Tạo một đăng ký rủi ro dự án mà mọi người đều có thể dễ dàng sử dụng
Bạn có thường xuyên thấy một thanh ghi rủi ro yếu ớt trong hệ thống nộp đơn không? Chúng được tạo ra khi bắt đầu một dự án sau đó chúng bị lãng quên, nhanh chóng trở nên lỗi thời.
Chúng ta đều biết rằng quản lý rủi ro tốt đòi hỏi phải thường xuyên xác định các rủi ro mới, cũng như xem xét các rủi ro hiện có và các hoạt động giảm thiểu kế hoạch. Vậy làm thế nào chúng ta có thể làm điều này nhiều khả năng xảy ra?
01 Thiết kế đăng ký rủi ro tốt
Một cách để khuyến khích tham gia quản lý rủi ro là có thiết kế đăng ký rủi ro tốt. Một thanh ghi được thiết kế tốt sẽ nhanh chóng truyền đạt mức độ rủi ro tổng thể trong dự án cho bạn và các thành viên nhóm dự án khác.
Nó sẽ cho phép người dùng dễ dàng truy cập chi tiết hơn về các rủi ro cá nhân khi điều này là bắt buộc. Điều này, đến lượt nó, sẽ kích thích mọi người suy nghĩ về rủi ro - phát hiện ra những rủi ro mới khi họ phát sinh và theo dõi và hành động để giảm thiểu rủi ro hiện tại.
02 Bao gồm các trường phải
Tối thiểu, đăng ký rủi ro của bạn nên bao gồm:
- Số nhận dạng duy nhất cho từng rủi ro
- Một mô tả về rủi ro, bao gồm nguyên nhân, sự kiện rủi ro và tác động, chẳng hạn như "Do mưa lớn, có một mối đe dọa của lũ lụt trên ruộng sẽ làm hỏng các loại cây trồng."
- Hành động phản hồi rủi ro
- Chủ sở hữu rủi ro
03 Biện pháp bổ sung
Bạn có thể muốn bao gồm các số đo định lượng về xác suất, tác động và rủi ro tổng thể, và các giá trị còn lại sau giảm nhẹ cho các dự án rủi ro hơn.
Số và các trường được tính toán tự động có thể hữu ích nếu bạn đang sử dụng kỹ thuật đánh giá rủi ro như phương pháp Monte Carlo hoặc giá trị tiền tệ dự kiến. Các trường hữu ích khác bao gồm ngày khóa, danh mục rủi ro, danh mục phản hồi rủi ro, mức độ lân cận, chi phí giảm thiểu và trạng thái.
Không có giới hạn về số lượng trường bạn có thể đưa vào, nhưng chỉ có các trường khóa sẽ được hiển thị trong chế độ xem danh sách của tất cả các rủi ro. Nếu không, chế độ xem danh sách có thể bị tràn ngập với quá nhiều chi tiết. Lý tưởng nhất, người xem được đưa đến xem chi tiết trong đó cho thấy tất cả các lĩnh vực cho rằng nguy cơ cụ thể khi họ bấm vào mục nguy cơ trong danh sách xem.
04 Tùy chọn khác
Bạn cũng có thể muốn tạo cơ sở dữ liệu đăng ký rủi ro cho từng dự án để bạn không bị giới hạn trong một nhóm trường chuẩn. Mặc dù một bảng tính có thể giúp bạn theo dõi các dự án của bạn, đặc biệt là các dự án nhỏ hơn, một cơ sở dữ liệu thực tế có thể tốt hơn, chẳng hạn như những dự án bạn có thể tạo trong Kahootz hoặc Podio. Chúng giúp dễ dàng thêm tài liệu và số lượng văn bản lớn khi cần thiết.
05 Đèn giao thông
Thật khó để đánh bại hệ thống đèn giao thông cho tác động trực quan. Người dùng trực giác biết rằng màu đỏ có nghĩa là nguy cơ cao, màu hổ phách đó có nghĩa là rủi ro trung bình và màu xanh lá cây có rủi ro thấp. Điều này cung cấp tín hiệu trực quan nhanh cho người đọc để hỗ trợ sự hiểu biết của họ.
06 Tính năng bảo mật
Bạn có thể muốn khuyến khích sự tham gia bằng cách cho phép tất cả các thành viên của nhóm dự án và có lẽ một số bên liên quan để xem sổ đăng ký rủi ro. Tuy nhiên, bạn nên đặt quyền truy cập của người dùng cho đăng ký của mình, do đó, chỉ một số vai trò dự án nhất định, chẳng hạn như Người quản lý dự án , Hỗ trợ dự án hoặc Chủ sở hữu rủi ro, có thể chỉnh sửa nó. Bạn có thể tạo một đường mòn kiểm toán của những người đã thay đổi những gì và khi nào.
07 Tóm tắt hồ sơ rủi ro
Các thành viên nhóm dự án cao cấp và các bên liên quan như hội đồng quản trị dự án và quản lý công ty / chương trình có thể không có thời gian để xem xét danh sách mọi rủi ro. Đối với họ, một hồ sơ rủi ro tóm tắt đưa ra một hình ảnh về rủi ro tổng hợp do dự án trình bày trong nháy mắt. Nó minh họa số lượng rủi ro ở mỗi xác suất và mức độ tác động.
08 Tất cả về truyền thông
Hãy nhớ rằng nó không chỉ là về việc liệt kê các rủi ro và các hành động giảm thiểu khi bạn thiết kế một thanh ghi rủi ro dự án. Mục đích là để giao tiếp và thu hút các đồng nghiệp của bạn trong quản lý rủi ro. Thiết kế của bạn nên phản ánh mục tiêu này với các chế độ xem khác nhau cho các đối tượng khác nhau. Một thanh ghi rủi ro được thiết kế tốt có thể cải thiện quản lý rủi ro trong dự án của bạn theo cách này.