hoặc một người nghèo. Dưới đây là một số mẹo bạn nên làm theo khi sử dụng điện thoại tại nơi làm việc:
- Swallow First
Nói cách khác, miệng của bạn sẽ bị bỏ trống khi thực hiện cuộc gọi hoặc trả lời điện thoại. Bạn muốn có thể nói rõ ràng và điều đó là không thể nếu bạn đang nhai hoặc nuốt. - Tên và xếp hạng
Khi bạn nhận được một cuộc gọi tại nơi làm việc, bạn nên xác định chính mình và công ty và bộ phận của bạn nếu có. Nếu người gọi đã được chuyển giao cho bạn từ dòng chính của công ty, bạn có thể chỉ nêu tên và bộ phận của bạn. Người đầu tiên trả lời cuộc gọi có nhiều khả năng đã cung cấp tên công ty. Khi bạn là người gọi, hãy xác định chính mình theo cách tương tự trước khi yêu cầu người bạn đang cố gắng tiếp cận. - Cách cư xử thực sự làm cho vấn đề
Luôn lịch sự bất kể ai ở đầu bên kia của dòng. Cho dù bạn đang nói chuyện với một nhân viên tiếp tân hoặc chủ tịch công ty không bao giờ quên nói xin vui lòng và cảm ơn bạn. Ngoài thực tế là mọi người xứng đáng được tôn trọng , người trả lời cuộc gọi của bạn có thể đảm bảo rằng cuộc gọi đó được giải quyết một cách thích hợp.
- Tập trung: Mặc dù tất cả chúng ta đều thích đa nhiệm (hoặc cố gắng) không chăm sóc cho những thứ khác trong khi bạn đang thực hiện cuộc gọi. Bạn nên cung cấp cho người bạn đang nói chuyện với sự chú ý không phân chia của bạn. Email, phương tiện truyền thông xã hội và trò chơi của bạn có thể đợi.
- Hiện đang chờ
Trước hết, bạn nên tránh tất cả các cuộc hội thoại khác trong khi đang sử dụng điện thoại. Thực tế đôi khi bị cản trở. Bạn có thể phải nói chuyện với ai đó vào văn phòng hoặc phòng làm việc của bạn hoặc nhận một cuộc gọi khác. Xin lỗi và sau đó giới hạn cuộc trò chuyện khác của bạn chỉ trong vài giây. Đừng để ai đó chờ đợi vô thời hạn. Nếu bạn không thể chăm sóc vấn đề khác một cách nhanh chóng, nhưng nó phải được xử lý ngay lập tức, thay vì đưa người mà bạn đang nói chuyện giữ, hãy hỏi bạn có thể gọi lại vào thời điểm thuận tiện cho cô ấy không.
- Đừng để người gọi của bạn bị lạc trong hệ thống
Có những lúc bạn sẽ không thể giúp người đó ở đầu bên kia của đường dây và sẽ phải chuyển người đó đến người có thể. Khi bạn làm, hãy chắc chắn rằng anh ta biết bạn đang chuyển cuộc gọi và tại sao. Hãy cho anh ta biết phải làm gì nếu cuộc gọi không đi qua hoặc nếu người bạn đang gửi anh ta đến không có hoặc không thể giúp đỡ. - Giữ tin nhắn ngắn gọn và ngọt ngào
Khi bạn để lại tin nhắn thư thoại cho ai đó, hãy nói chậm và rõ ràng nhất là khi bạn nêu tên và số điện thoại của mình. Quá nhiều người để lại các tin nhắn rất dài và rambling chỉ để nhanh chóng mumble tên và số của họ ở cuối mà lá người nhận không thể trả lời cuộc gọi. - Một lần là đủ
Nếu bạn để lại tin nhắn và người mà bạn để lại nó không liên lạc lại với bạn ngay lập tức thì có thể là do cô ấy không thể vào lúc này. Không cần phải gọi một lần nữa và một lần nữa. Nếu đó là vấn đề bức xúc, bạn có thể thử gọi lại vào ngày hôm sau hoặc theo dõi bằng email cho biết bạn cũng đã để lại thư thoại. - Nghe trước
Nghe thư thoại bạn đã nhận được toàn bộ trước khi trả lời cuộc gọi điện thoại. Bạn có thể biết rằng thậm chí không cần thiết phải gọi lại (wow, những gì một tiết kiệm thời gian) hoặc bạn cần phải chăm sóc một cái gì đó đầu tiên. Ví dụ: người gọi có thể cần thông tin mà bạn có thể sẵn sàng khi bạn quay lại với cô ấy.