Cách mỗi thành viên đóng góp
Không phải ai cũng biết về từng vai trò và chính xác những gì họ làm, vì vậy chúng tôi sẽ phác thảo chúng cho bạn ở đây.
Nhà tài trợ dự án
Thông thường trong một tổ chức lớn, một người cấp cao, có thể là một người quản lý hoặc giám đốc cấp cao, sẽ đóng vai trò là nhà tài trợ dự án.
Vai trò này thường có thể giống như mối quan hệ làm việc mà chủ tịch của công ty sẽ làm với CEO : đó là người giao tiếp quan trọng / hỗ trợ đạo đức / quan trọng cho nhiều đối tượng khác nhau (đảm nhận vai trò phù hợp tùy theo ngữ cảnh). Nhưng vai trò hơi phức tạp hơn thế này.
Nhà tài trợ dự án là người ủng hộ bạn ở cấp độ cao nhất, làm việc với bạn chặt chẽ hơn bất kỳ ai khác trong nhóm quản lý cấp cao. Chúng thể hiện sự tiến bộ của bạn đối với việc quản lý cấp cao và chịu trách nhiệm, với bạn, cho sự thành công hay cách khác của dự án.
Họ có một cái nhìn rộng hơn về những gì đang xảy ra trên toàn tổ chức như một toàn thể và có thể thấy nơi dự án phù hợp với bức tranh lớn hơn. Họ sẽ có thể chỉ đạo dự án để đạt được mục tiêu của mình như được đặt ra bởi quản lý cấp cao và trong bối cảnh định hướng đi lại của tổ chức. Họ có thể sắp xếp các nguồn lực bổ sung để có sẵn và mở các cánh cửa có thể đóng cửa cho bạn với tư cách là người quản lý dự án do thiếu sự thâm niên tương đối của bạn.
Về cơ bản, nhà tài trợ dự án tồn tại để sở hữu cơ hội kinh doanh hoặc cần và đưa nó về phía trước để đảm bảo các vấn đề được giải quyết và các lợi ích được thực hiện trong khi có thể giải quyết các vấn đề ngoài tầm kiểm soát của người quản lý dự án.
Quản lý dự án (Đó là bạn)
Bạn là trung tâm của dự án này.
Bạn cần phải biết mục tiêu là gì, nơi mà điều này phù hợp với bức tranh lớn hơn trong khi đồng thời có một xử lý trên nhiều chi tiết ở mọi giai đoạn.
Bạn là người lập kế hoạch (bao gồm duy trì biểu đồ Gantt ), người tổ chức và người triển khai và người phải có kỹ năng quản lý dự án để đảm bảo mọi thứ, kể cả thành công, được đo lường và báo cáo chính xác.
Bạn cần phải là một thẩm phán khách quan về phần lớn những gì đang diễn ra, trong khi đồng thời là tâm điểm chủ quan của tất cả những gì đang xảy ra.
Khách hàng / Khách hàng dự án
Đây là người chịu trách nhiệm thanh toán cho công việc. Thường thì đây là nhóm chịu trách nhiệm về vấn đề hoặc cơ hội mà dự án đã được thiết lập để xem xét. Họ là những người có nhiều nhất để đạt được từ dự án, do đó nó là ngân sách của họ có nguy cơ.
Các nhà cung cấp
Khi dự án của bạn yêu cầu bộ kỹ năng thích hợp, chúng thường được tìm thấy bên ngoài nhân viên nội bộ của tổ chức bạn. Vật liệu cần thiết cho một dự án cũng thường đến từ bên ngoài tổ chức của bạn - cho dù là giấy chứng khoán, nhựa đường hay máy bay không người lái.
Những kỹ năng hoặc tài liệu bổ sung này thường sẽ rất quan trọng đối với sự thành công của một dự án. Không có chuyên gia chính xác hoặc gạch đến quá muộn (hoặc sớm) có thể có ảnh hưởng bất lợi đến sự thành công của dự án của bạn.
Ban dự án
Các nhóm trên thường tạo thành Hội đồng Dự án. Hội đồng quản trị thường có những người chủ chốt có thể được nhìn thấy để đại diện cho các lợi ích khác nhau trong dự án. Chúng thường được xem trong các nhóm gồm:
- Nhóm nhà cung cấp (xem ở trên)
- Nhóm người dùng (khách hàng, xem ở trên)
Hội đồng quản trị thường được chủ trì bởi nhà tài trợ dự án và là diễn đàn nơi dự án được thúc đẩy tới một kết luận. Người quản lý dự án là một phần của nhóm này và sử dụng nó để giao tiếp với các bên liên quan chính này, báo cáo lại và có hướng dẫn về cách dự án cần phát triển.
Điều phối viên dự án
Các dự án lớn cũng có thể được hưởng lợi từ một điều phối viên dự án để trợ giúp với quản trị viên. Điều này đảm bảo công việc nhàm chán, nhưng quan trọng, được thực hiện. Điều này có thể bao gồm biên bản cuộc họp (có một số mẹo viết phút tại đây, lập hoá đơn hoặc đơn đặt hàng văn phòng phẩm.
Đôi khi, các nhà quản lý dự án có thể bị cám dỗ chỉ để thực hiện các nhiệm vụ này, nhưng các nhiệm vụ này rất đơn giản, nhưng mỗi nhiệm vụ có thể là một sự rút ngắn về thời gian. Bạn nên quản lý dự án, không quản lý quản trị viên - đó là một bộ kỹ năng quan trọng, nhưng người quản lí dự án nên biết khi nào nên ủy nhiệm.