1. Tâm trí cách cư xử của bạn
Ngay cả trong một thế giới mà chúng tôi đang gấp rút để hoàn thành công việc nhanh nhất có thể để chuyển sang công việc tiếp theo, hãy dành thời gian sử dụng cách cư xử tốt trong email của bạn.
Đừng bỏ bê để nói "xin" và "cảm ơn".
Khi giải quyết những người bạn không biết rõ hay không, hoặc với người mà bạn chỉ có quan hệ chính thức, hãy giải quyết họ bằng tên và họ của họ, trừ khi họ yêu cầu bạn làm khác. Ví dụ: nói "Dear Mr. White" hoặc "Dear Ms. Gray". Nếu bạn đang trả lời email và người gửi thư gốc đã ký tên với họ của họ, thì bạn có thể yên tâm cho rằng không sao để giải quyết chúng theo cùng một cách.
2. Xem giai điệu của bạn
Giai điệu là cách bạn, với tư cách là một nhà văn, có thể thể hiện thái độ của bạn trong một email. Nó ảnh hưởng đến cách nhận được nó. Bạn thường muốn đảm bảo rằng người nhận được tôn trọng, thân thiện và dễ tiếp cận. Bạn không muốn âm thanh curt hoặc yêu cầu. Đọc lại tin nhắn của bạn nhiều lần trước khi nhấn gửi.
Khi viết cho ai đó mà bạn đã truyền đạt trước đây, hãy bắt đầu bằng cách nói điều gì đó thân thiện như "Tôi hy vọng bạn khỏe mạnh". Trong khi biểu tượng cảm xúc có thể giúp bạn chuyển tải giai điệu dễ dàng hơn, hãy tránh sử dụng chúng trong email chuyên nghiệp trừ khi bạn viết thư cho người mà bạn có mối quan hệ rất thân mật.
Không bao giờ sử dụng chúng khi viết thư cho một chủ nhân tiềm năng.
Nó luôn luôn được coi là nghi thức email nghèo để viết một email hoặc một phần của một trong tất cả các chữ hoa. Nó sẽ làm cho bạn trông giống như bạn đang la hét.
3. Hãy súc tích
Những người bận rộn không có thời gian hoặc độ nghiêng để dành hơn một phút để đọc một email riêng lẻ.
Nếu bạn muốn cho phép người nhận đọc tin nhắn của bạn một cách nhanh chóng, và vẫn hiểu nó, bạn phải giữ nó ngắn gọn.
Tuy nhiên, đừng bỏ qua các chi tiết thích hợp. Hãy chắc chắn rằng thông điệp của bạn truyền đạt rõ ràng lý do của bạn để viết nó ở nơi đầu tiên. Không ai tiết kiệm thời gian nếu bạn cuối cùng có một trở lại và ra trong khi bạn cố gắng giải thích các chi tiết bạn bỏ qua.
4. Tránh sử dụng chữ viết tắt
Mặc dù bạn muốn tiết kiệm thời gian, bạn không nên sử dụng chữ viết tắt nhắn tin trong email chuyên nghiệp của mình. Nếu bạn nhắn tin rất nhiều, như nhiều người làm, bạn có thể quen với việc sử dụng một loại viết tắt để nói chuyện với bạn bè của bạn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng "u", "ur" và "plz" thay vì "bạn", "của bạn" và "vui lòng". Những chữ viết tắt này không có chỗ trong thư từ kinh doanh, trừ khi người nhận là người mà bạn có quan hệ ngẫu nhiên.
5. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp
Đối với các tin nhắn liên quan đến công việc hiện tại của bạn, luôn sử dụng địa chỉ email mà chủ lao động của bạn giao cho bạn. Tuy nhiên, bạn không bao giờ nên sử dụng nó để gửi tin nhắn không liên quan đến công việc của bạn, ví dụ, nếu bạn đang tìm kiếm một thư mới. Sử dụng tài khoản email cá nhân để thay thế.
Ví dụ: nếu bạn không có tài khoản cá nhân, tài khoản mà nhà cung cấp dịch vụ internet của bạn cung cấp khi bạn đăng ký dịch vụ, hãy nhận một tài khoản email miễn phí.
Sử dụng Gmail hoặc dịch vụ khác để thiết lập địa chỉ nghe có vẻ chuyên nghiệp. Không sử dụng bất cứ điều gì ngớ ngẩn hoặc gợi ý. Tên và họ của bạn hoặc tên đầy đủ của bạn là những lựa chọn thích hợp.
6. Đừng quên chính tả và số lượng ngữ pháp
Điều bắt buộc là bạn đọc kỹ email của mình. Đừng bao giờ bỏ qua bước quan trọng này, bất kể bạn bận đến mức nào. Những điều bạn muốn chú ý đến là chính tả chính xác và đúng ngữ pháp. Ngoài việc đánh vần các từ thông dụng một cách chính xác, bạn cũng muốn đánh vần đúng tên của mọi người, kể cả tên của người nhận và tên công ty của họ.
Hãy cẩn thận về việc dựa quá nhiều vào các bộ kiểm tra chính tả. Họ có thể không nhận thấy lỗi chính tả của các từ khi được sử dụng không chính xác. Ví dụ: trình kiểm tra chính tả sẽ không gắn cờ từ "vào" trong câu "Tôi phải đặt câu hỏi cho bạn", mặc dù, trong ngữ cảnh này, nó phải là "hai". Kiểm tra chính tả đôi bạn không chắc chắn bằng cách sử dụng từ điển trực tuyến miễn phí như Merriam-Webster.