Chúng tôi sẽ xem xét năm điều bạn cần làm để tạo ngân sách dự án cơ bản.
Sử dụng danh sách tác vụ của bạn
Đầu tiên, lấy danh sách nhiệm vụ dự án của bạn. Bạn cũng có thể có cấu trúc phân tích công việc và nếu bạn có cấu trúc phân tích công việc, tốt nhất bạn nên sử dụng cấu trúc đó. Nhưng một danh sách nhiệm vụ sẽ làm miễn là nó bao quát toàn diện mọi thứ mà bạn cần làm trong dự án.
Nếu bạn không có danh sách công việc, đã đến lúc tạo danh sách công việc. Viết ra mọi thứ bạn phải làm, và những thứ bạn phải xây dựng, hoàn thành hoặc hoàn thành trước khi dự án có thể hoàn thành. Nó không phải theo bất kỳ thứ tự cụ thể nào, nhưng nó cần phải bao gồm mọi thứ.
Cuối cùng trong bước này, hãy suy nghĩ về các ý tưởng với nhóm dự án của bạn, vì chắc chắn bạn đã quên điều gì đó. Nhiều người đứng đầu tốt hơn một người!
Ước tính từng thành phần
Bây giờ đi qua danh sách của bạn và làm việc ra giá của mỗi mục. Ví dụ: một công việc cho biết 'thiết lập cuộc họp để thảo luận yêu cầu' có thể bao gồm tìm nguồn cung ứng và thuê, phòng họp hoặc mua bất kỳ tài nguyên nào bạn cần như máy chiếu hoặc bút lật.
Có một chi phí liên quan đến điều đó, do đó, có được báo giá cho thuê phòng của bạn và các thiết bị khác và lưu ý nó xuống.
Làm điều này cho tất cả mọi thứ trong danh sách nhiệm vụ, vì vậy bạn kết thúc với một mức giá chống lại tất cả các mục. Một số nhiệm vụ của dự án có thể không có giá đính kèm, và điều đó là ổn.
Thêm ước tính cùng nhau
Tiếp theo cộng tất cả các ước tính của bạn.
Cách đơn giản nhất để thực hiện việc này là bạn tạo danh sách các mục trong bảng tính, thêm chi phí vào cột tiếp theo và sau đó tổng cột ở dưới cùng. Hãy để bảng tính làm toán cho bạn! Nó trở thành bảng tính ngân sách của bạn.
Bạn nên nhóm chi phí của mình thành các danh mục, vì vậy, bạn có thể dễ dàng thấy phần lớn số tiền đang đi. Sử dụng các danh mục như 'Bắt đầu dự án', 'Cơ sở hạ tầng' hoặc 'Đào tạo' - chọn các nhóm có ý nghĩa gì đó trong ngữ cảnh của dự án.
Thêm dự phòng và thuế
Sẽ thật tuyệt vời nếu bạn có một quả cầu pha lê và có thể dự đoán những chi phí này với độ chính xác 100% nhưng có thể bạn không cảm thấy tự tin vào khả năng của mình để làm điều đó! Đó là nơi dự phòng đến. Đây là một quỹ tiền dựa trên mức độ tự tin mà bạn cảm thấy rằng bạn đã có được ước tính đúng. Nó không liên quan đến bất kỳ nhiệm vụ cụ thể nào. Đó là một "nồi khẩn cấp" tổng thể trong trường hợp bạn có một cái gì đó sai hoặc để lại một cái gì đó ra do nhầm lẫn.
Nếu bạn không biết bao nhiêu dự phòng để thêm, hãy chiếm 10% tổng số bạn đã tạo trong Bước 3. Đó là một điều không khoa học mà nhiều người quản lý dự án sử dụng và cung cấp cho bạn một chút đệm trong ngân sách của bạn trong trường hợp bạn cần nó.
Thêm một dòng trên bảng tính ngân sách của bạn ở cuối có nội dung 'Dự phòng' và chỉ định phần trăm bạn đã sử dụng.
Đừng quên thêm vào bất kỳ thuế bán hàng hoặc các loại thuế khác chưa được bao gồm một cách rõ ràng trong các ước tính chi tiết đơn hàng riêng lẻ của bạn.
Thêm tất cả, và đó là số tiền ngân sách cuối cùng của bạn.
Nhận được sự chấp thuận
Điều cuối cùng cần làm là để người quản lý hoặc nhà tài trợ dự án của bạn phê duyệt ngân sách của bạn. Nói chuyện với họ về cách bạn đặt nó lại với nhau và những yếu tố tạo nên ngân sách tổng thể của bạn.
Đó là nó! Ngân sách dự án là một kỹ năng quản lý dự án cơ bản và hướng dẫn này sẽ giúp bạn bắt đầu tạo ngân sách dự án.