Các ứng dụng hội nghị truyền hình trực tuyến như Zoom, WebEx, Skype và GoToMeeting là những công cụ tuyệt vời cho phép những người làm việc tại nhà hầu như gặp gỡ với cộng tác viên và đồng nghiệp. Nó cho phép ra quyết định trong thời gian thực và xây dựng mối quan hệ cá nhân với đồng nghiệp cùng một lúc. Và tất cả sự hợp tác chuyên nghiệp này giúp cho những người trong chúng ta tìm kiếm sự cân bằng giữa cuộc sống và công việc để tìm ra nó dễ dàng hơn.
Có, những công cụ trực tuyến này thực sự tuyệt vời, trên thực tế, cho đến khi họ không.
Trong khi các cuộc họp với những công cụ này có thể có hiệu quả, cách hiệu quả để mọi người đến với nhau, có một vài câu chuyện cảnh báo. Lấy ví dụ, người phụ nữ đang chăm sóc móng tay của cô ấy trong một cuộc họp ... trong khi không biết rằng cô ấy đang được chiếu trên màn hình cỡ tường tại các địa điểm khác của công ty trên toàn thế giới. Và sau đó có một anh chàng đang làm việc ở nhà và có thể nhìn thấy trong một cuộc họp chỉ từ ngực lên. Anh ấy đang mặc một chiếc áo sơ mi Oxford đẹp. Tuy nhiên, sự vui mừng được đảm bảo khi anh đứng dậy khỏi ghế để lấy một quyển sách. Anh ta chỉ mặc quần đùi dưới Oxford.
Mặc dù có những trò ảo thuật này, các cuộc họp ảo đang diễn ra trong thế giới doanh nghiệp — điều mà những người làm việc ở nhà chúng tôi thực sự đánh giá cao thực sự cảm kích. Tiến bộ công nghệ, cùng với sự sẵn lòng của nhiều công ty hơn để cho phép nhân viên làm việc ít nhất một phần thời gian ở nhà, đã tạo một hội nghị truyền hình trực tuyến một cách có giá trị, có ý thức về chi phí cho công nhân cộng tác.
Nhưng cũng có một cơ sở tối tăm liên quan đến các loại cuộc họp này, điều đó có thể dao động từ sự điên cuồng hết sức để làm nhục nhã đến việc sa thải nhanh chóng từ công ty. Nếu bạn cần tham gia vào các cuộc họp này, đây là một vài điều cần lưu ý.
01 Video và Video Gaffes
Bạn có thể nghĩ rằng điều này không cần phải nói, nhưng nếu bạn đang ở trong một số người, và bạn đang tham gia vào một cuộc họp video với các phòng khác xa xôi của người dân, và bạn đang ở phía trước của nhóm của bạn, do đó, ở trung tâm của máy ảnh bị bắn, nó không phải không phải là thời điểm tốt để làm móng tay. Đừng quên bạn đang ở đâu. Bạn đang ở trong một cuộc họp làm việc. Có một số tôn trọng đối với đồng nghiệp và công ty của bạn.
Một nơi nào đó trên tất cả các ứng dụng hội nghị truyền hình có một cách để tắt âm thanh của bạn để bạn không thể nghe thấy. Trở nên nhận thức sâu sắc về vị trí của nút này và có thể nhấp vào nút đó ở tốc độ ánh sáng.
Một lần trong một cuộc họp cuộc gọi hội nghị video cách đây không lâu, trong đó phó chủ tịch của công ty đang nắm giữ chiến lược này và điều đó, rõ ràng như một tiếng chuông, một người phụ nữ đang gọi điện thoại nói “Anh chàng này không biết @@ ## anh ta đang nói về. Anh ấy là một @ ** # @ %%. ”Với gần 200 người trong cuộc gọi, sự im lặng là sự chia tách tai. Không lâu sau đó, người phụ nữ đó bị tách khỏi công ty. Bài học trong ngày: Nút tắt tiếng là bạn của bạn.
02 vấn đề gia đình
Tất nhiên, một em bé khóc nghe thấy trong một cuộc gọi hội nghị là một vấn đề. Đó là hiển nhiên. Nhưng những gì về người phối ngẫu chửi thề trong nền hoặc trẻ sơ sinh trần truồng streaking thông qua văn phòng của bạn trong một cuộc trò chuyện video. Nếu bạn đang cố gắng để dự án tính chuyên nghiệp trong khi bạn làm việc ở nhà này sẽ làm suy yếu bạn một cách lớn! Đảm bảo rằng gia đình của bạn biết (và tuân thủ) các quy tắc cơ bản tại nhà của bạn.
