Thông tin y tế của nhân viên không bao giờ được tìm thấy trong hồ sơ nhân viên của nhân viên
Bởi vì tệp y tế chứa thông tin nhạy cảm và bí mật, nó phải nằm ở vị trí an toàn, bị khóa, không thể tiếp cận được.
Tủ hồ sơ chứa hồ sơ y tế của nhân viên cũng nên khóa và nhân viên nhân sự phải có chìa khóa duy nhất. Quyền truy cập vào các tệp y tế của nhân viên chỉ được giới hạn cho nhân viên Nhân sự.
Đạo luật về trách nhiệm giải trình và di chuyển bảo hiểm y tế năm 1996 (HIPAA) yêu cầu người sử dụng lao động bảo vệ hồ sơ y tế của nhân viên là bí mật; hồ sơ y tế nên được lưu trữ riêng biệt và ngoài các hồ sơ kinh doanh khác. Không bao giờ lưu trữ hồ sơ y tế của nhân viên trong hồ sơ nhân sự chung của nhân viên.
Do tính bảo mật của thông tin, hồ sơ phải được phân lập từ các tệp mà nhân viên như người giám sát hoặc người quản lý có thể truy cập. (Trên thực tế, điều này cũng được đề xuất cho các tệp nhân sự nói chung - chỉ cấp cho nhân viên sự truy cập.)
Nội dung của tập tin y tế nhân viên
Đây là các loại mục cần được lưu trữ an toàn trong tập tin y tế của nhân viên. Nếu nghi ngờ, hãy sai về mặt bảo vệ thông tin liên quan đến y tế của nhân viên của bạn.
- Đơn và biểu mẫu bảo hiểm y tế
- Đơn và hình thức bảo hiểm nhân thọ
- Thông tin người thụ hưởng được chỉ định
- Đơn đăng ký bất kỳ quyền lợi nhân viên nào khác có thể yêu cầu thông tin y tế như bảo hiểm thị lực
- Yêu cầu cho lá y tế trả tiền hoặc không thanh toán
- Báo cáo về Đạo luật Y tế và Nghỉ phép Gia đình (FMLA) và các đơn xin và giấy tờ liên quan
- Thủ tục giấy tờ FMLA do bác sĩ ký
- Tài liệu về các bệnh của một thành viên trong gia đình hoặc trẻ em mà bạn nộp đơn xin FMLA để cung cấp dịch vụ chăm sóc liên tục
- Tài liệu nghỉ phép liên quan đến y tế cho những nhân viên không đủ điều kiện cho thời gian nghỉ làm việc của FMLA
- Khám, ghi chú, thư từ và lời khuyên của bác sĩ
- Các lý do liên quan đến y tế cho sự vắng mặt hoặc chậm trễ của một bác sĩ
- Hạn chế công việc y tế với tài liệu từ bác sĩ giới thiệu
- Báo cáo tai nạn và thương tật, bao gồm cả các tài liệu do OSHA yêu cầu
- Báo cáo bồi thường thiệt hại của người lao động về chấn thương hoặc bệnh tật
- Bất kỳ hình thức hoặc tài liệu nào khác có chứa thông tin y tế tư nhân về một nhân viên.
Nếu bạn giữ bí mật các tập tin này, nhân viên của bạn sẽ tin tưởng bạn và bạn sẽ duy trì tinh thần và ý nghĩa của luật pháp.
Tuyên bố từ chối trách nhiệm: Xin lưu ý rằng thông tin được cung cấp, trong khi có thẩm quyền, không được bảo đảm về tính chính xác và hợp pháp. Các trang web được đọc bởi một đối tượng trên toàn thế giới và luật lao động và các quy định khác nhau giữa các tiểu bang và quốc gia. Vui lòng tìm kiếm sự trợ giúp pháp lý , hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực của chính phủ Tiểu bang, Liên bang hoặc Quốc tế, để chắc chắn rằng việc giải thích và quyết định pháp lý của bạn là chính xác cho địa điểm của bạn. Thông tin này là để được hướng dẫn, ý tưởng và hỗ trợ.