Trong một số lượng ngày càng tăng của các ngành, thư ký có bằng cử nhân hoặc kiếm được chứng chỉ chuyên ngành tập trung như Thư ký pháp lý được công nhận hoặc trợ lý hành chính y tế được chứng nhận.
Yêu cầu công việc cho thư ký / trợ lý hành chính
Để làm việc ở một vị trí hành chính , bạn sẽ được mong đợi sẽ cảm thấy thoải mái khi sử dụng công nghệ theo nhiều cách khác nhau. Bạn có thể được yêu cầu tạo tài liệu, cùng nhau trình chiếu, tạo bảng tính, quản lý cơ sở dữ liệu và duy trì trang web. Bạn sẽ cảm thấy thoải mái khi sử dụng Microsoft Office, email và internet. Đối với một công việc tại một doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể cần phải quen thuộc với QuickBooks hoặc các chương trình phần mềm kế toán khác.
Kỹ năng giao tiếp tốt bằng lời nói và viết là rất cần thiết. Khi bạn làm việc tại một công việc văn phòng, bạn cần phải được định hướng chi tiết và có kỹ năng hiệu đính. Bạn nên có một lệnh vững chắc của ngôn ngữ tiếng Anh bao gồm kỹ năng viết / chỉnh sửa. Một số trách nhiệm công việc có thể liên quan đến việc tạo tài liệu và / hoặc trang web. Bạn sẽ cần phải thoải mái sửa đổi hoặc soạn thảo thông tin liên lạc hoặc nội dung web.
Vai trò của người quản lý văn phòng có thể là một phần trách nhiệm của bạn. Để trở thành người quản lý thành công, bạn cần có khả năng đa nhiệm và được tổ chức tốt. Là người quản lý, bạn thường lên kế hoạch cho các sự kiện của nhân viên như bữa tối trao giải và các sự kiện gây quỹ hoặc lên lịch các cuộc họp của khách hàng và sắp xếp lịch biểu cho đồng nghiệp của bạn.
Làm thế nào để tìm một công việc như một thư ký / trợ lý hành chính
Trước khi bạn bắt đầu tìm kiếm, hãy thu thập tài liệu tham khảo từ các nhà tuyển dụng trước đó. Nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm làm việc, bạn có thể sử dụng một tài liệu tham khảo cá nhân .
Các nhà tuyển dụng đang thuê một thư ký hoặc một trợ lý hành chính đang tìm kiếm một cá nhân mà họ có thể làm việc thoải mái, người sẽ hòa hợp tốt với các nhân viên khác và những người có thể được tin cậy với thông tin bí mật. Thư giới thiệu mạnh mẽ có thể chứng minh những phẩm chất này.
Nhấn vào mạng của bạn để có được khách hàng tiềm năng về việc làm. Tiếp cận với các liên hệ trên Facebook và LinkedIn, bạn bè gia đình, hàng xóm và các nhà tuyển dụng cũ và cho họ biết bạn sẽ đánh giá cao việc giới thiệu với bất kỳ ai mà họ biết có thể thuê.
Ví dụ: nếu bạn tập trung tìm kiếm của mình vào một lĩnh vực như luật, y học, xuất bản hoặc giáo dục đại học, hãy yêu cầu người liên hệ của bạn giới thiệu cụ thể cho bất kỳ chuyên gia nào mà họ biết trong các lĩnh vực đó.
Áp dụng trong người
Bạn sẽ là đại diện của công ty thuê bạn và thường xuyên cung cấp ấn tượng đầu tiên cho khách hàng hoặc khách hàng. Điều này có nghĩa là một hình ảnh rõ ràng và kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ là quan trọng đối với thư ký và trợ lý hành chính để sở hữu.
Nếu bạn có thể tìm thấy một cách để nhận được sự chú ý của nhà tuyển dụng tiềm năng nó có thể cung cấp cho bạn một cạnh như là một ứng cử viên. Với thư giới thiệu của bạn và tiếp tục trong tay, hãy truy cập các tổ chức và doanh nghiệp địa phương. Dưới đây là cách đăng ký làm việc trực tiếp .
