Giao tiếp với các từ
Đây là trường hợp với hầu hết các công việc - cho dù bạn phải viết bản ghi nhớ nội bộ, tương ứng với khách hàng, hoặc giúp thiết kế tài liệu bán hàng. Viết văn xuôi đẹp và thơ ca là một tài năng. Tuy nhiên, viết một cách hiệu quả là một kỹ năng có thể học được.
Sắp xếp bài viết của bạn
Cho dù bạn đang soạn thảo một bản ghi nhớ cho đồng nghiệp của bạn hay một báo cáo cho sếp của bạn, bạn nên quyết định thông tin nào bạn muốn truyền đạt. Đây là cách để làm điều này:
- Liệt kê từng mục bạn cần thảo luận trong bản ghi nhớ hoặc báo cáo của bạn.
- Đặt chúng theo thứ tự - từ hầu hết đến ít quan trọng nhất.
- Viết một bản tóm tắt ngắn gọn về toàn bộ bản ghi nhớ của bạn — đây sẽ là đoạn đầu tiên của bạn.
- Mở rộng trên mỗi mục được liệt kê trong bước 1.
- Nếu bất kỳ hành động nào cần được người nhận thực hiện, hãy nêu rõ rằng trong đoạn đóng của bạn.
Một số lời khuyên
Tránh lời nói. Nói to những gì bạn đang cố viết. Lắng nghe cách các từ âm thanh. Ví dụ, câu, "Tôi phát hiện ra rằng tôi nên xem xét các số liệu bán hàng trước đây của chúng tôi để đưa ra kế hoạch giúp chúng tôi đánh giá lại kỹ thuật bán hàng của mình" có thể đơn giản hơn là "Tôi phải lấy xem xét các số liệu bán hàng trong quá khứ của chúng tôi để đánh giá lại kỹ thuật bán hàng của chúng tôi. "Viết cho khán giả của bạn.
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản. Bạn không muốn người đọc cần một từ điển để giải mã những gì bạn đang cố gắng nói. Bạn không nên cố gây ấn tượng với người đọc bằng vốn từ vựng khổng lồ của mình. Rất có thể bạn sẽ thất vọng với người đọc của mình. Hầu hết mọi người đang tung hứng nhiều nhiệm vụ cùng một lúc và chỉ muốn nhận thông tin cần thiết.
Bạn chịu trách nhiệm cho việc này xảy ra. Thay vì nói, "Bản chất hiếu thảo của anh ta chứng tỏ anh ta là một ứng cử viên cao cấp nhất cho công việc", "sự thân thiện của anh ấy khiến anh ta trở thành ứng cử viên hàng đầu cho công việc."
Tránh xa biệt ngữ người đọc của bạn có thể không hiểu. Nếu công việc của bạn rất kỹ thuật, nhưng người mà bạn đang viết là không thạo trong lĩnh vực đó, hãy gắn bó với những từ mà người đó sẽ hiểu. Ví dụ, nếu bạn là một nhà thiết kế trang web, câu này trong một bản ghi nhớ cho khách hàng của bạn, một nhà tâm lý học, sẽ không có ý nghĩa: "Bạn muốn tôi sử dụng gì làm BGCOLOR cho trang web của bạn: # ADD8E6 hoặc #FFFFFF?" Bất cứ ai thành thạo trong thiết kế trang Web đều biết rằng câu hỏi này có thể được dịch sang "Bạn muốn màu nền của trang web của bạn là gì: Màu xanh dương hoặc Trắng?" Tuy nhiên, đừng hy vọng khách hàng của bạn quen thuộc với thuật ngữ kỹ thuật này hơn là bạn sẽ thảo luận về một thuật ngữ tâm lý như trichotillomania.
Một cliche một ngày giữ người đọc đi - hoặc ít nhất nó không làm cho anh ta hoặc cô ấy nhớ những gì bạn đang nói. Bạn muốn văn bản của bạn đáng nhớ. Bởi vì chúng tôi thường xuyên nghe thấy tiếng sáo rỗng, chúng tôi trở nên vô cùng nhạy cảm với họ. Các từ, sau đó, không liên kết duy nhất với văn bản của bạn.
Thay vì nói "Đừng để cho đến ngày mai những gì bạn có thể làm hôm nay" trong một bản ghi nhớ cho cấp dưới bạn đang cố gắng thúc đẩy. Đơn giản chỉ cần nói, "Ngừng trì hoãn. Hãy hoàn thành công việc ngay bây giờ."
Khi có thể, hãy sử dụng giọng nói hoạt động. Tiếng nói chủ động làm cho câu của bạn mạnh hơn và thường ngắn hơn. Hãy thử những ví dụ này. Giọng nói thụ động: "Doanh thu tăng lên do mạng tôi đã làm". Giọng nói hiện hoạt: "Mạng của tôi tăng doanh thu".
Đừng thừa. Không cần phải nói "2 giờ chiều" hoặc "người phụ nữ mang thai đang chờ đợi". Nói "2 giờ chiều" hoặc "2 vào buổi chiều" hoặc "người phụ nữ mong đợi" hoặc "người phụ nữ mang thai" tất cả đều truyền đạt những gì bạn muốn nói và ít lời nói.
Tất nhiên chú ý đến ngữ pháp. Sử dụng Strunk and White's Elements of Style , có sẵn trên Web. Một từ điển tốt nên ở gần đó, cùng với một từ điển đồng nghĩa.
Một từ điển đồng nghĩa sẽ cho phép bạn giữ cho văn bản của bạn luôn tươi mới bằng cách giúp bạn tìm thấy nhiều từ để sử dụng. Nhiều tài nguyên trong số này có sẵn trực tuyến.
Đọc bông là một trong những điều quan trọng nhất bạn có thể làm. Vì bạn có thể thực hiện hầu hết việc viết trên máy tính, bạn có quyền truy cập vào các trình kiểm tra chính tả và ngữ pháp tự động. Hãy cẩn thận mặc dù một số từ, được sử dụng trong bối cảnh sai có thể bị bỏ qua bằng cách kiểm tra chính tả trên máy vi tính. Ví dụ câu "Để nhân viên tham dự quá các cuộc họp hai tìm hiểu về phần mềm gnu," sẽ đi qua kiểm tra chính tả mà không có bất kỳ lỗi chính tả nào được phát hiện. Yêu cầu người khác đọc lại tài liệu của bạn, nếu có thể. Nếu thời gian cho phép, hãy đặt bố cục của bạn đi và đọc lại sau hoặc thậm chí tốt hơn vào ngày hôm sau.