Cách viết email hiệu quả

01 Đầu tiên, hãy xem xét thông điệp và người nhận

Tiếp theo, hãy xem xét quan điểm của người nhận. Thông tin gì họ cần thực hiện hành động hoặc hiểu được thông điệp của bạn? Cung cấp thông tin cơ bản cần thiết (nhưng không quá nhiều). Ngoài ra, hãy ghi nhớ các nghi thức thích hợp cho người nhận cụ thể này. Các biểu tượng cảm xúc và chữ viết tắt, như OMG hoặc LOL, không thích hợp cho các ứng dụng công việc và hầu hết email doanh nghiệp.

02 Viết Dòng chủ đề Email mô tả

Khi bạn viết một email, không viết một cái gì đó mơ hồ trong dòng chủ đề như "hi" hoặc "công việc tại nhà" hoặc để trống. Email với loại chủ đề này có cơ hội tốt để kết thúc trong hộp thư rác của người nhận hoặc đơn giản là bị bỏ qua. Nếu bạn đang nộp đơn xin việc, hãy đặt tên của vị trí trong dòng chủ đề. Nếu email là một đồng nghiệp, hãy đặt dòng chủ đề của bạn thành một cụm từ ngắn tóm tắt mục đích của thư. Một lợi ích khác để viết dòng tiêu đề mô tả là bạn sẽ dễ dàng tìm thấy trong hộp thư đến của mình hơn nếu bạn cần tìm kiếm sau này. Tuy nhiên, một thứ có dòng email như "Câu hỏi" sẽ không hữu ích.

03 Chào người nhận đúng cách

Nếu bạn biết tên người nhận nhưng không đích thân biết họ, hãy chào hỏi bằng cách sử dụng tên sách, ví dụ: Thưa cô Brunelli. (Sử dụng “Bà” cho phụ nữ khi không chắc chắn liệu “Bà” hay “Hoa hậu” là thích hợp.) Nếu bạn không chắc chắn về giới tính, chỉ cần sử dụng họ và tên, tức là Kính thưa Chris Smith. Nếu bạn không biết tên của người đó, hãy bắt đầu email của bạn mà không có lời chào hoặc sử dụng một lời chào đơn giản, ví dụ như. Xin chào, Chúc mừng, Quản lý thân mến, v.v.

Nếu email là đồng nghiệp hoặc người khác mà bạn biết, hãy sử dụng tên bạn sẽ đích thân sử dụng hoặc trên điện thoại.

04 Sử dụng đúng ngữ pháp và dấu chấm câu

Việc sử dụng đúng ngữ pháp trong email là rất quan trọng. Ý thức hoặc tiềm thức, độc giả phạt người gửi cho các lỗi ngữ pháp.

• Run-On Sentences - Khi bạn viết một email, không dành thời gian. Sự tạm dừng nhỏ đó mang đến cho người đọc thời gian để hiểu những từ 'ý nghĩa'. Các câu ngắn cho phép có thêm những tạm dừng nhỏ này. Chia nhỏ các câu dài ngay cả khi chúng không phải là các câu thực hành kỹ thuật.
• Dấu phẩy - Quá ít hoặc quá nhiều dấu phẩy có thể gây nhầm lẫn. Tìm hiểu cách sử dụng dấu phẩy chính xác.
• Hiệp định Đối tượng-Verb - Các câu có loại lỗi này là cờ đỏ cho các nhà tuyển dụng đang tìm kiếm các ứng cử viên có kỹ năng giao tiếp tốt. Xem lại các quy tắc cho thỏa thuận động từ.

05 Kiểm tra chính tả và viết hoa

Sử dụng trình kiểm tra chính tả nhưng không dựa vào nó. Trình kiểm tra chính tả sẽ không bắt được "chúng" cho "the" hoặc "there" cho "của họ" và loại lỗi này biểu thị sự bất cẩn. Không sử dụng chữ viết tắt nhắn tin như "u" cho "bạn" hoặc "tho" cho "mặc dù".

Sử dụng viết hoa chính xác. Hầu hết mọi người đều biết cách viết hoa phần đầu của câu và danh từ thích hợp, nhưng nhiều người không làm như vậy trong email. Cho thấy rằng bạn không nhớ dùng thêm một phần giây nữa để nhấn phím shift. Mặt khác, quá nhiều chữ cái viết hoa có thể khiến người đọc mất tập trung. Tránh viết cụm từ trong tất cả các mũ (mà nhiều người giải thích là tương đương với la hét trong người) cũng như cách viết hoa, chỉ để nhấn mạnh, chữ cái đầu tiên của các từ không phải ở đầu câu hoặc danh từ thích hợp.

