Tìm hiểu những gì đi vào một biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt là gì?
Biểu đồ Gantt là biểu đồ hiển thị tất cả các nhiệm vụ phụ khác nhau của một dự án và cách chúng liên quan với nhau theo thời gian.
Đó là một cách để hiển thị lịch trình dự án của bạn, và nó giúp công việc được thực hiện đúng lúc . Nó cho thấy tất cả các nhiệm vụ cần được thực hiện, lượng thời gian mà mỗi tác vụ dự kiến thực hiện, các khung thời gian trong đó các tác vụ riêng lẻ sẽ được hoàn thành và mối quan hệ giữa các tác vụ khác nhau. Bằng cách này, tất cả mọi thứ được thực hiện đúng tiến độ, và bạn không bao giờ lãng phí thời gian chờ đợi trên một nhiệm vụ được hoàn thành mà cần phải được thực hiện rồi.
Dưới đây là chín thành phần chính của biểu đồ Gantt.
Ngày được hiển thị dọc theo đầu
Một trong những thành phần chính của biểu đồ Gantt, ngày cho phép người quản lý dự án không chỉ thấy khi toàn bộ dự án sẽ bắt đầu và kết thúc, mà còn khi mỗi công việc sẽ diễn ra.
Các nhiệm vụ được liệt kê ở phía bên trái
Các dự án lớn luôn bao gồm một số lượng lớn các nhiệm vụ phụ. Biểu đồ Gantt giúp các nhà quản lý dự án theo dõi tất cả các nhiệm vụ phụ trong một dự án, vì vậy không có gì bị lãng quên hoặc bị trì hoãn.
Các thanh được sử dụng để biểu diễn khung thời gian mà mỗi tác vụ được mong đợi
Khi các nhiệm vụ phụ đã được liệt kê, các thanh được sử dụng để hiển thị chính xác khi nào mỗi tác vụ phụ sẽ diễn ra. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ phụ được thực hiện đúng tiến độ sao cho toàn bộ dự án sẽ được hoàn thành đúng thời hạn.
Khi các bảng xếp hạng Gantt ban đầu được phát triển, chúng được viết bằng tay, làm thay đổi hoặc cập nhật biểu đồ mất thời gian.
Rất may, với phần mềm quản lý dự án hiện nay, người quản lí dự án có thể dễ dàng cộng, trừ và sửa đổi nhiệm vụ mà không cần điều chỉnh toàn bộ biểu đồ bằng tay.
Milestone được hiển thị dưới dạng kim cương
Các mốc quan trọng là những nhiệm vụ là công cụ để hoàn thành và thành công của dự án. Không giống như các chi tiết nhỏ, mà cũng phải được thực hiện, hoàn thành một cột mốc cung cấp một cảm giác hài lòng và chuyển động về phía trước. Trên biểu đồ Gantt, các cột mốc được hiển thị dưới dạng kim cương (hoặc đôi khi là một hình dạng khác) ở cuối thanh tác vụ cụ thể.
Phụ thuộc được chỉ ra bởi các mũi tên nhỏ
Trong khi một số nhiệm vụ của bạn có thể được thực hiện bất cứ lúc nào, những công việc khác phải được hoàn thành trước hoặc sau một nhiệm vụ phụ khác có thể bắt đầu hoặc kết thúc. Những phụ thuộc này được biểu thị bằng các mũi tên nhỏ giữa các thanh tác vụ trên biểu đồ Gantt.
Tiến trình được thể hiện bằng cách đổ bóng trên thanh tác vụ
Trong khi nhiều nhiệm vụ phụ có thể được hoàn thành khá nhanh chóng, sẽ có rất nhiều lần khi bạn muốn xem nhanh chính xác dự án của bạn đang tiến triển như thế nào. Điều này có thể được thực hiện bằng cách tô bóng các thanh tác vụ để thể hiện phần của mỗi tác vụ đã được hoàn thành.
Điểm đánh dấu đường thẳng cho biết ngày hiện tại
Một cách khác để xem nhanh quá trình dự án của bạn, một điểm đánh dấu đường thẳng đứng cho biết ngày hiện tại trên biểu đồ.
Nó giúp bạn quản lý thời gian của bạn một cách hiệu quả như bạn có thể thấy trong nháy mắt bao nhiêu bạn còn lại để làm và xem nếu bạn đang đi đúng hướng để hoàn thành dự án đúng thời hạn.
ID công việc xác định
Trong thế giới kinh doanh nhịp độ nhanh ngày nay, bạn có thể có nhiều nhiệm vụ đang diễn ra cùng một lúc. Bao gồm ID nhiệm vụ trên biểu đồ Gantt giúp mọi người tham gia nhanh chóng xác định tác vụ bạn đang nói đến.
Tài nguyên được gán và xác định
Mặc dù không phải mọi biểu đồ Gantt đều liệt kê tên của những người sẽ làm việc trên đó, nếu dự án của bạn sẽ được hoàn thành bởi một số cá nhân, tên danh sách và nhiệm vụ được gán cho họ có thể cực kỳ hữu ích.
Khi quản lý một dự án, bạn cần đảm bảo tất cả các nhiệm vụ riêng lẻ được hoàn thành một cách kịp thời và hiệu quả. Một biểu đồ Gantt sẽ giúp bạn làm điều đó.