Kỹ năng tiếp tân tập trung vào trong một cuộc phỏng vấn
Nhân viên tiếp tân phải có kỹ năng tổ chức và giao tiếp mạnh mẽ, bao gồm các kỹ năng mềm như dịch vụ khách hàng, đa nhiệm và khả năng thực hiện các cuộc gọi phán đoán nhanh.
Do những tiến bộ công nghệ ngày càng tăng tại nơi làm việc, nhân viên lễ tân cũng phải có kỹ năng kỹ thuật nhất định. Bạn nên có kinh nghiệm sử dụng hệ thống điện thoại và máy văn phòng như máy in, máy photocopy, máy quét và máy fax (có, vẫn), ngoài các ứng dụng máy tính như MS Office và phần mềm theo ngành cụ thể.
Câu hỏi phỏng vấn của nhân viên tiếp tân
Xem lại danh sách các câu hỏi thường gặp cho nhân viên lễ tân.
1. Bạn biết gì về công ty này và các dịch vụ của chúng tôi?
Làm quen với nhà tuyển dụng tiềm năng của bạn thể hiện sự tôn trọng và quan tâm đến phía bạn. Làm bài tập ở nhà của bạn trước khi phỏng vấn.
2. Điều gì thúc đẩy bạn làm công việc tiếp nhận và hành chính?
Đây có thể là một câu hỏi văn hóa hoặc tập trung vào nhân vật. Làm cho câu trả lời của bạn khéo léo, nhưng trung thực.
3. Bạn làm gì để theo kịp môi trường làm việc có nhịp độ nhanh?
Người phỏng vấn của bạn muốn chắc chắn rằng bạn có thể theo kịp. Làm thế nào bạn làm điều đó có khả năng không liên quan, nhưng bạn nên có một câu trả lời rõ ràng và tự tin đã sẵn sàng.
4. Bạn giữ lịch trình hàng ngày của mình như thế nào?
Tương tự như vậy, cách bạn tổ chức ngày của bạn không thực sự là điểm, vấn đề là để chứng minh rằng bạn được tổ chức tốt và sẽ hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của bạn một cách có thẩm quyền và kịp thời.
5. Bạn sử dụng chương trình hệ thống nhắn tin và lịch nào?
Người phỏng vấn của bạn có thể muốn biết liệu bạn có quen thuộc với hệ thống của nhà tuyển dụng tiềm năng hay không, nhưng điểm của câu hỏi cũng có thể là để đánh giá kiến thức của bạn về lĩnh vực của bạn. Nếu bạn đã quen thuộc với một số chương trình khác nhau và có thể giải thích một cách thông minh các sở thích của mình, bạn sẽ chứng minh kiến thức chuyên môn rộng và hiểu biết sâu sắc về lĩnh vực của mình. Bạn cũng có thể được hỏi về các khía cạnh kỹ thuật khác của công việc tiếp tân, hoặc nói chung về máy tính của bạn nói chung.
6. Nhân viên tiếp tân đóng vai trò gì trong ấn tượng đầu tiên của khách hàng về một tổ chức?
Người phỏng vấn của bạn cần phải chắc chắn rằng bạn hiểu vị trí bạn đang áp dụng, nhưng câu hỏi này cũng có thể là văn hóa, chạm vào triết lý công việc của bạn.
7. Làm thế nào bạn thêm giá trị cho công ty cuối cùng của bạn?
Hãy tiếp tục và nói về những lợi ích vô hình - nếu mọi người nói bạn làm sáng bầu không khí văn phòng, hãy nói như vậy. Nhưng nếu có thể, cũng được trang bị các con số. Bạn đã tiết kiệm tiền của chủ nhân của bạn? Tăng doanh thu? Nếu vậy, bao nhiêu tiền đã được tham gia?
8. Cho tôi biết về một thời gian bạn phải đối phó với một khách hàng tức giận hoặc khách, hoặc trên điện thoại hoặc trong người. Bạn đã xử lí tình huống đó như thế nào?