Hãy quyến rũ những người gác cổng và hỏi xem bạn có thể nói chuyện với bất kỳ người giám sát hoặc người quản lý nào về vị trí nhân viên hỗ trợ với tổ chức không. Nếu người quản lý không có mặt, hãy nói cho nhân viên tiếp tân biết một số thông tin quan trọng về thông tin đăng nhập của bạn và hỏi xem họ có thể tử tế để chia sẻ hồ sơ của bạn với ông chủ của họ hay không.
Tìm kiếm việc làm trực tuyến
Thực hiện tìm kiếm trên Google để tìm kiếm việc làm với các từ khóa như trợ lý hành chính, trợ lý tiếp thị, trợ lý biên tập, thư ký y tế, thư ký pháp lý và trợ lý văn phòng để tạo danh sách công việc. Nhiều công việc hành chính cũng sẽ được quảng cáo trên phần việc làm của trang web cho tờ báo địa phương hoặc Phòng Thương mại của bạn.
Phỏng vấn cho công việc trợ lý hành chính
Hình ảnh cá nhân của bạn và kỹ năng cá nhân sẽ được đánh giá bởi nhà tuyển dụng khi bạn phỏng vấn cho một vị trí mở. Hãy chắc chắn rằng bạn đang mặc quần áo hoàn hảo và chải chuốt. Chào hỏi người phỏng vấn của bạn bằng một nụ cười ấm áp và bắt tay vững chắc. Hãy liên lạc bằng mắt thích hợp với từng người phỏng vấn trong các tình huống nhóm.
Hãy chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn bằng cách nghiên cứu kinh doanh trước thời hạn. Làm quen với những gì họ làm trong văn phòng và khách hàng của họ là ai. Ngoài ra, chuẩn bị để bán cho mình bằng cách làm nổi bật 5 - 7 tài sản mà sẽ cho phép bạn có hiệu quả trong vai trò của bạn như một thư ký hoặc trợ lý hành chính tại tổ chức. Đối với mọi nội dung, bạn đề cập, sẵn sàng tham chiếu một vai trò, dự án hoặc công việc mà bạn đã áp dụng sức mạnh đó và tạo ra một số kết quả tích cực.
Kể những câu chuyện về cách bạn đã xuất sắc trong quá khứ, có thể đi một chặng đường dài để thuyết phục các nhà tuyển dụng rằng bạn có những thứ phù hợp để nổi trội trong công việc. Cẩn thận xem xét quảng cáo hoặc mô tả công việc cho vị trí và lập danh sách các tùy chọn / yêu cầu của họ. Đối với mỗi chứng chỉ, hãy nghĩ về một ví dụ về cách bạn thể hiện chất lượng đó hoặc áp dụng kỹ năng đó.
Chuẩn bị câu trả lời cho các câu hỏi phổ biến khác cho các cuộc phỏng vấn hành chính như những điểm yếu và thách thức mà bạn đã gặp trong quá khứ. Các nhà tuyển dụng có thể sẽ hỏi bạn về các mối quan hệ với các giám sát viên trong quá khứ để sẵn sàng tham khảo cách bạn đã làm việc tốt với các ông chủ và xử lý các cá tính đầy thách thức một cách hiệu quả và có những tài liệu tham khảo bằng văn bản này.
Theo dõi sau cuộc phỏng vấn
Ngay sau cuộc phỏng vấn, soạn một lá thư cảm ơn hoặc thư cho biết bạn muốn làm việc với chủ nhân đó. Thể hiện mức độ bạn đánh giá cao họ dành thời gian để gặp bạn và giải thích ngắn gọn cách bạn phù hợp với vị trí.
Nếu bạn đã gặp nhiều người phỏng vấn, hãy thử bao gồm một cái gì đó khác nhau trong mỗi thông tin liên lạc để cho thấy rằng bạn là một cá nhân cực kỳ có động lực và chu đáo.