Tổng quan về quy trình xem xét tài liệu
Xem xét tài liệu thường là giai đoạn tốn nhiều lao động và tốn kém nhất của quá trình kiện tụng , quy trình khám phá điện tử và EDRM. Trong giai đoạn này, mỗi trang dữ liệu trong một bộ sưu tập được xem xét và phân tích - tự động thông qua các phương tiện công nghệ và thủ công thông qua luật sư và đại lý - để xác định tài liệu nào phải được giữ lại từ sản xuất cho đến tư vấn đối lập.
Thường thì người đánh giá tài liệu là luật sư hiểu các vấn đề pháp lý và thực tế trong vụ kiện và có thể thực hiện các cuộc gọi phán quyết cần thiết về đặc quyền và phản hồi. Để giảm thiểu chi phí, các nhóm luật sư hợp đồng và / hoặc trợ lý pháp lý thường được sử dụng.
Quá trình xem xét thường bao gồm nhiều giai đoạn. Nhóm pháp lý có thể tiến hành đánh giá lần đầu tiên để phân tích tài liệu về mức độ liên quan và mã hoặc đánh dấu chúng cho vấn đề có liên quan. Nhân viên hỗ trợ kiện tụng sau đó tải dữ liệu được mã hóa vào cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm, cho phép các nhóm kiện tụng dễ dàng xác định vị trí các tài liệu chính ở mọi giai đoạn của quá trình kiện tụng.
Sau khi thông tin được xử lý, nhóm pháp lý tiến hành đánh giá thứ hai, chi tiết hơn để xác định những tài liệu nào cần được khấu trừ khỏi sản xuất. Tài liệu có thể bị giữ lại vì nhiều lý do, bao gồm:
Mức độ liên quan - Thông tin có liên quan đến các vấn đề trong trường hợp không?
Nếu nó không liên quan đến các sự kiện và các vấn đề của yêu sách, vụ kiện hoặc điều tra, nó không cần phải được sản xuất cho các bên đối lập.
Đáp ứng - Thông tin có đáp ứng các yêu cầu khám phá của các bên đối lập hoặc yêu cầu điều tra của các cơ quan quản lý không? Nếu vậy, yêu cầu sản xuất nào là thông tin đáp ứng?
Người đánh giá tài liệu cũng có thể gắn thẻ các tài liệu “nóng” - những tài liệu có chứa thông tin quan trọng về vụ việc và đặc biệt đáp ứng - trong giai đoạn xem xét tài liệu.
Đặc quyền - Thông tin có phải là đặc quyền của luật sư-khách hàng, giáo lý sản phẩm luật sư và / hoặc bất kỳ quy tắc bảo mật và luật bảo mật nào không? Nếu vậy, nó cũng được giữ lại từ sản xuất.
Bảo mật - Nếu tài liệu được bảo mật, nó phải được loại trừ khỏi quá trình sản xuất. Ví dụ: nếu tài liệu thảo luận về bí mật thương mại - chẳng hạn như công thức cho thanh sô cô la của nhà sản xuất kẹo - nhóm pháp lý không bắt buộc phải chuyển giao nó cho các bên đối lập. Người xem xét tài liệu sẽ phân tích tài liệu để xác định xem tài liệu có chứa thông tin bí mật hay không. Nếu có, người đánh giá sẽ xác định liệu một số phần của tài liệu đó có nên được redacted để bảo vệ sản phẩm công việc bí mật của khách hàng hoặc liệu tài liệu có nên được loại trừ hoàn toàn khỏi quá trình sản xuất hay không.
Là một phần của quá trình xem xét tài liệu, nhóm đánh giá có thể xác định các tài liệu cần được chỉnh sửa toàn bộ hoặc một phần hoặc được đánh dấu là bảo mật để bảo vệ nội dung của các tài liệu đó khỏi việc tiết lộ. Nhóm cũng có thể chuẩn bị đặc quyền và / hoặc nhật ký redaction để theo dõi thông tin đó.
Ngoài việc xem xét sự liên quan, phản hồi, đặc quyền và tính bảo mật, nhóm đánh giá cũng có thể phân tích thông tin để liên kết các tài liệu quan trọng với các sự kiện bị cáo buộc hoặc các vấn đề pháp lý quan trọng trong trường hợp này. Người đánh giá tài liệu cũng có thể cố gắng liên kết các tài liệu quan trọng với người chơi chính có thể làm chứng về tài liệu hoặc xác định các thông tin chủ quan khác. Dựa trên việc xem xét và phân tích các tài liệu trong bộ sưu tập, nhóm pháp lý có thể bắt đầu hiểu rõ hơn về các vấn đề thực tế trong trường hợp, xây dựng các lý thuyết pháp lý và xác định các nhân chứng chủ chốt bị trục xuất hoặc được gọi thử.
Thông qua việc chọn lọc, tìm kiếm từ khóa, đánh giá trước đây và các kỹ thuật khác để thu hẹp khối lượng của tập dữ liệu, các tài liệu được nhóm pháp lý xem xét thường chỉ đại diện cho một phần nhỏ của bộ sưu tập gốc.
Để giảm chi phí hơn nữa, ngày càng có nhiều công nghệ tự động hóa quá trình xem xét đang trực tuyến ra thị trường.
Để biết thêm thông tin về việc xem xét tài liệu, hãy khám phá hồ sơ nghề nghiệp của người đánh giá tài liệu này và danh sách các kỹ năng đánh giá tài liệu và đặc điểm tính cách này .