Khi đa nhiệm làm cho bạn kém hiệu quả, hãy thử điều này
Tôi đã từng yêu thích đa nhiệm.
Tôi nghĩ nó sẽ khiến tôi trở nên năng suất hơn và làm cho tôi trông siêu nhân, làm một chút về điều này và một chút trong số đó cùng một lúc, nhưng kết quả đã được chứng minh bằng cách khác: Tôi chưa bao giờ làm bất cứ điều gì vào cuối ngày và thường thất vọng.
Nghiên cứu của Đại học Stanford cũng chứng minh tôi sai. Forbes mang một câu chuyện về một nghiên cứu của Đại học London cho thấy không chỉ đa nhiệm làm cho bạn kém hiệu quả hơn, nó thậm chí còn khiến bạn câm!
Sau đó, tôi chạy vào phương pháp GTD. Nghe có vẻ tuyệt vời và tôi đã đưa ra một phiên bản đơn giản của nó để giúp tôi làm việc hiệu quả hơn và hạnh phúc hơn trong công việc.
Đây là cách tôi làm điều đó.
01 1. Hãy suy nghĩ
Nó có thể là bất cứ điều gì từ việc ký hợp đồng kinh doanh để tổ chức một chiến dịch từ thiện. Hoặc, nó có thể là một chuyến đi của nhân viên công ty, như trong trường hợp của tôi.
Tôi biết chính xác những gì tôi muốn đạt được, vì vậy đây là điểm đến của tôi. Không cần phải lo lắng về việc làm thế nào để đến đó bởi vì tôi biết tôi sẽ điền vào các chi tiết sau.
02 2. Làm rỗng
Giống như David Allen đã nói, tâm trí của bạn là có ý tưởng, không giữ chúng.
Bây giờ bạn đã thực hiện phần dễ nhất, hãy chuyển sang bước tiếp theo: lấy tất cả suy nghĩ của bạn ra khỏi đầu.
Tôi biết hầu hết nhân viên của chúng tôi muốn đến thăm Nhật Bản, mang theo gia đình và bạn bè của họ, xem lá phong tuyệt đẹp vào mùa thu, thử Sanuki udon nổi tiếng, v.v. và tôi biết tôi phải tìm một cơ quan du lịch hợp lý để giúp tôi.
Bạn có thể sử dụng bút hoặc sổ ghi chép để viết các ý tưởng xuống hoặc nhập chúng vào TextEdit, Notepad hoặc Google Documents. Hoặc làm những gì tôi đã làm, sử dụng một trang web ghi chú đơn giản và ứng dụng di động như Evernote.
Điều tuyệt vời về ứng dụng miễn phí này là bất cứ khi nào một ý nghĩ đến với bạn, bạn có thể thêm nó vào ghi chú của bạn ngay lập tức vì nó có sẵn trên tất cả các thiết bị của bạn. Bằng cách đó, bạn ít có khả năng bỏ lỡ một chi tiết quan trọng, chẳng hạn như (trên dự án của tôi) kiểm tra xem có nhân viên nào ăn chay hay dị ứng không.
03 3. Phá vỡ nó
Tiếp theo, đưa ý tưởng của bạn vào nơi chúng thuộc về các danh mục thích hợp và chia chúng thành các mục có thể thao tác.
Di chuyển ra khỏi lưu ý lấy nhiệm vụ cho một cái gì đó sẽ giúp bạn làm điều này. Các công cụ quản lý tác vụ, đặc biệt là các công cụ có số lượng và mức nhiệm vụ không giới hạn như Quire, sẽ hữu ích ngay bây giờ.
Nhìn vào các ghi chú của tôi, cả hai đều lộn xộn và xấu xí, tôi đã tạo một danh sách các nhiệm vụ như 'Hành trình' với các công việc con (hoặc trẻ em) bao gồm 'Những địa điểm nào ghé thăm', 'Nhà hàng nào ăn tại' và 'Cửa hàng gì tại 'trong một dự án mà tôi gọi là' Chuyến đi nhân viên 2015 '.
Trong khi bạn đang ở đó, bạn có thể thêm các chi tiết cụ thể như ngày đến hạn và thẻ cho các tác vụ của bạn như 'Khẩn cấp' hoặc 'Sau'. Điều này chỉ giúp nhắc nhở bạn những gì nên được thực hiện đầu tiên. Bạn cũng có thể sắp xếp lại chúng bất kỳ lúc nào nếu ưu tiên của chúng thay đổi.
04 4. Do It
Cuối cùng, đó là thời gian để có được xuống cụ thể.
Đây có lẽ là bước tốn nhiều thời gian nhất, nơi bạn sẽ cần thảo luận, giúp đỡ bên ngoài và hoàn thành từng công việc trước khi đến điểm đến - trong trường hợp của tôi, Sân bay Narita, trong trường hợp bạn đóng cửa bất kỳ dự án nào bạn đang làm việc .
Ví dụ, vài tháng trước khi chúng tôi hạ cánh xuống sân bay Narita, trước tiên chúng tôi phải thảo luận về hành trình giữa chúng tôi. Tôi đã phá vỡ điều này trong Bước 3 và sau đó tôi đã phải tìm kiếm để tìm các đại lý du lịch hàng đầu, có một cuộc thảo luận một lần nữa về một trong những làm việc với, liên hệ với cơ quan và như vậy.
May mắn thay, tôi có thể phóng to một tác vụ cụ thể hoặc lọc theo ngày và thẻ đến hạn để tập trung sử dụng các công cụ quản lý tác vụ của tôi, vì vậy tôi không cảm thấy bị áp lực hoặc bị áp đảo.
Vì vậy, ở đây tôi, kết thúc bài viết này với truyền hình của tôi tắt, iTunes đóng cửa, và miệng tôi đóng cửa, trong khi cảm thấy tốt và tự hào về bản thân mình. Bạn có thể là quá.