Và những gì bạn có thể làm khác để giữ cho nhóm làm việc tốt cùng nhau
Nhưng thật dễ dàng để làm phiền họ. Và khi điều đó xảy ra, họ có thể biến thành những người không muốn làm gì với dự án của bạn nữa.
Đó là một rủi ro rất lớn đối với người quản lý dự án vì bạn cần sự giúp đỡ và hỗ trợ của họ để thành công. Nếu không có đầu vào của họ, bạn có thể không thể cung cấp dự án của bạn. Dưới đây là những cách để làm phiền các bên liên quan dự án của bạn và những gì bạn nên làm thay vào đó.
Không giao tiếp
Giao tiếp phải chiếm khoảng 80% số tiền bạn làm với tư cách là người quản lý dự án. Khi bạn không nói với nhóm của bạn, nhà cung cấp hoặc khách hàng những gì đang xảy ra, sau đó họ sẽ nhanh chóng nhận được khó chịu. Tồi tệ hơn, họ có xu hướng lấp đầy những khoảng trống với lời giải thích của họ về những gì đang xảy ra, có lẽ không chính xác và có thể làm tổn hại đến danh tiếng của dự án.
Thay vào đó, hãy cùng nhau đưa ra các báo cáo dự án rõ ràng. Gặp họ riêng lẻ và theo nhóm và thông báo cho họ ở mọi bước đường. Đặt cùng một kế hoạch truyền thông dự án và thực hiện phân tích các bên liên quan để bạn có thể tìm ra ai cần nghe những gì và khi nào họ cần nghe nó.
Không hỏi ý kiến của họ
Giao tiếp là một chuyện, nhưng đó có xu hướng là về cập nhật trạng thái và theo dõi dự án. Bạn cần phải làm nhiều hơn thế để thu hút họ trong dự án. Điều này có thể làm phiền mọi người khi họ là chuyên gia về vấn đề trong một lĩnh vực cụ thể, và bạn không yêu cầu đầu vào của họ về một cái gì đó mà họ có trình độ cao để bình luận.
Người quản lí dự án có thể rơi vào cái bẫy tin rằng họ cần phải làm tất cả mọi thứ và tự mình đưa ra quyết định, nhưng đó không phải là trường hợp nào cả.
Thay vào đó, hãy hỏi ý kiến của họ về cách xử lý các vấn đề dự án khi chúng nảy sinh. Xem xét quan điểm của họ. Bạn không cần phải làm những gì họ đề xuất, nhưng nó giúp xây dựng mối quan hệ nếu bạn lắng nghe. Bạn có thể làm điều này thông qua các cuộc họp dự án và có sẵn để lắng nghe khi họ đến với bạn với các đề xuất. Nếu đó là nhóm của bạn, hãy đảm bảo rằng họ có đủ cơ hội để đưa lượt xem của họ vào.
Tin tưởng vào trình độ chuyên môn của bạn
Là một PMP® không làm cho bạn trở thành người quản lý dự án tốt nhất thế giới (mặc dù nó có thể giúp ích một chút). Giữ chứng chỉ PRINCE2® Practitioner , hoặc APMP hoặc bất kỳ chỉ định quản lý dự án nào khác không làm cho bạn vượt quá sự sỉ nhục.
Nói về trình độ của bạn tất cả các thời gian và làm thế nào những cuốn sách làm việc là một cách chắc chắn để làm phiền các bên liên quan của bạn. Họ không muốn nghe về điểm số tuyệt vời của bạn trong kỳ thi hoặc cách bạn đang áp dụng phương pháp luận cho dự án của họ. Trong thực tế, tất cả những gì họ muốn là dự án diễn ra tốt đẹp. Họ không quan tâm nhiều đến cách bạn đến đó, phần lớn thời gian.
Đừng cho rằng vì bạn có trình độ chuyên môn và biết cách quản lý rủi ro, ví dụ, bạn sẽ không bị phát hiện bởi rủi ro dự án.
Sự việc đó tốt cho chúng ta! Vì vậy, tốt hơn là khiêm tốn và tận tâm, đưa kỹ năng của bạn để sử dụng tốt một cách thiết thực trong khi không tin rằng họ đặt bạn trên các đồng nghiệp của bạn.
