoạn tiếp theo trong thủ tục sẽ bị lấy đi.
- Việc xem xét việc đi học sẽ tự động được thực hiện mỗi tháng trong sáu tháng tới.
Giai đoạn 2: Đánh giá chính thức đầu tiên (Giai đoạn cảnh báo bằng lời nói )
- Nếu sự vắng mặt của nhân viên tiếp tục xấu đi sau khi phân tích và theo dõi thường xuyên, anh ta nên được mời tham dự một cuộc họp đánh giá chính thức với người giám sát.
- Hồ sơ vắng mặt phải được nêu chi tiết trong thư mời nhân viên tham gia cuộc phỏng vấn này. Nhân viên nên được thông báo rằng cô ấy có quyền được đại diện bởi một đại diện công đoàn hoặc một đồng nghiệp khi thích hợp.
- Mục đích của cuộc họp này sẽ là:
- tiếp tục thảo luận những lý do cơ bản cho sự vắng mặt,
--advise các nhân viên của dịch vụ và chi phí tác động của sự vắng mặt của cô, và
- với nhân viên (trừ khi quyết định tìm tư vấn y tế) rằng nếu không có cải thiện đáng kể và bền vững , việc làm của cô ấy có thể bị chấm dứt vì cô ấy không có khả năng duy trì mức độ đi học có thể chấp nhận được. Điều này cấu thành cảnh báo bằng lời nói. - Khi được chăm sóc y tế, hành động phải được thực hiện ngay lập tức. Do đó, cuộc họp chỉ được hoãn lại để cho phép quá trình này hoàn thành. Trong vòng năm ngày làm việc, nhân viên phải nhận được tư vấn y tế. Cuộc họp sau đó được triệu tập lại với HR và ý kiến của bác sĩ sẽ được thảo luận.
- Nếu bác sĩ xác nhận phòng tập thể dục cho công việc, nhân viên nên được cảnh báo về hậu quả của sự vắng mặt liên tục.
Giai đoạn 3: Đánh giá chính thức thứ hai (Giai đoạn cảnh báo bằng văn bản)
- Theo dõi thường xuyên cho thấy rằng không có sự cải thiện trong mô hình vắng mặt đã xảy ra, một cuộc họp chính thức thứ hai sẽ được sắp xếp với nhân sự.
- Bức thư mời nhân viên tham gia cuộc họp sẽ bao gồm hồ sơ vắng mặt và, một lần nữa, lời khuyên về đại diện.
- Bất kỳ thông tin mới nào được đưa ra tại cuộc họp về bệnh tật hoặc thay đổi bản chất của bệnh có thể cần phải được bác sĩ chấp thuận bởi công ty.
- Nhân viên nên có cơ hội giải thích hồ sơ vắng mặt của mình. Nếu thích hợp, người giám sát nên thông báo cho nhân viên rằng một cảnh báo bằng văn bản chính thức đang được ban hành và cảnh báo này sẽ vẫn còn trong hồ sơ của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định. Một bản sao của cảnh báo phải được cấp cho nhân viên và người đại diện của họ.
- Nhân viên cần được thông báo rằng không tuân thủ các kỳ vọng tham gia của công ty và để cải thiện hồ sơ vắng mặt không thể chấp nhận hiện tại, sẽ dẫn đến việc chấm dứt việc làm của nhân viên .
- Trường hợp thể dục cho công việc là nghi ngờ, tiến hành các tùy chọn redeployment theo hướng dẫn nhận được của bác sĩ. Tham vấn với đại diện công đoàn của nhân viên (nếu có) về quá trình triển khai và lựa chọn.
Giai đoạn 4: Tạm ngừng hoạt động từ cơ quan
- Nếu sau khi thực hiện các giai đoạn trước của quá trình kỷ luật, không có sự cải thiện trong việc tham dự xảy ra, quản lý có thể tiến hành đình chỉ tạm thời mà không phải trả tiền. Ý định đình chỉ phải được xác nhận bằng văn bản với các chi tiết về ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Một bản sao của thư đình chỉ phải được gửi đến đại diện của nhân viên (nếu có).
Giai đoạn 5: Chấm dứt việc làm
- Đây là giai đoạn cuối cùng trong quá trình kỷ luật, theo đó nhân viên bị sa thải vì không có khả năng tuân thủ các yêu cầu của công ty về việc đi làm. Việc loại bỏ chỉ có thể diễn ra với sự cho phép bằng văn bản của một quản lý cấp cao và Nhân sự.
- Lá thư kêu gọi nhân viên trong lần nữa sẽ bao gồm lời khuyên về đại diện và sẽ phác thảo hồ sơ vắng mặt. Nhân viên nên được thông báo rằng, do kết quả của cuộc phỏng vấn, họ có thể bị sa thải vì không có khả năng thực hiện nhiệm vụ công việc .
- Một lần nữa, bác sĩ của công ty có thể phải được tư vấn nếu có bất kỳ thông tin mới nào liên quan đến sức khỏe hoặc năng lực làm việc của nhân viên.
- Nếu một quyết định được đưa ra để loại bỏ trên cơ sở năng lực, một bản sao của lá thư sa thải phải được gửi đến đại diện của nhân viên (nếu thích hợp).
- Nhân viên có thể có quyền khiếu nại về việc sa thải. Khiếu nại phải phù hợp với các thủ tục kỷ luật của công ty.
Những thách thức trong quản lý vắng mặt
Hãy lưu ý rằng người giám sát thường không thoải mái hoặc không muốn báo cáo về những người đã vượt quá mức vắng mặt chấp nhận được. Bởi vì nhiều áp lực đã có trên các giám sát viên, việc thực hiện nhất quán các chính sách vắng mặt không phải lúc nào cũng là ưu tiên hàng đầu của họ.
Điều quan trọng là cố gắng lấy chủ quan ra khỏi quản lý vắng mặt và để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều được đối xử như nhau . Điều cần thiết là nhất quán, kiên trì và công bằng cho tất cả mọi người. Khi vắng mặt không được giải quyết hoặc giải quyết một cách không phù hợp, tinh thần thấp hơn có thể dẫn đến.
Đa số nhân viên sẽ đánh giá cao các chính sách và chương trình mang tính thuận lợi hơn là trừng phạt. Các biện pháp nghiêm ngặt hoặc trừng phạt buộc người lao động đến làm việc có thể dẫn đến nhân viên rằng họ trở nên "vắng mặt trong khi làm việc".
Họ làm càng ít càng tốt và chống lại bất kỳ nỗ lực nào để khiến họ làm được nhiều hơn. Các chương trình khác nên được thực hiện để giúp nhân viên có mặt tại nơi làm việc, chẳng hạn như lập kế hoạch công việc linh hoạt , chia sẻ công việc , giải thưởng tham dự và các chương trình chăm sóc sức khỏe.