Ban dự án và nhóm chỉ đạo hỗ trợ dự án của bạn như thế nào
Hãy bắt đầu bằng cách nói rằng Ban Dự án là một phần quan trọng trong cấu trúc tổ chức của bất kỳ dự án nào. nếu bạn không có, bạn nên nói chuyện với người quản lý của bạn về việc thiết lập một thiết lập.
Ban điều hành dự án do chủ tài trợ dự án chủ trì và thường bao gồm một số bên liên quan cấp cao khác cũng như người quản lý dự án .
Thường có ba đến năm người trên diễn đàn. Họ là tất cả các bên liên quan chính của dự án và những người có khả năng hoàn thành công việc cho dự án.
Tóm lại: đó là một nhóm người gặp gỡ để giúp giám sát dự án và giữ cho nó tiến lên đúng hướng.
Ban dự án được thành lập vào đầu của vòng đời dự án và hoạt động trong suốt dự án cho đến khi nó được đóng lại. Chúng ta hãy xem xét 4 vai trò chính của một Hội đồng Dự án.
Ban dự án cung cấp quản trị
Đầu tiên, Ban dự án cung cấp quản trị quan trọng. Họ đảm bảo rằng các chính sách được tôn trọng ở cấp độ công ty và danh mục đầu tư hoặc cấp chương trình. Họ cung cấp giám sát vào những gì nhóm dự án đang thực hiện. Họ, cùng với nhà tài trợ dự án, chịu trách nhiệm về việc phân phối thành công dự án và vai trò quản trị này đảm bảo rằng nhóm dự án đang hành động theo những cách có đạo đức và trong ranh giới chấp nhận được đối với công ty.
Họ làm điều này bằng cách đặt câu hỏi cho người quản lý dự án và cung cấp trợ giúp và hỗ trợ.
Ban dự án cung cấp hướng
Thường có các quyết định được đưa ra trong một dự án, và một số trong số đó sẽ nằm ngoài quyết định của người quản lý dự án. Khi người quản lí dự án không thể đưa ra quyết định, và nó là cái gì đó nên được thảo luận với nhiều bên liên quan hơn là người bảo trợ, nó sẽ đi tới Hội đồng Dự án.
Vai trò của họ là giữ cho dự án tất nhiên bằng cách cung cấp hướng đi phù hợp cho nhóm. Họ đóng góp vào việc thiết lập tầm nhìn khi bắt đầu dự án và giữ cho dự án đi đúng hướng.
Ban dự án ra quyết định
Ban dự án chủ yếu là một cơ quan ra quyết định. Vai trò của họ là đưa ra quyết định giữ cho dự án tiếp tục bằng cách bỏ chặn các vấn đề và giúp người quản lý dự án thấy một lộ trình rõ ràng để hoàn thành thành công.
Người quản lý dự án sẽ đưa ra các khuyến nghị cho Ban dự án. Điều này có thể bao gồm các đề xuất để giải quyết:
- Rủi ro, chẳng hạn như kế hoạch giảm thiểu để giải quyết những thách thức tiềm năng
- Vấn đề
- Các vấn đề về nguồn lực, chẳng hạn như không có các thành viên nhóm phù hợp
- Lên lịch chậm trễ
- Ngân sách bị tràn ngập.
Ban Dự án không nhất thiết phải hành động theo đề xuất của người quản lý dự án. Là một nhóm, họ có thể đưa ra các đề xuất khác về con đường phía trước và thường xuyên làm như vậy. Đó là thường vì họ có một bức tranh lớn hơn, quan điểm của công ty về môi trường của dự án so với người quản lý dự án, vì vậy họ có thể thấy các tuyến đường thay thế và chọn tuyến đường tốt nhất vào thời điểm đó.
Ban dự án phê duyệt chi tiêu
Cuối cùng, Ban Dự án phê duyệt ngân sách tổng thể.
Mỗi đơn đặt hàng hoặc mục ngân sách thường được quản lý bởi người quản lý dự án: bạn không cần phải đi đến Ban dự án của mình để nhận được mọi hóa đơn đã được ký để thanh toán.
Tuy nhiên, ở cấp dự án tổng thể, Ban dự án có vai trò trong việc phê duyệt trước tiên bạn sẽ chi tiền (kế hoạch ngân sách của bạn) và sau đó theo dõi chi tiêu liên tục để đảm bảo dự án đang đi đúng hướng.
Bạn cũng sẽ cần phải vẽ trên Ban dự án khi có vẻ như bạn cần phải chi tiền dự phòng hoặc dự trữ quản lý. Họ có thể ủy quyền chi tiêu quá mức và giúp các nhóm dự án tiếp cận các quỹ bổ sung mà điều này có thể được biện minh.
Nhìn chung, Ban Dự án cung cấp một chức năng quản trị và điều hành cần thiết cho nhóm dự án. Hướng đi và lời khuyên của họ giúp người quản lí dự án hướng dẫn dự án đi đúng hướng, và họ được đặt hoàn hảo để bước vào và giúp đỡ nếu bất cứ điều gì bắt đầu đi sai.