Người sử dụng lao động cho rằng những người mà họ thuê biết cách thực hiện một số nhiệm vụ nhất định. Ví dụ, sếp của bạn sẽ mong bạn biết cách viết một email chuyên nghiệp và trả lời điện thoại đúng cách. Những nhiệm vụ này khá đơn giản, nhưng những công việc khác phức tạp hơn một chút - ví dụ như xin lỗi vì một sai lầm. Đó không phải là điều mà mọi người đều biết cách làm. Dưới đây là tám nhiệm vụ, một số đơn giản và một số không, mà tất cả mọi người phải nắm vững:
- Gửi email chuyên nghiệp: Nếu bạn dưới 30 tuổi, rất có thể bạn đã sử dụng email vì bạn đã biết cách viết. Những gì bạn có thể không biết là có một sự khác biệt lớn giữa việc gửi email cho bạn bè của bạn và sử dụng phương tiện này cho thư từ liên quan tới công việc. Khi viết cho bạn bè, bạn có thể viết bằng tất cả các chữ thường, sử dụng tiếng lóng và chữ viết tắt, và thậm chí có thể để lỗi chính tả và ngữ pháp xấu bị trượt. Tương phản với email chuyên nghiệp, nơi những điều tương tự này nằm trong số các "không" mà bạn nên chú ý khi tương ứng với đồng nghiệp, sếp hoặc khách hàng của bạn. Đọc thêm: Mẹo viết Email chuyên nghiệp .
- Viết một bản ghi nhớ hoặc thư kinh doanh: Thật khó để tưởng tượng phải gửi một bản sao giấy của một bản ghi nhớ hoặc thư thay vì một email, nhưng nó có thể xảy ra. Trong trường hợp nó có, bạn nên biết làm thế nào để làm điều đó đúng. Đọc thêm: Định dạng Thư kinh doanh phù hợp.
- Trả lời điện thoại và gọi điện thoại: Bạn đã thực hiện và nhận cuộc gọi điện thoại toàn bộ cuộc sống của bạn. Tất nhiên, bạn biết cách làm nhiệm vụ rất đơn giản này: bạn nhấc điện thoại lên và nói xin chào (hoặc nếu gọi điện thoại, hãy hỏi người mà bạn muốn nói chuyện). Đó là tốt cho các cuộc gọi điện thoại cá nhân nhưng không phải cho các cuộc gọi kinh doanh. Khi bạn trả lời cuộc gọi, hãy luôn tự xác định và nêu tên của bộ phận hoặc công ty của bạn. Cung cấp tên của bạn cho người trả lời điện thoại khi bạn là người gọi và sau đó nói với họ hoặc người bạn đang cố gắng liên lạc. Đọc thêm: Bạn Had Me tại Hello: Tìm hiểu về các nghi thức điện thoại đúng đắn .
- Giới thiệu: Khi bạn gặp một người mới, bạn nên tự giới thiệu mình với họ. Nó cũng là cách cư xử tốt để giới thiệu mọi người với nhau. Trong một tình huống liên quan đến công việc, cách tốt nhất là sử dụng họ và tên. Ví dụ: nói "Xin chào. Tôi là Mary Smith" khi bạn gặp ai đó lần đầu tiên. Bạn cũng có thể làm điều này khi bạn gặp một người bạn đã từng gặp trước đây nhưng có tên bạn không nhớ. Trong trường hợp đó, bạn có thể thêm "Tôi biết chúng tôi đã gặp trước đây nhưng tôi sợ rằng tôi đã quên tên của bạn." Rất có thể họ cũng không nhớ đến bạn! Khi giới thiệu những người khác nói, ví dụ, "John Jones, tôi muốn bạn gặp Peter Smith."
- Lấy Biên bản tại một cuộc họp: Nhiều công việc liên quan đến việc tham dự các cuộc họp, ít nhất là thỉnh thoảng. Thông thường, các hồ sơ được viết, gọi là phút, được lưu giữ trong các cuộc họp này. Tại một số thời điểm, người điều hành cuộc họp có thể yêu cầu bạn thực hiện những phút này. Khi làm như vậy, bạn phải ghi lại tên của những người tham dự có mặt và cẩn thận ghi chép tóm tắt mọi thứ họ thảo luận. Bạn cũng sẽ phải nhập số phút sau cuộc họp. Đọc thêm: Lấy Biên bản cuộc họp .
- Viết một danh sách 'Để làm': Hoặc là thường xuyên hoặc đôi khi, bạn có thể phải sắp xếp nhiều nhiệm vụ. Cách tốt nhất để theo dõi tất cả chúng là giữ một danh sách 'cần làm'. Viết ra tất cả các nhiệm vụ mà bạn chịu trách nhiệm, được ưu tiên trước ngày hết hạn. Cho dù bạn sử dụng ứng dụng điện thoại, phần mềm máy tính hay một mẩu giấy, hãy đảm bảo bạn có thể kiểm tra hoặc bỏ qua các mục khi bạn hoàn thành chúng. Ngoài ra, lưu ý ngày tháng. Không xóa các mục vì bạn muốn có thể theo dõi những mục bạn đã hoàn thành.
- Xin lỗi vì một sai lầm: Để xin lỗi vì một sai lầm, bạn sẽ phải thừa nhận rằng bạn đã phạm sai lầm. Đó là một điều khó làm, nhưng nó là cần thiết. Điều bắt buộc là bạn hành động nhanh chóng — ngay sau khi bạn nhận ra lỗi của mình, hãy nói chuyện với sếp của bạn hoặc bất cứ ai khác nó sẽ có hiệu lực. Cố gắng có một kế hoạch trong tâm trí để sửa lỗi. Đọc thêm: Phải làm gì nếu bạn phạm sai lầm tại nơi làm việc .
- Kêu gọi trong bệnh: Không ai thích bị bệnh nhưng, thậm chí nhiều hơn thế, hầu hết mọi người ghét gọi điện thoại trong bệnh để làm việc. Một thị trường việc làm bấp bênh đã khiến chúng tôi tin rằng sự hiện diện của chúng tôi tại văn phòng (hoặc bất cứ nơi nào nơi làm việc của bạn xảy ra) là điều quan trọng nhất. Mặc dù đúng là bạn không nên dùng những ngày ốm yếu một cách không cần thiết, bạn nên cố gắng tránh lây nhiễm cho đồng nghiệp của mình. Ở nhà nếu bạn có một cái gì đó họ có thể bắt! Đảm bảo tuân thủ các quy trình thông báo của chủ nhân của bạn. Đọc thêm: Gọi trong Sick to Work .