Ít tích cực hơn, chúng bị sa thải vì hoạt động kém hoặc tham gia kém hoặc trải qua sa thải vì suy thoái kinh doanh. Trong mỗi trường hợp, bạn cần danh sách kiểm tra việc chấm dứt việc làm để giúp quá trình thoát của nhân viên diễn ra suôn sẻ.
Dưới đây là danh sách kiểm tra chấm dứt việc làm mẫu.
Danh sách kiểm tra chấm dứt việc làm
Tên nhân viên:
Ngày:
Thông báo cho Nhân sự
_____ Thông báo cho Nhân sự: Ngay sau khi bạn biết và / hoặc nhận thư từ một nhân viên thông báo cho bạn về ý định chấm dứt việc làm của nhân viên, hãy thông báo cho văn phòng Nhân sự của bạn.
_____ Thông báo chính thức: Nếu một nhân viên nói với bạn về ý định rời khỏi cơ quan của bạn, hãy yêu cầu họ viết một lá thư từ chức cho biết họ sẽ rời đi và ngày chấm dứt của họ. (Các công ty yêu cầu thông báo tối thiểu hai tuần, khi có thể và mong muốn.)
Quyền / chấm dứt quyền truy cập
_____Hãy thông báo cho quản trị viên mạng của bạn: Ngay khi bạn biết rằng một nhân viên đang ra đi, hãy thông báo cho quản trị viên mạng của bạn hoặc một nhân viên thích hợp khác về ngày và thời gian để chấm dứt quyền truy cập của nhân viên vào máy tính và hệ thống điện thoại. Sắp xếp cách các tài khoản này sẽ được định tuyến để xác định rằng tổ chức của bạn sẽ không mất liên lạc với khách hàng và khách hàng. Ngoài ra, vô hiệu hóa mã cảnh báo mục nhập của tòa nhà của nhân viên, nếu có.
_____Tắt quyền truy cập của nhân viên hoặc quyền truy cập tài sản: Có hiệu lực vào ngày chấm dứt, cho dù ngay lập tức trong tình huống kích hoạt hoặc vào ngày kết thúc cùng nhau, bạn cần chấm dứt quyền truy cập của nhân viên. Tùy thuộc vào phương pháp truy cập của bạn, bạn sẽ cần phải vô hiệu hóa mã mục xây dựng của nhân viên, vô hiệu hóa thẻ swipe mục nhập hoặc thu thập các khóa của nhân viên. Đó là vì lợi ích tốt nhất của bạn và nhân viên cũ là họ không thể truy cập bất kỳ tài sản công ty nào.
Trả lại tài sản
_____ Hoàn trả tài sản của công ty: Nhân viên xuất cảnh phải chuyển tất cả sách và tài liệu, khóa, huy hiệu ID, máy tính, điện thoại di động và bất kỳ sản phẩm nào thuộc sở hữu của công ty khác.
_____ Mật khẩu: Nhân viên phải cung cấp cho người giám sát mật khẩu và thông tin khác liên quan đến việc truy cập các tập tin máy tính và tin nhắn điện thoại. (Bạn có thể muốn giữ các tài khoản email và điện thoại hoạt động trong một thời gian để liên lạc với khách hàng trong trường.)
Tình trạng lợi ích
_____ Tiền lương nghỉ và thời gian ốm không sử dụng: Các nhân viên chấm dứt được trả tối đa 30 ngày cho thời gian nghỉ không được sử dụng, tích luỹ. Nếu nhân viên đã sử dụng thời gian chưa được cộng dồn, việc thanh toán cho công ty trong thời gian này được trừ vào khoản tiền lương cuối cùng . (Nếu công ty của bạn chỉ định một số ngày nhất định bị bệnh và chúng được tích luỹ, bạn cũng sẽ cần phải trả cho nhân viên trong thời gian tích luỹ.)
_____ Thư trạng thái phúc lợi: Sau khi chấm dứt, cựu nhân viên nhận được thư từ văn phòng Nhân sự vạch ra tình trạng quyền lợi của họ khi chấm dứt. Điều này bao gồm bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm y tế, kế hoạch nghỉ hưu và các kế hoạch tài khoản chi phí. (Tại Hoa Kỳ, các tổ chức tuân thủ Đạo luật hòa giải ngân sách hợp nhất của Omnibus năm 1980 (COBRA) và mở rộng cho nhân viên đủ điều kiện và người phụ thuộc đã đăng ký quyền tiếp tục bảo hiểm chương trình chăm sóc sức khỏe trong một khoảng thời gian cụ thể với chi phí của họ và toàn bộ chi phí.)
_____ Trả nợ trước: Bất kỳ khoản tạm ứng lương chưa thanh toán nào sẽ được trừ vào séc cuối cùng của nhân viên.
_____ Thanh toán tiền nợ người lao động: Bất kỳ chi phí chưa thanh toán nào cho mục đích kinh doanh của công ty (được báo cáo chi phí), hoa hồng chưa thanh toán và tiền thưởng sẽ được thanh toán trong séc lương cuối cùng.
Thỏa thuận bảo mật và không cạnh tranh
_____ Xem xét thỏa thuận bảo mật hoặc thỏa thuận không cạnh tranh: Bất kỳ thỏa thuận bảo mật hoặc thỏa thuận không cạnh tranh nào mà nhân viên cũ đã ký khi bắt đầu làm việc cần được xem xét để đảm bảo nhân viên hiểu được những gì được mong đợi.
Ngay cả khi nhân viên không bao giờ ký một tài liệu như vậy, hầu hết các sổ tay nhân viên đều có một điều khoản hoặc đoạn mã hành vi về việc không chia sẻ thông tin bí mật của công ty hoặc bí mật thương mại. Xem lại điều này và nhắc nhở nhân viên rằng mọi hành vi vi phạm tính bảo mật này sẽ được giải quyết.
Thoát khỏi cuộc phỏng vấn
_____ Cuộc phỏng vấn thoát bí mật: Nhân viên xuất cảnh được khuyến khích tham gia vào một cuộc phỏng vấn bí mật với bộ phận Nhân sự. ( Thoát các cuộc phỏng vấn là một quá trình quan trọng mà bạn có thể sử dụng để thu thập thông tin về môi trường làm việc trong tổ chức của bạn. Khi được thông báo rằng một nhân viên đang chấm dứt việc làm, văn phòng nhân sự của bạn sẽ lên lịch phỏng vấn xuất cảnh. hình thức.
_____ Văn bản cho phép kiểm tra tham chiếu: Các nhân viên đang đi tìm kế hoạch tìm việc làm phải ký tên vào mẫu cho phép công ty cung cấp thông tin tham khảo khi người sử dụng lao động tiềm năng gọi.
_____ Cung cấp cho nhân viên một mẫu cập nhật địa chỉ để điền vào nếu họ dọn đi. Đặc biệt đối với các công ty lớn, hoặc những công ty có doanh thu cao, W-2 sẽ quay trở lại khi không thể giao hàng nếu địa chỉ đã thay đổi. Nếu không có thông tin liên lạc mới, rất khó để cung cấp thông tin cần thiết cho nhân viên cũ. Để sao lưu, hãy kiểm tra xem thông tin liên hệ khẩn cấp của nhân viên có được cập nhật hay không và bạn có thể liên hệ với người đó để xác định vị trí của họ không nếu bạn gặp sự cố khi tải W2 của họ.