Đây là nơi mà một điều phối viên dự án đến. Một điều phối viên dự án là thành viên của nhóm quản lý dự án chịu trách nhiệm giữ cho dự án được tổ chức và hoạt động suôn sẻ.
Các điều phối viên dự án làm việc cùng với người quản lý dự án để theo dõi và phân phối tất cả các thông tin mà các thành viên khác nhau cần làm công việc của họ một cách hiệu quả. Điều phối viên dự án chịu trách nhiệm giữ toàn bộ dự án diễn ra suôn sẻ.
Làm thế nào một điều phối viên dự án là khác nhau từ một người quản lý dự án
Trong khi các nhà quản lý dự án và điều phối viên dự án thường làm việc cùng nhau trong vai trò bổ sung, mô tả công việc thực tế của họ là duy nhất. Các điều phối viên dự án thu thập và phân chia các thông tin và cập nhật cần thiết và điều phối công việc trong suốt vòng đời của dự án . Khi dự án được điều phối, người quản lý dự án có thể xem dự án để hoàn thành.
Người quản lý dự án chỉ định điều phối viên dự án và hai cá nhân làm việc song song trong suốt quá trình, nhưng điều phối viên chủ yếu tham gia vào thông tin dự án, trong khi người quản lí dự án đảm bảo dự án được thực hiện.
Những loại nhiệm vụ mà một điều phối viên dự án
Các điều phối viên dự án phải linh hoạt và chuyên nghiệp trong việc đa nhiệm, vì chúng thường được yêu cầu thực hiện nhiều nhiệm vụ trên cơ sở hàng ngày, đôi khi thậm chí đồng thời. Trong khi vai trò cụ thể của điều phối viên dự án sẽ thay đổi một phần từ công ty đến công ty, thì đây là những nhiệm vụ mà các điều phối viên dự án thường được dự kiến hoàn thành.
- Tổ chức các cuộc họp, lễ kỷ niệm nhóm
- Sắp xếp cho các cuộc họp giữa các thành viên trong nhóm và giữa các thành viên trong nhóm và khách hàng
- Ghi biên bản tại cuộc họp
- Giữ ghi chú và hồ sơ chi tiết của dự án
- Xây dựng chiến lược dự án
- Tạo lịch dự án
- Tạo danh sách nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm
- Theo dõi tiến độ dự án, ngân sách, giờ, v.v.
- Theo dõi và quản lý giấy tờ đến
- Luôn cập nhật tất cả thành viên của nhóm với thông tin và thủ tục giấy tờ hiện tại
- Giao tiếp với các thành viên trong nhóm để đảm bảo chiến lược tối ưu và hiệu quả tối đa
Yêu cầu công việc của một điều phối viên dự án
Bởi vì sự thành công của một dự án phụ thuộc vào khả năng của người điều phối dự án để làm tốt công việc của mình, các công ty tìm cách thuê các điều phối viên dự án nói chung khá chọn lọc về người mà họ sẽ thuê. Mặc dù không bắt buộc phải có bằng cấp chính thức trong quản lý dự án, nhà tuyển dụng tiềm năng của bạn có thể sẽ mong đợi bạn có một vài năm kinh nghiệm trong ngành mà bạn sẽ làm việc, có thể bao gồm bằng cấp trong lĩnh vực này.
Ngoài việc đào tạo và kinh nghiệm, bạn có thể cần kinh nghiệm trong các kỹ thuật quản lý dự án khác nhau hoặc các gói phần mềm, chẳng hạn như PRINCE2 , Microsoft Office hoặc Primavera. Bạn chắc chắn sẽ cần kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và viết tuyệt vời, kỹ năng tổ chức và khả năng đa nhiệm hiệu quả trong một môi trường có nhịp độ nhanh.
Điều gì muốn trở thành một điều phối viên dự án
Công việc của một điều phối viên dự án là bận rộn, nhịp độ nhanh, thú vị và đầy thử thách. Điều phối viên dự án dự kiến sẽ hoàn thành một loạt các nhiệm vụ khác nhau, nhiều trong số đó sẽ thay đổi theo từng ngày.
Trong khi các điều phối viên dự án thường làm việc với những người khác trong nhóm dự án trong ngày, các phần của công việc có thể được thực hiện từ nhà hoặc một địa điểm khác nếu công ty cho phép. Một số công ty có thể yêu cầu điều phối viên dự án làm thêm giờ và / hoặc ngoài giờ làm việc bình thường, có thể ảnh hưởng đến cuộc sống và trách nhiệm của gia đình.
Điều gì tiếp theo cho một điều phối viên dự án
Các điều phối viên dự án thành công có thể tiếp tục với nhiều vai trò khác nhau. Việc bạn tiếp xúc với các dự án có nghĩa là theo thời gian, bạn sẽ không nghi ngờ gì về việc nắm bắt các kỹ năng quản lý các dự án nhỏ hơn.
Sau đó, bạn có thể chuyển sang vai trò là người quản lý dự án. Ngoài ra, bạn có thể chuyển sang Văn phòng quản lý dự án và đảm nhiệm vị trí trong một chức năng quản lý tập trung hơn. Bạn cũng vẫn có tùy chọn chuyển trở lại vai trò phòng ban hoặc bộ phận, có thể là người lãnh đạo nhóm hoặc chạy một nhóm quản trị viên. Bạn chắc chắn sẽ có kinh nghiệm để làm điều đó.
Nhiều người sử dụng phối hợp dự án để kiểm tra xem họ có muốn trở thành người quản lý dự án hay không và nó có thể đóng vai trò như một bước đệm để đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn (và được trả nhiều hơn). Nếu bạn muốn kiểm tra quản lý dự án và khám phá những gì có thể được mở cho bạn, thì đây là một điểm khởi đầu tuyệt vời cho sự nghiệp của bạn.
Vai trò của một điều phối viên dự án là một vai trò quan trọng. Nếu bạn được tổ chức, hiệu quả, giỏi về đa tác vụ, một người giao tiếp tuyệt vời và lái xe để thành công, điều phối viên dự án có thể chỉ là công việc phù hợp với bạn.