Trong bài đăng này, tôi cung cấp hướng dẫn về cách thu hút và quản lý cuộc trò chuyện.
10 mẹo để cải thiện sự thoải mái của bạn với các cuộc trò chuyện khó khăn:
- Làm công việc lập kế hoạch. Quan sát của bạn về các hành vi được đề cập và khả năng kết nối những hành vi đó với doanh nghiệp là rất cần thiết. Biết nơi bạn muốn cuộc trò chuyện diễn ra. Các thạc sĩ phản hồi thực sự phát triển kỷ luật để viết ra và thực hành mở cuộc trò chuyện đã lên kế hoạch của họ. Lập kế hoạch trước ngăn cản hiệu suất tồi tệ!
- Tính kịp thời là điều cần thiết. Nếu bạn đã từng nhận được đánh giá hiệu suất hàng năm bao gồm những lời chỉ trích về điều mà bạn cho là đã làm hoặc đã không làm một vài tháng trước, bạn biết phản hồi cũ vô giá trị như thế nào. Công việc của bạn là người quản lý để đảm bảo rằng phản hồi là hành vi, tập trung vào kinh doanh và kịp thời. Đối tác viết của tôi cho cuốn sách đầu tiên của tôi, Bài học thực hành trong lãnh đạo, đã gợi ý rằng giá trị của phản hồi mang tính xây dựng đã giảm 50% mỗi ngày bạn trì hoãn việc đưa ra nó.
Nếu cảm xúc nóng, hãy để mọi thứ nguội đi một chút. Trong khi tôi vừa hoàn thành, bạn sẽ yêu cầu cung cấp phản hồi kịp thời — càng gần sự cố càng tốt — nếu mọi thứ được làm nóng, hãy dành một ngày để chúng nguội đi một chút. Chỉ cần không để nó nán lại quá lâu.
- Chọn cài đặt . Nếu chủ đề khó khăn của bạn có khả năng xấu hổ hoặc bạn dự đoán một phản ứng cảm xúc, hãy tránh các thiết lập văn phòng mở hoặc phòng hội nghị với cửa sổ bằng kính. Không sai ở phía bên kia bằng cách chọn một thiết lập được thiết kế để đe dọa. Cài đặt riêng tư, trung lập là tốt nhất cho các cuộc trò chuyện khó khăn hơn. Nếu bạn lo sợ về hậu quả vật chất, hãy tham vấn với đại diện nhân sự của bạn, người có thể quyết định có mặt với bạn.
- Chuẩn bị thái độ của bạn. Điều quan trọng là phải tham gia vào các cuộc thảo luận này với cảm giác tự tin và thái độ cho thấy bạn bình tĩnh và cam kết với một kết quả tích cực. Giọng nói của bạn, ngôn ngữ cơ thể và giao tiếp bằng mắt đều quan trọng. Hãy nhớ rằng, cuộc trò chuyện này rất quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn, nhóm của bạn và cá nhân ngồi đối diện với bạn. Quản lý bản thân để khắc họa đúng mức độ giải quyết với mức độ quan tâm đúng đắn đối với phúc lợi của bên kia.
- Sử dụng câu mở đầu bạn đã chuẩn bị trong phiên kế hoạch . Một người mở giỏi xác định hành vi, liên kết nó với tác động của doanh nghiệp và cho thấy sự cần thiết phải thay đổi. Đừng cảm thấy bị ép buộc phải khen ngợi nó. Trong khi một số phản hồi các học viên đánh giá cao "kẹp" phản hồi mang tính xây dựng với tích cực, nhiều người tin rằng điều này chỉ đơn giản là nhầm lẫn thông điệp. Và, tất nhiên, bạn nên đưa ra phản hồi tích cực — khi kiếm được — sớm và thường xuyên.
- Đừng mất kiểm soát cuộc trò chuyện. Nhiều hơn một vài nhà quản lý có thiện chí đã thấy mình lộn ngược trong các cuộc hội thoại này. Nếu người tham gia trả lời câu mở đầu của bạn với một cái gì đó như "Vâng, tôi đã làm điều đó nếu bạn là một người quản lý giỏi hơn", đừng phòng thủ và để cuộc trò chuyện trở thành một cuộc tranh cãi về hiệu suất của bạn. Một câu trả lời hợp lý có thể là, "John, cuộc trò chuyện này là về hành vi mà tôi mô tả và tác động của nó đối với hoạt động kinh doanh của chúng tôi, chứ không phải về hiệu suất của tôi."
- Đừng bị trật bánh bởi công trình nước. Tôi đã có cả hai người đàn ông và phụ nữ khóc trước mặt tôi, và trong khi không thoải mái, nó thường là cách cá nhân của cách ứng phó với sự căng thẳng. Hãy chuẩn bị bằng khăn giấy. Dành thời gian để họ soạn thư. Nếu cần, hãy nghỉ ngơi ngắn. Bạn có thể cảm thông với tình hình, chỉ cần không để những giọt nước mắt làm xáo trộn sự tập trung của bạn vào việc giải quyết đúng.
- Quảng bá hộp thoại . Phản hồi tốt nhất và các cuộc hội thoại tập trung vào hành vi là các cuộc thảo luận, chứ không phải độc thoại. Bên kia sẽ cung cấp cho bạn các phần mở để tạo một cuộc thảo luận khi thích hợp. Thăm dò để xác nhận sự hiểu biết và yêu cầu các ý tưởng về tăng cường hoặc thay đổi hành vi được đề cập. Bạn biết nó đang làm việc khi bên nhận cung cấp ý tưởng về những cải tiến của riêng mình.
- Hãy nhớ làm việc hướng tới kế hoạch của bạn cho cuộc trò chuyện. Nếu hành vi là một kỹ năng hoặc kiến thức liên quan đến một, đến chuẩn bị với những ý tưởng cho đào tạo. Nếu đó là huấn luyện để tăng cường sự tự tin hoặc khuyến khích cá nhân thực hiện bước tiếp theo, hãy đội chiếc mũ huấn luyện của bạn. Nếu chủ đề tập trung vào hành vi không được chấp nhận, hãy nhắc lại tác động kinh doanh của hành vi và đưa ra lời khuyên rõ ràng về việc tránh điều này trong tương lai. Khi đối phó với các chủ đề khó nhất về hiệu suất hoặc hành vi, phải có ý nghĩa đối với việc không tuân thủ.
- Xây dựng một kế hoạch hành động với nhau. Một khi bạn đã đạt được sự rõ ràng về vấn đề này, hãy làm việc cùng nhau để xác định con đường phía trước. Đồng ý về một kế hoạch hành động và thiết lập một ngày rõ ràng để theo dõi và thảo luận về tiến bộ.
Bottom-Line cho bây giờ:
Trong bài viết ban đầu của tôi, tôi chia sẻ bí mật mà hầu hết các nhà quản lý đang trì hoãn khi tiến hành những gì họ cảm nhận sẽ là một cuộc trò chuyện khó khăn. Bí quyết khác là hầu hết mọi người đều muốn phản hồi và muốn cải thiện. Trong cuộc thăm dò ý kiến sau cuộc thăm dò ý kiến trong các cuộc hội thảo của tôi, các cá nhân bày tỏ rằng họ muốn các nhà quản lý của họ sẽ cung cấp cho họ nhiều phản hồi hơn - cả về xây dựng và tích cực. Thay vì trì hoãn hiệu suất, sự nghiệp và doanh nghiệp này, hãy tăng cường các cuộc thảo luận để thành công và sử dụng quy trình và mẹo trên để giúp bạn tăng cường hiệu suất của riêng bạn bằng công cụ quản lý quan trọng này.