Đây là một trong nhiều câu hỏi mà bạn có thể được hỏi về cách bạn xử lý các điều kiện căng thẳng và khó khăn. Bạn cũng có thể được hỏi làm thế nào bạn trả lời cho hoạt động tội phạm hoặc phi đạo đức. Hãy thành thật. Đừng phóng đại và cũng không bán mình ngắn.
9. Bạn có sẵn lòng làm thêm giờ không?
Nếu bạn không sẵn lòng làm thêm giờ, hãy nói như vậy. Nếu bạn sẵn sàng làm việc thêm giờ nhưng chỉ trong giới hạn nhất định, hãy nói điều đó là tốt. Có, có những công ty không làm thêm giờ sẽ làm bạn tốn công, nhưng cam kết bạn không thể giữ hoặc hy sinh phúc lợi của bạn hoặc của gia đình bạn cho công việc của bạn không phải là một lựa chọn chấp nhận được. Bạn cần một công việc phù hợp với tính khả dụng của bạn.
10. Bạn đã từng làm nhân viên lễ tân chưa?
11. Có bao nhiêu nhân viên làm việc trong văn phòng cuối cùng của bạn?
12. Có bao nhiêu người trung bình bạn tương tác hàng ngày ở công việc cuối cùng của bạn?
13. Mô tả các nhiệm vụ trước đây của bạn như là một trợ lý hành chính, thư ký, hoặc nhân viên tiếp tân.
14. Bạn có cần xử lý các nhiệm vụ nhạy cảm hoặc bí mật trong quá khứ không? Bạn có thoải mái xử lý các tác vụ này không?
15. Làm thế nào để bạn ưu tiên các cuộc gọi, khách hàng, giao hàng và các vấn đề khác phải được giải quyết ngay lập tức?
16. Bạn giữ lịch trình hàng ngày của mình như thế nào?
17. Cho tôi biết về thời gian bạn phải làm việc đa nhiệm.
18. Kỹ năng máy tính của bạn mạnh đến mức nào?
19. Bạn đã kiếm được những khoản đóng góp nào bằng cách tăng doanh thu, giảm chi phí và tiết kiệm thời gian?
20. Tốc độ đánh máy của bạn là bao nhiêu, và mức độ lỗi trung bình của bạn là bao nhiêu?
21. Cho tôi biết về trải nghiệm dịch vụ khách hàng của bạn.
22. Bạn đã làm theo loại giao thức bảo mật nào trong công việc cuối cùng của mình?
23. Thủ tục chấp nhận giao hàng là gì? Gói cá nhân?
24. Cho tôi biết về thời gian bạn bị áp lực chia sẻ thông tin bí mật hoặc riêng tư.
25. Hãy nói cho tôi biết về thời gian mà bạn đã đi xa hơn và vượt ra ngoài ở một công việc trước đó.
Cách tạo ấn tượng tốt nhất
Một vị trí tiếp tân có thể được coi là cấp độ nhập cảnh, nhưng nó cũng có thể là bước đầu tiên lên bậc thang của công ty. Một nhà tuyển dụng tiềm năng sẽ được rút ra cho một người tự tin, tự tin. Thường thì bạn sẽ là người đầu tiên mà bệnh nhân hoặc bệnh nhân của họ sẽ gặp khi đi vào văn phòng lần đầu tiên.
Hãy chắc chắn ấn tượng đầu tiên của bạn là tốt nhất có thể. Đây là cách chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn .
Cùng với một bản lý lịch nổi bật, hãy dành thời gian để ăn mặc khi bạn phỏng vấn. Nếu bạn nhận được công việc, bạn sẽ là người tiền tuyến và điều quan trọng là phải cho người sử dụng thấy hình ảnh chuyên nghiệp của bạn.
Nếu bạn không chắc chắn về những gì để mặc cho cuộc phỏng vấn của bạn, hãy kiểm tra những lời khuyên về cách ăn mặc cho một cuộc phỏng vấn .
Nếu cả bản lý lịch của bạn và trang phục chuyên nghiệp của bạn đều đúng, và bạn sẵn sàng trả lời các câu hỏi có khả năng, bạn sẽ thành công trong việc đạt được vị trí bạn đang phỏng vấn.