Lưu giữ hồ sơ bằng văn bản của một cuộc họp hoặc hội nghị nơi làm việc
Dưới đây là một số gợi ý để giúp bạn xử lý công việc này với sự khéo léo. Tìm hiểu những việc cần làm trước, trong và sau cuộc họp.
Trước cuộc họp
- Chọn công cụ ghi âm của bạn: Điều đầu tiên bạn phải làm là quyết định cách bạn sẽ ghi chú. Bạn sẽ đi học cũ và sử dụng bút và giấy hoặc bạn sẽ đi công nghệ cao và sử dụng máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh. Kiểm tra với sếp của bạn để xem liệu họ có thích bạn sử dụng một phương pháp cụ thể hay không. Nó là không thể nhưng có thể.
- Hãy chắc chắn rằng công cụ của bạn lựa chọn là để làm việc và có một bản sao lưu chỉ trong trường hợp bản gốc của bạn không thành công. Ví dụ, nếu bạn mang theo một chiếc máy tính xách tay, hãy dùng bút và giấy. Bạn không muốn phải dừng cuộc họp trong khi tìm kiếm nội dung nào đó để viết nếu máy tính của bạn gặp sự cố.
- Đọc chương trình họp trước khi cuộc họp bắt đầu. Nó sẽ cho phép bạn xây dựng một phác thảo cho phút của bạn. Để lại một số không gian bên dưới mỗi mục trên đó và viết ghi chú của bạn ở đó. Làm điều này sẽ làm cho công việc của bạn dễ dàng hơn một chút, miễn là người điều hành cuộc họp dính vào chương trình nghị sự.
Trong suốt cuộc họp
- Vượt qua một tờ tham dự và chắc chắn rằng tất cả mọi người đăng nhập. Bạn sẽ cần phải bao gồm một danh sách của tất cả những người tham dự trong các biên bản họp chính thức.
- Hãy chắc chắn rằng bạn biết ai là ai. Bằng cách đó bạn sẽ có thể xác định ai đang nói và ghi lại chính xác thông tin đó.
- Lưu ý thời gian cuộc họp bắt đầu.
- Đừng cố viết ra từng nhận xét. Chỉ có thể bao gồm những ý tưởng chính. Hãy rất cẩn thận không để lại các vật phẩm mà bạn không đồng ý. Thành kiến của bạn không ảnh hưởng đến bạn. Hãy nhớ rằng đây là một tài khoản chính thức và không phải là ý kiến của bạn về những gì đã xảy ra!
- Viết ra tất cả các chuyển động, người đã tạo ra chúng và kết quả bình chọn, nếu có; bạn không cần viết ra ai đã chuyển động. Tất nhiên, các quy tắc của tổ chức của bạn có thể khác nhau để xác minh chúng trước tiên.
- Nếu phiếu bầu trên bất kỳ chuyển động hoặc thảo luận nào được hoãn lại cho đến cuộc họp tiếp theo, hãy ghi lại điều đó.
- Ghi lại thời gian kết thúc cuộc họp.
Sau cuộc họp
- Nhập số phút càng sớm càng tốt sau cuộc họp trong khi mọi thứ vẫn còn mới trong tâm trí bạn. Nếu bạn tìm thấy lỗi trong ghi chú của mình hoặc nếu bạn có câu hỏi, bạn có thể xóa nó nhanh chóng bằng cách nói chuyện với những người tham dự khác.
- Trên bản sao cuối cùng của các phút, Bao gồm tên của tổ chức, chức danh của ủy ban, loại cuộc họp (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm, hoặc đặc biệt), và mục đích của nó.
- Cho thời gian nó bắt đầu và kết thúc.
- Cung cấp danh sách người tham dự và ghi chú về người điều hành cuộc họp. Bạn cũng có thể chỉ ra ở đây rằng bạn đã dành vài phút. Bao gồm tên của bạn trong danh sách người tham gia và, trong ngoặc đơn sau tên của bạn, nói rằng bạn đã dành vài phút. Ngoài ra, ở cuối tài liệu, bạn có thể đăng xuất bằng cách viết "Được gửi tương ứng theo", theo sau là tên của bạn.
- Đọc kỹ những phút trước khi bạn gửi chúng. Hỏi một người khác đã tham dự để xem xét chúng là tốt. Người đó sẽ có thể cho bạn biết nếu bạn vô tình để lại một cái gì đó.
- Gửi cho người đã điều hành cuộc họp trừ khi được hướng dẫn làm cách khác.