Bằng cấp của bạn thay vào đó sẽ lặng lẽ mang đến cho bạn sự tự tin để làm tốt công việc của mình, nhưng bạn sẽ thấy rằng nhiều người làm việc như những người quản lí dự án giữ chứng chỉ. Trong thực tế, nhiều người làm việc trong các ngành công nghiệp chuyên ngành nắm giữ chứng chỉ và cho nhiều công ty, bằng chứng trong lĩnh vực chuyên môn của bạn, dù đó là kiến trúc, kế toán hay quản lý dự án, đơn giản là yếu tố vệ sinh.
Đừng mong đợi các bên liên quan của bạn được ấn tượng và không nói về họ mọi lúc. Thể hiện kỹ năng của bạn thông qua việc cung cấp tốt dự án và cho thấy cách bạn áp dụng kiến thức bạn đã học trong lớp học.
Thay đổi thời hạn
Khi tất cả mọi người đã đăng ký dự án quan trọng và biết những gì đang xảy ra khi bạn tất cả có thể làm việc hài hòa như một đội. Khi bạn thay đổi thời hạn và không nói cho ai biết, đó là khi mọi người bắt đầu cảm thấy khó chịu.
Thay đổi ngày tháng có tác động rất lớn đến công việc của người khác. Họ có thể đã đặt thời gian nghỉ ngơi xung quanh công việc quan trọng của họ về dự án. Họ có thể đã phải lấp đầy các nguồn lực trong các đội khác bởi vì ai đó là cần thiết cho dự án tại một thời điểm cụ thể. Nếu bạn thay đổi ngày mà không hiểu tất cả nền tảng này, thì bạn có thể đặt dự án vào rủi ro.
Thay vào đó, nhà tài trợ dự án của bạn sẽ hiểu nếu bạn không thể đạt được các mốc quan trọng được đồng ý. Nhiều thứ thay đổi. Có các mục mới được thêm vào phạm vi dự án của bạn hoặc những thứ được thực hiện. Nhưng nó không phải là công việc của bạn để đồng ý về những thay đổi thời hạn một mình. Làm việc với nhóm dự án của bạn để hiểu tác động của thay đổi. Sau đó đề xuất một giải pháp cho nhà tài trợ dự án của bạn, giải thích lý do đằng sau việc thay đổi ngày tháng.
Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều nhận thức được sự thay đổi và cách thức nó có thể ảnh hưởng đến công việc của họ. Sau đó, với thỏa thuận của mọi người, hãy thực hiện thay đổi và cập nhật tài liệu dự án của bạn. Bạn không nên chỉ đơn giản là thay đổi ngày tháng mà không để phần còn lại của đội biết trước.
Lãng phí thời gian của họ
Cuộc họp! Chúng ta đều yêu họ, phải không? Chúng phải hiệu quả, được quản lý tốt và sử dụng tuyệt vời thời gian của mọi người. Nhưng đó không phải lúc nào cũng vậy. Nhiều lần các bên liên quan phàn nàn rằng họ đã lãng phí thời gian của họ trong các cuộc họp. Chưa có một chương trình nghị sự nào, hoặc quyết định mà họ mong đợi sẽ không được thực hiện bởi vì những người sai đã ở trong phòng.
Bạn cũng có cơ hội khác để lãng phí thời gian của họ - nó không chỉ là cuộc họp. Đừng làm lộn xộn hộp thư đến của họ bằng cách đặt chúng vào một bản sao của email khi chúng không cần thiết. Thay vào đó, các bên liên quan về các dự án có một công việc khác để làm tốt, vì vậy họ cần phải sử dụng thời gian của họ một cách khôn ngoan. Hãy chắc chắn rằng các cuộc họp của bạn có một chương trình nghị sự. Lên kế hoạch cho họ, mời những người phù hợp và đảm bảo rằng bạn theo dõi sau đó.
Chỉ gửi email cho những người có liên quan. Nếu bạn cần phải cc một ai đó, hãy chắc chắn rằng họ hiểu lý do tại sao nó quan trọng đối với họ để được nhận thức, và tránh sợ hãi 'trả lời tất cả' như xa như bạn có thể. Chỉ cần ý thức được thực tế là những người khác bận rộn và dự án của bạn không phải là ưu tiên hàng đầu của họ mọi lúc (nếu nó là bất kỳ lúc nào).