Làm thế nào để phá giá một câu hỏi - không phải là người hỏi câu hỏi
Nó có thể xảy ra trong bất kỳ cuộc họp kinh doanh nào: Một số nhân viên không hài lòng hỏi một câu hỏi không liên quan đến chủ đề, chỉ liên quan đến tình huống của họ, hoặc để thúc đẩy một chương trình khác. Cách bạn phản ứng với những nhân viên bất mãn và những câu hỏi đầy thách thức là điều quan trọng bởi vì nó gửi một thông điệp đến các nhân viên khác về thái độ và triết lý do quản lý tổ chức - ngay cả khi thái độ đó không nhất thiết là của chính công ty.
Các chiến lược sau đây có thể giúp bạn trả lời thích hợp cho những nhân viên cố gắng khuấy động sự cố trong các cuộc họp kinh doanh.
Devaluing One Employee Devalues Khác
Nếu bạn giảm giá một nhân viên , đồng nghiệp của họ cũng có thể cảm thấy mất giá. Ví dụ, nếu bạn xúc phạm một nhân viên dây chuyền lắp ráp, bạn xúc phạm tất cả họ. Nếu bạn chỉ trích một thư ký, những người khác có thể cũng cảm thấy bị chỉ trích. Ngay cả khi bạn thực hiện tuyên bố blanche carte; "hỗ trợ kỹ thuật không thành công, nhưng chúng tôi đang làm việc để tăng tốc độ" bạn phá giá đồng nghiệp, bạn bè, đồng nghiệp và gửi thông điệp im lặng nếu quản lý sẽ công khai một người hoặc bộ phận, họ có thể đánh lừa bạn , quá.
Cung cấp hướng nhưng không đáp ứng thời gian máy bay
Nếu ai đó hỏi một câu hỏi thù địch, không liên quan hoặc không thích hợp , hãy trực tiếp đưa ra câu hỏi bằng một lệnh cụ thể hoặc hướng dẫn cụ thể, chẳng hạn như viết nó vào quản lý để bạn có thời gian xem xét cẩn thận vấn đề hoặc ý tưởng sau này.
Bạn có thể khuếch tán một câu hỏi đặc biệt dễ bay hơi bằng cách bao gồm người đặt ra câu hỏi thay vì loại trừ chúng. Ví dụ: bạn có thể đề xuất họ đưa ra một chương trình họp ngắn về chủ đề đó hoặc danh sách các mối quan tâm. Hãy chắc chắn cung cấp cho họ một người cụ thể để gửi nó bằng văn bản.
Nếu bạn không cung cấp một bộ hướng dẫn rõ ràng, bạn có vẻ không được phép. Nếu bạn không chắc chắn về điểm liên hệ phù hợp là ai, hãy nói như vậy và yêu cầu nhân viên gọi điện hoặc gửi email cho bạn sau khi bạn đã có thời gian để tìm hiểu xem họ nên đặt câu hỏi của họ cho ai.
Trong hầu hết các trường hợp, điều quan trọng là bạn không trực tiếp trả lời câu hỏi thù địch vì:
- Nó mang lại sự tin cậy cho câu hỏi (nó phải là một vấn đề nếu bạn mất quá nhiều thời gian để trả lời nó);
- Nó có thể làm cho bạn xuất hiện phòng thủ (đặc biệt là nếu bạn đang bị mất cảnh giác); và
- Ngay sau khi bạn cung cấp cho cuộc họp "thời gian không khí" để, hoặc dành quá nhiều thời gian giải quyết một người hỏi tức giận, bạn có thể kết thúc với những người khác nhảy trên tàu do "hiện tượng đám đông."
Hiện tượng đám đông mô tả khi một cá nhân không thể làm hay nói điều gì đó của riêng họ cảm thấy được trao quyền khi những người khác đang làm điều gì đó, tham gia với bất cứ người nào trong nhóm hoặc đám đông đang làm. Trong một cuộc họp, nếu một người bị mất thời gian, những người khác có thể cố gắng tham gia vào các chương trình nghị sự, mối quan ngại hoặc câu hỏi của riêng họ.
Không bao giờ đưa ra tuyên bố làm mất giá trị của người đó trực tiếp hoặc gián tiếp. Nếu bạn nói một câu hỏi là vô căn cứ và xứng đáng không trả lời, thông điệp mà khán giả có thể nghe thấy là bạn đang loại bỏ một mối quan ngại mà họ có.
Xác thực mà không đồng ý
Bạn có thể xác nhận câu hỏi của một người mà không đánh giá nó bên ngoài cảm xúc của người khác. Xác nhận đơn giản chỉ là một sự thừa nhận rằng một cái gì đó là quan trọng hoặc có giá trị cho người khác - ngay cả khi nó không cho người khác.
Bằng cách kết hợp các câu như, "Tôi hiểu tại sao bạn cho rằng điều đó là quan trọng" hoặc "Rõ ràng tình hình đang làm bạn khó chịu", không giống như thừa nhận bạn đồng ý.