11 cách để tiết kiệm tiền trên giấy và in ấn

01 Tìm hiểu máy in của bạn.

Tìm hiểu cách sử dụng máy in của bạn hiệu quả hơn để tiết kiệm giấy. Trước khi in, chọn "xem trước bản in" để kiểm tra xem một dòng có gây ra toàn bộ trang khác để in hay không.

Đừng chỉ mù quáng nhấn OK khi hộp thoại in bật lên. Giảm phạm vi in ​​chỉ với các trang bạn cần. Bạn cũng có thể chỉ đánh dấu văn bản bạn cần và chọn "lựa chọn in". Điều này đặc biệt hữu ích khi in từ trang web vì bạn có thể loại bỏ quảng cáo.

Nếu bạn gặp khó khăn khi in, hãy xóa hàng đợi máy in khi bạn đã khắc phục sự cố. Bằng cách đó, máy in của bạn sẽ không nhổ ra sáu lần bạn đã thực hiện trước khi bạn tìm ra bạn đã hết giấy!

02 Sử dụng máy tính bảng hoặc thiết bị đọc điện tử.

Nếu bạn đang in tài liệu vì việc đọc chúng dễ dàng hơn hoặc thuận tiện hơn khi di chuyển, hãy cân nhắc đầu tư vào máy tính bảng hoặc thiết bị đọc điện tử. Bạn có thể sử dụng chúng để đọc tài liệu Word và PDF và thậm chí là ghi chú trong chúng trong nhiều trường hợp.

03 Ghi chú, chụp màn hình và đánh dấu trang các trang web.

Khi xem một trang web, hãy ghi lại thông tin thay vì in toàn bộ trang chỉ cho một số điện thoại hoặc địa chỉ. Bạn cũng có thể sao chép và dán thông tin vào tài liệu Word hoặc phần mềm tổ chức khác. Hoặc, nếu đó là điều bạn muốn giữ để tham khảo trong tương lai, chỉ cần đánh dấu trang đó.

04 Đọc kỹ một cách cẩn thận!

Hãy chắc chắn kiểm tra công việc của bạn trước khi bạn nhấn in. Nếu bạn tìm thấy lỗi, hãy nhấn hủy nhanh, vì vậy bạn chỉ có một trang bị in sai. Nếu toàn bộ tài liệu in trước khi bạn tìm thấy lỗi, chỉ in lại trang có lỗi, nếu có thể.

05 Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng.

Điều này cũng sẽ tiết kiệm tiền trên bưu phí. Không in ra một bản sao cứng cho hồ sơ của bạn. Gửi chúng bằng điện tử trên máy tính của bạn (nhưng hãy nhớ sao lưu hồ sơ của bạn!). Trong khi bạn đang ở đó, yêu cầu báo cáo không cần giấy tờ cho hóa đơn của bạn để làm cho văn phòng của bạn như là giấy miễn phí càng tốt.

06 Chia sẻ tài liệu trực tuyến với các công cụ văn phòng trực tuyến miễn phí.

Sử dụng các công cụ văn phòng trực tuyến miễn phí này để gửi và nhận tài liệu qua web. Chúng có thể được tải xuống và lưu trên ổ cứng của bạn hoặc trực tuyến để bạn và khách hàng hoặc đồng nghiệp của bạn có thể thực hiện thay đổi mà không bao giờ sử dụng một mảnh giấy.

07 In trên cả hai mặt giấy.

Điều này có thể có nghĩa là thiết lập cho một công việc in hai mặt (đôi khi được gọi là "in hai mặt"). Điều này cũng có thể có nghĩa là đặt một công việc in mới trên mặt sau của giấy cũ. Điền vào khay giấy với các bản in sai cũ. Sau khi in xong, lật tài liệu của bạn sang bên trái và đánh dấu một dòng qua nó, để trong tương lai bạn sẽ không lãng phí thời gian đọc sai mặt.

Mặc dù bạn không muốn sử dụng kỹ thuật này cho một thứ bạn muốn gửi cho khách hàng nhưng nó hoạt động tốt cho các tài liệu nội bộ.

08 Sử dụng lại giấy cũ.

Bất cứ khi nào có thể, tái sử dụng giấy. Không chỉ bạn có thể in ở mặt sau, như đã giải thích ở trên, nhưng bạn có thể sử dụng nó cho nhiều mục đích khác:

• Cắt một nửa để làm giấy vụn cho các danh sách. (Cắt nó giữ nó khỏi bị lẫn lộn với các tài liệu hiện tại, nhưng bạn cũng có thể chỉ đánh dấu một dòng thông qua nó.)
• Ghép lại với nhau để tạo thành sổ ghi chép giấy phế liệu.
• Cung cấp cho trẻ em của bạn để vẽ hoặc cào giấy cho bài tập về nhà toán học.
• Cắt nó để làm vật liệu đóng gói.
• Nếu bạn sử dụng thanh toán hóa đơn điện tử, hãy lưu phong bì trả lại có trong hóa đơn của bạn và sử dụng chúng để gửi tiền ăn trưa của trẻ em hoặc cho các vật dụng nhỏ có tổ chức.

09 Điều chỉnh lề của bạn.

Sử dụng lề hẹp hơn, phông chữ nhỏ hơn và khoảng cách dòng gần hơn để thu được nhiều hơn đến một trang. Cùng những dòng này, một mẹo để lưu trên hộp mực máy in là sử dụng cài đặt chất lượng "nháp" hoặc thang độ xám khi in.

10 Sử dụng email nhiều hơn; in ít hơn.

Viết email hiệu quả là một kỹ năng quan trọng cho một telecommuter, nhưng một hệ thống nộp đơn tốt cho email gần như là quan trọng. Nếu được lưu trữ và sao lưu trên ổ cứng hoặc trực tuyến, email sẽ rất hiếm khi cần in. Thiết lập thư mục trong ứng dụng email của bạn và tự động sắp xếp email của bạn. Bạn sẽ không chỉ tiết kiệm giấy; bạn cũng sẽ tiết kiệm thời gian.

11 Đặt máy fax của bạn để nghỉ ngơi.

Gửi và nhận tài liệu dưới dạng PDF thay vì fax. Chất lượng là tốt hơn, và nó dễ dàng hơn, đặc biệt nếu bạn không có một dòng thứ hai cho fax. Và nếu bạn có một dòng thứ hai, bạn có thể loại bỏ hóa đơn hàng tháng đó.