03 vấn đề thú cưng
Ai không yêu Rover? Những người mà bạn đang tổ chức một hội nghị video, những người phải lắng nghe anh ấy sủa. Cùng đi với Kitty người lăn trên bàn phím như đánh máy của bạn trong trò chuyện!
Trừ khi có một nhóm rất nhỏ trong cuộc họp và bạn cảm thấy bạn đã đạt đến mức độ tin cậy và tin tưởng cao với những người này, không nên đưa Shih tzu của bạn vào bạn trong một cuộc họp làm việc!
Một văn phòng nhà nên luôn luôn có một cánh cửa để bạn có thể đóng cửa vật nuôi và phiền nhiễu tiềm năng khác trong các cuộc họp video và các cuộc họp điện thoại cũ thời trang tốt. Điều này cũng hữu ích nếu cuộc họp của bạn trùng với thời điểm hạnh phúc nhất của con chó trong ngày… sự xuất hiện của người gửi thư.
04 Màn hình chia sẻ Snafus
Nhiều hệ thống hội nghị truyền hình cho phép bạn chia sẻ màn hình của mình với những người khác trong cuộc họp. Điều này cho phép bạn mở bảng tính mà bạn đã làm việc cả tuần và chia sẻ với các thành viên nhóm của bạn để họ có thể thấy (a) bạn thực sự biết bạn đang nói gì khi nói đến dự án này và (b) bạn là người có thành tích cao bởi vì bạn đã nắm vững khả năng chia sẻ màn hình của mình.
Nhưng đừng đi trước chính mình. Nếu bạn có cảm giác trước cuộc họp video mà bạn có thể phải chia sẻ màn hình, hãy nhớ rằng màn hình của bạn sẽ hiển thị với tất cả mọi người trước khi bạn mở bảng tính đó. Ví dụ: nếu bạn bắt đầu chia sẻ màn hình và mọi người, kể cả sếp của bạn, bạn thấy rằng bạn chỉ đang xem chương trình giảm giá trực tuyến mới nhất tại Bed Bath & Beyond hoặc viết thư xin việc mới!
05 Chat Nghi thức
Trò chuyện trực tuyến nhanh và linh hoạt và thú vị. Cái gì có thể đi sai? Vâng ... khi nói đến hội nghị truyền hình, trò chuyện có thể trở thành một lỗ thỏ, một con hẻm kỹ thuật số hút sự chú ý từ cuộc họp thích hợp. Zoom, một giải pháp cuộc họp ảo phổ biến, có chức năng trò chuyện tuyệt vời có thể hữu ích. Các tin nhắn trò chuyện như “Tôi bị mất âm thanh” hoặc “Có liên kết đến bản trình bày không?” Là những câu hỏi hay vì họ có thể cảnh báo với người tổ chức cuộc họp rằng có thể có sự cố kỹ thuật hoặc cần chia sẻ thông tin nhiều hơn rộng rãi.
Nhưng kiểu trò chuyện bên này trong một cuộc họp - đặc biệt là khi có hàng tá người trong cuộc họp — có thể bị phân tâm rất nhanh. Hãy nhớ rằng mọi người đều thấy những cuộc trò chuyện ngoài chủ đề như "Bạn đang làm gì cho bữa trưa hôm nay, tôi đang đói" hoặc "Con chó của bạn là CUTEST!"
06 The Upshot: Sử dụng cảm giác chung của bạn
Như với hầu hết các công nghệ, hội nghị truyền hình trực tuyến là một công cụ tuyệt vời thúc đẩy sự tham gia của doanh nghiệp và cho phép những người làm việc bên ngoài văn phòng truyền thống là những người đóng góp quan trọng cho nhóm làm việc.
Nhưng cũng giống như với hầu hết các công nghệ, người dùng cần một ý thức mạnh mẽ, ý thức chung về những gì và những gì không thích hợp trong các cuộc họp hội nghị truyền hình. Nhiều mặt trăng trước đây, ông chủ đầu tiên của tôi đã có một chút lời khuyên về email : "Nếu bạn không viết tin nhắn của bạn trên một ngôi nhà bưu thiếp cho bạn mẹ, bạn có lẽ không nên gửi nó trong một e-mail." hội nghị truyền hình, loại cảm giác thông thường này vẫn là một lời khuyên rất hay.