06 Sử dụng định dạng đơn giản trong email

Hãy nhớ rằng tất cả các chương trình email đều hiển thị khác nhau. Những gì trông hoàn toàn phù hợp trên màn hình của bạn có thể chạy cùng nhau trên của người khác. Vì lý do này, tránh dán một tài liệu xử lý văn bản có định dạng cao, như bản lý lịch hoặc thư xin việc, trong email. Sử dụng tài liệu được viết ở định dạng văn bản thuần túy.

Làm cho đoạn văn ngắn. Giống như các dấu chấm, đoạn ngắt đoạn cho mắt người đọc nghỉ ngơi. Ai đó đọc email trên điện thoại di động sẽ được hưởng lợi từ các đoạn văn ngắn. Nhưng hãy cẩn thận để vẫn tuân theo các quy tắc cơ bản liên quan đến các đoạn văn.

07 Hãy súc tích

Email uốn khúc mà chôn điểm nhận được tabled và cuối cùng bị lãng quên. Hay tệ hơn, chúng có thể bị hiểu lầm. Làm cho mục đích của bạn rõ ràng, sử dụng ngôn ngữ súc tích.

• Loại bỏ Wordiness - Viết với động từ hoạt động. "Jack đã gửi cho tôi các biểu mẫu" sử dụng động từ hoạt động. "Các hình thức đã được gửi đến cho tôi bởi Jack" là thụ động. Biểu mẫu thụ động chỉ sử dụng một vài từ nữa, nhưng nó tăng lên. Hơn thế nữa, nó đòi hỏi người đọc phải sắp xếp lại các ý tưởng trong đầu của họ.
• Dính vào điểm - Chống lại sự cám dỗ để thêm thông tin hoặc ý tưởng không liên quan. Lưu các email này cho một email khác.
• Sử dụng các điểm Bullet - Những điểm này cho phép người đọc của bạn sử dụng các đầu mối trực quan để xem điều gì là quan trọng. Nhưng nếu nghi ngờ về việc đạn sẽ hiển thị như thế nào, hãy sử dụng dấu hoa thị hoặc dấu gạch nối để tạo dấu đầu dòng.

08 Đăng nhập Email một cách thích hợp

Nếu email của bạn mặc định là chữ ký chuẩn, hãy đảm bảo email đó phù hợp với email cụ thể bạn đang gửi. Chữ ký với tuyên bố chính trị hoặc tên và tuổi của con bạn là tốt cho email cá nhân, nhưng đối với công việc sử dụng một chữ ký cá nhân ít hơn. Tùy thuộc vào công việc của bạn và chủ nhân của bạn, bạn vẫn có thể cá nhân hoá chữ ký email của bạn với một trích dẫn. Chọn một cái gì đó không gây tranh cãi. Nếu bạn đang tìm hiểu về một công việc, hãy sử dụng chữ ký của bạn để cung cấp thông tin liên lạc thích hợp mà không có bất kỳ dấu ngoặc kép hoặc cá nhân hóa thêm.

09 đọc lại / suy nghĩ lại trước khi gửi bài

Kiểm tra lỗi chính tả và dấu câu trước khi bạn nhấn gửi. Nếu bạn tìm thấy một lỗi trong một email cho một ứng dụng công việc, sửa chữa nó sau đó đọc lại trước khi bạn nhấn gửi. Nhưng cũng đọc lại nội dung. Nếu email của bạn dài, hãy suy nghĩ về cách làm cho nó ngắn gọn hơn. Và nếu email của bạn đang gây tranh cãi hoặc được viết bằng sự tức giận, hãy nhấn lưu không gửi. Hãy trở lại với nó một vài giờ hoặc một ngày sau đó và xem bạn vẫn muốn gửi nó.

Điều này nghe có vẻ giống như rất nhiều việc phải làm trước khi gửi email, nhưng nếu bạn đang gửi email hiệu quả và sắp xếp email hiệu quả hơn, bạn sẽ thấy bạn thực sự có nhiều thời gian hơn.