Chuyên viên hành chính quân đội (42L)
Nhiệm vụ chính
Chuyên gia hành chính giám sát hoặc thực hiện các nhiệm vụ hành chính, văn thư và đánh máy. Nhiệm vụ cho MOS 42L ở mỗi cấp độ kỹ năng là:
(1) Kỹ năng Cấp độ 1 . Các loại thư từ quân sự và phi quân sự trong dự thảo và bản sao cuối cùng. Sử dụng các nguyên tắc cơ bản về thành phần và ngữ pháp tiếng Anh trong việc chuẩn bị thư từ. Proofreads đã nhập tài liệu vào tài liệu nguồn. Lắp ráp sản phẩm cuối cùng để xem xét, xác thực hoặc bố trí khác. Chuẩn bị thư được đăng ký hoặc chứng nhận để gửi đi. Mở, sắp xếp, định tuyến và gửi thư và thư đến. Chuẩn bị tài liệu kiểm soát hồi hộp và duy trì các tệp hồi hộp. Ký nhận và nhận thư đã đăng ký và chứng nhận. Ngày và gửi thư và thư đi. Chuẩn bị và duy trì các tệp chức năng cho mỗi MARKS. Nhận ấn phẩm, thiết lập và duy trì thư viện ấn phẩm. Yêu cầu và dự trữ các mẫu trống.
(2) Kỹ năng Cấp độ 2 . Thực hiện nhiệm vụ đánh máy và văn thư thể hiện ở cấp độ kỹ năng trước đó và cung cấp hướng dẫn kỹ thuật về các vấn đề hành chính cho người đánh máy và nhân viên văn thư. Thư từ tương ứng cho định dạng, nội dung và sử dụng các từ viết tắt được phép. Trả lời các câu hỏi từ nhân viên và tư vấn cho nhân viên về các vấn đề hành chính và văn thư. Thiết lập và duy trì nhật ký, rosters, bảng trạng thái, biểu đồ, đồ thị và chế độ xem. Soạn thư thường quy.
(3) Kỹ năng Cấp độ 3 . Giám sát hiệu suất của các chức năng quản trị. Đánh giá và chỉnh sửa thư từ trước khi phát hành, gửi chữ ký, hoặc bố trí khác. Tiến hành xem xét định kỳ các tập tin để đảm bảo nộp đúng thư từ. Kiểm soát việc sử dụng các cơ sở tái tạo và đánh giá mục để được sao chép. Kế hoạch và tổ chức các hoạt động văn phòng bao gồm các ấn phẩm và hình thức quản lý và thủ tục hành chính văn phòng. Viết SOP văn phòng, mô tả công việc và chỉ thị, Xác định các yêu cầu đối với thiết bị văn phòng, vật tư và không gian. Kế hoạch bố trí văn phòng. Yêu cầu, tiếp nhận, kiểm kê và ký biên nhận thủ công cho thiết bị văn phòng. Điều phối các hoạt động hành chính với các yếu tố tổ chức và nhân viên khác. Thiết lập các tuyến và giao thức gửi thư và sắp xếp để nhận tin nhắn phân phối của các sứ giả. Phục vụ như người giám sát các tài liệu được phân loại. Ký biên lai, nhật ký, hàng tồn kho, hồ sơ và đóng chặt các tài liệu được phân loại. Chuẩn bị tài liệu để tiêu hủy hoặc bố trí khác. Đảm bảo trách nhiệm giải trình của các tài liệu dựa trên mức độ phân loại.
(4) Kỹ năng Cấp độ 4 . Giám sát các chức năng hành chính và thực hiện các nhiệm vụ ở cấp độ kỹ năng trước đó tại trụ sở cấp, có thể so sánh, hoặc cao hơn. Cung cấp đào tạo kỹ thuật và hướng dẫn cho cấp dưới và đơn vị được hỗ trợ.
(5) Kỹ năng Cấp 5 . Giám sát hoạt động của các chức năng hành chính trong phần tử hành chính hoặc tương tự tại trụ sở của bộ phận, so sánh hoặc cao hơn. Kiểm tra các đơn vị cấp dưới và đưa ra các khuyến nghị để loại bỏ các thiếu sót hoặc cải thiện các hoạt động hành chính.
Xếp hạng nhu cầu vật chất và trình độ cho giải thưởng ban đầu của MOS . Chuyên gia hành chính phải có các bằng cấp sau:
- (1) Đánh giá nhu cầu vật lý , trung bình.
(2) Một hồ sơ vật lý, của 323222.
(3) Một số điểm tối thiểu , là 95 trong vùng aptitude CL.
(4) Khả năng gõ ở tốc độ tối thiểu 25 từ net mỗi phút.
(5) Đào tạo chính thức (hoàn thành một khóa học giảng dạy cho khóa học MOS 42L được thực hiện tại hoặc dưới sự bảo trợ của Học viện Quân sự Hoa Kỳ).
c. Số nhận dạng kỹ năng bổ sung
- (1) E3 - Trợ lý hành chính điều hành (SPC thông qua SSG).
(2) E4 - Hỗ trợ hành chính tùy viên.
(3) F4 - Giám sát viên bưu điện.
(4) F5 - Hoạt động bưu điện.
(5) Huấn luyện viên thể dục tổng thể P5,
(6) 2S - Hoạt động của nhân viên chiến đấu (cấp độ kỹ năng 3 trở lên).
(7) 4A - Đào tạo phân loại lại.
Thông tin có nguồn gốc từ Sổ tay quân đội 611-21