Vai trò của thư ký pháp lý , còn được gọi là trợ lý hành chính và trợ lý pháp lý, đã phát triển trong hai thập kỷ qua. Khi công nghệ tiếp tục biến đổi văn phòng luật, các thư ký pháp lý đã vượt qua vai trò truyền thống của việc đánh máy và trả lời điện thoại để thực hiện các hoạt động có giá trị cao sau khi dành cho các nhân viên chuyên nghiệp và quản lý như chọn nhà cung cấp, quản lý mối quan hệ khách hàng và soạn thảo tài liệu pháp lý.
Tuy nhiên, mặc dù môi trường thực hành của thư ký pháp lý, quy mô doanh nghiệp hoặc chuyên môn pháp lý, một số trách nhiệm cốt lõi vẫn giữ nguyên. Để thành công trong văn phòng luật ngày nay hoặc phòng luật của công ty, thư ký pháp lý phải nắm vững 10 kỹ năng dưới đây. Để biết thêm về thành công như một thư ký pháp lý hoặc trợ lý pháp lý , hãy xem lại những đặc điểm của một thư ký pháp lý thành công .
01 Kỹ năng công nghệ
Nhiều luật sư không có thời gian và chuyên môn để vận hành công nghệ văn phòng luật. Họ dựa vào thư ký pháp lý công nghệ để thực hiện nhiều nhiệm vụ dựa trên máy tính như: tạo bảng tính, chuẩn bị thuyết trình, nhập thời gian cho mục đích thanh toán, tạo và nhập tài liệu, duy trì lịch và theo dõi thời hạn.
Do đó, các thư ký pháp lý thành thạo trong nhiều ứng dụng phần mềm máy tính sẽ có nhiều cơ hội nghề nghiệp nhất. Một số công nghệ phổ biến nhất mà thư ký pháp lý phải làm chủ bao gồm:
- Xử lý văn bản
- Bảng tính
- Trình bày
- Quản lý tài liệu
- Thời gian & thanh toán
- Lịch & Docketing
- Phiên mã
- Xuất bản máy tính để bàn
- Hội nghị truyền hình
02 Kỹ năng giao tiếp
Thư ký pháp lý tương tác hàng ngày với luật sư, paralegals, nhân viên, khách hàng, tư vấn đối lập, nhân viên tư pháp, nhà cung cấp và các bên thứ ba khác.
Do đó, các kỹ năng giao tiếp và giao tiếp cá nhân hàng đầu là rất cần thiết. Ngoài việc tiếp xúc trực tiếp, thư ký giao tiếp bằng e-mail, điện thoại và hệ thống hội nghị truyền hình.
03 kỹ năng viết
Hãy suy nghĩ luật sư thực hiện tất cả các văn bản? Nghĩ lại. Thư ký pháp lý thường xuyên chịu trách nhiệm soạn thảo thư từ và thư báo thường lệ cũng như kiểm tra các tài liệu pháp lý như lời cầu xin, tóm tắt, khám phá và tài liệu giao dịch.
Viết là một phần không thể thiếu trong công việc của thư ký pháp lý; những người phát triển kỹ năng viết mạnh sẽ trở thành không thể thiếu đối với các luật sư họ hỗ trợ.
04 Kỹ năng tổ chức
Luật sư nổi tiếng là vô tổ chức. Kể từ khi thư ký pháp lý là "tay phải" của luật sư, " kỹ năng tổ chức là điều cần thiết để quản lý hiệu quả một thực hành pháp luật hoặc bộ phận pháp lý của công ty .
Thư ký pháp lý phải duy trì các tập tin giấy và điện tử, quản lý dự án, theo dõi nhiều thời hạn, duy trì lịch, lên lịch họp, tổ chức sự kiện và giữ mọi thứ có trật tự và dễ tiếp cận.
05 kỹ năng chuyển biên
Kỹ năng phiên âm là nền tảng cho thực hành thư ký. Ngoài tốc độ gõ nhanh (yêu cầu sử dụng lao động thay đổi từ 50 đến 100 từ mỗi phút), kỹ năng nghe quan tâm được yêu cầu để hiểu các tập tin đọc chính tả bằng giọng nói.
Các kỹ năng ngữ pháp, chính tả, từ vựng và ngôn ngữ mạnh mẽ là cần thiết cũng như hiểu biết về thuật ngữ pháp lý. Ngoài ra, thư ký phải thành thạo trong các ứng dụng xử lý văn bản và thiết bị phiên mã.
06 chú ý đến chi tiết
Chú ý đến từng chi tiết là rất quan trọng trong nghề luật sư. Ví dụ: nhập 600.000 đô la trong phiếu mua hàng thanh toán thay vì 60.000 đô la có thể khiến khách hàng của bạn phải trả chi phí. Thư ký pháp lý xử lý các minutiae của thực hành pháp luật hàng ngày và sự chú ý đến từng chi tiết là quan trọng trong gần như mọi nhiệm vụ thư ký từ soạn thảo và hiệu đính tài liệu để lên lịch các cuộc họp và lịch thời hạn.
07 Quen thuộc với các văn bản pháp lý và thuật ngữ
Sự khác biệt giữa thư ký và thư ký pháp lý là gì? Thư ký pháp lý đã quen thuộc với mọi thứ hợp pháp. Các thuật ngữ như trát đòi hầu tòa, pro se và voir dire không làm xáo trộn chúng.
Họ hiểu các sắc thái của thủ tục pháp lý và biết cách tạo và định dạng các văn bản, tài liệu khám phá và giao dịch.
08 Làm việc theo nhóm
Làm việc nhóm là rất quan trọng đối với vai trò của thư ký pháp lý trong việc cung cấp các dịch vụ pháp lý. Trong tất cả các thiết lập thực hành - từ bộ phận pháp lý của công ty lớn đến người hành nghề đơn lẻ - thư ký pháp lý phải hợp tác với luật sư, thư ký, thư ký, nhân viên thư ký , nhà cung cấp và những người khác để cung cấp dịch vụ pháp lý một cách hiệu quả.
Các thư ký pháp lý hiệu quả nhất biết cách hợp tác với các đồng nghiệp và cộng tác với các bên thứ ba để hoàn thành công việc.
09 Kỹ năng đa tác vụ
Hầu hết các thư ký pháp lý làm việc cho nhiều người trên nhiều tệp. Đồng thời thực hiện nhiều nhiệm vụ là bản chất thứ hai cho một thư ký pháp lý có thẩm quyền.
Họ biết cách sắp xếp nhiều bài tập và các ưu tiên cạnh tranh và cách quản lý khối lượng công việc đang tăng lên trong văn phòng luật bận rộn ngày nay, nơi một người thường xuyên thực hiện công việc của ba người.
10 Kỹ năng nghiên cứu
Thư ký pháp lý thực hiện nghiên cứu Internet cho vô số nhiệm vụ như tìm chỉ đường, thu thập thông tin khách hàng, nghiên cứu sự cạnh tranh và định vị các nhân chứng chuyên gia.
Nhiều thư ký pháp lý, đặc biệt là các thư ký trong các văn phòng luật nhỏ, cũng thực hiện các nhiệm vụ về luật pháp, bao gồm nghiên cứu pháp lý, kiểm tra trích dẫn và theo dõi luật lệ. Học các nền tảng nghiên cứu pháp lý như Westlaw hoặc Lexis / Nexis có thể mang đến cho bạn một lợi thế cạnh tranh.