Vai trò quan trọng nhất của một Điều lệ dự án là đặt ra chính xác những gì dự án sẽ đạt được. Hãy xem những gì trong tài liệu dự án thiết yếu này.
Điều gì đi vào một điều lệ dự án?
Phần đầu tiên của một Điều lệ dự án sẽ đánh vần tên của dự án, tên của người bảo lãnh và người quản lý dự án và ngày tài liệu được chuẩn bị.
Sau đó, bạn nhận được vào thịt của tài liệu.
Các phần chính của Điều lệ dự án như sau.
Mục đích của dự án: Điều này giải thích tại sao dự án lại được mong muốn. Bạn có thể tham khảo một trường hợp kinh doanh hoặc hợp đồng đang lái xe dự án này hoặc chỉ đơn giản là chính tả lý do tại sao điều quan trọng là phải làm công việc này.
Mô tả dự án: Giải thích trong phần này dự án sẽ đạt được những gì. Bạn nên bao gồm chi tiết về các mục sẽ được xây dựng hoặc các dịch vụ sẽ được phân phối.
Ngân sách: Tại thời điểm này, bạn có thể không có tất cả chi tiết về các tác vụ của dự án, do đó bạn không thể đặt ngân sách dự án đầy đủ và chi tiết lại với nhau. Lưu ý xuống bất kỳ ràng buộc ngân sách hoặc phạm vi chi tiêu ban đầu cao cấp mà bạn mong đợi.
Rủi ro: Tất cả các dự án đều có rủi ro. Phần này của Điều lệ dự án tạo thành phiên bản đầu tiên của nhật ký rủi ro dự án của bạn. Ghi lại bất kỳ rủi ro nào bạn biết vào thời điểm này để nhóm quản lý có thể thấy những gì có thể ảnh hưởng đến dự án trong tương lai.
Các mốc quan trọng: Nếu bạn biết các mốc cao cấp, hãy đưa chúng vào Điều lệ dự án trong phần này. Bạn có thể chuyển chúng vào biểu đồ Gantt của bạn sau này khi bạn đặt cùng một kế hoạch chi tiết hơn. Tại thời điểm này, bạn chỉ đang tìm kiếm các ngày chết hoặc bất cứ điều gì được quy định trong hợp đồng mà bạn đang làm việc.
Mục tiêu dự án: Đây là một phần thực sự quan trọng nhưng khó có thể kết hợp với nhau. Bạn đang cố gắng trả lời câu hỏi: "Làm thế nào chúng ta biết khi nào chúng ta đã hoàn thành?" Hãy viết ra những gì bạn mong đợi dự án sẽ phân phối và cách bạn sẽ biết nếu bạn đã đến đó. Ví dụ, trong một dự án để khởi động một hệ thống ghi âm thời gian cho tất cả các phòng ban, mục tiêu có thể là: “Tất cả các đội sẽ sử dụng hệ thống timesheet vào cuối năm nay.” Cũng cần lưu ý ai sẽ chịu trách nhiệm đồng ý rằng bạn đã đạt được mục tiêu này. Điều này tránh được bất kỳ vấn đề nào ở cuối dự án, nơi đột nhiên không có ai chuẩn bị ký tên vào công việc hoàn thành.
Cấp quản lý dự án: Trừ khi nó thực sự rõ ràng và được ghi lại ở một nơi khác, nó có giá trị bao gồm một phần trong Hiến chương về những gì bạn có thể làm mà không nhận được thêm dấu hiệu từ một người cao cấp hơn. Điều này thường liên quan đến các mức dung sai đã được thiết lập trên ngân sách và thời gian và sẽ được thể hiện như sau: “Quản lý dự án có khả năng chịu 10% ngân sách và dung sai 5% theo lịch. Bất kỳ độ lệch nào vượt quá giới hạn được phê duyệt này phải được nhà tài trợ ký tên. ”Bạn có thể mở rộng phần này để xác định những gì, nếu có, thẩm quyền của người quản lý dự án về tuyển dụng và sa thải nhân viên từ nhóm dự án .
Phê duyệt Điều lệ dự án
Phần cuối cùng của Điều lệ dự án là phần phê duyệt. Người quản lý dự án và nhà tài trợ dự án (hoặc người khởi xướng công việc, nếu một nhà tài trợ dài hạn chưa được chỉ định) nên ký tên và đề ngày vào tài liệu. Ngày nay, đó có thể là qua email để giữ một bản sao của ủy quyền email trong các tệp dự án của bạn trong trường hợp bạn cần tham khảo lại.