7 câu hỏi để tự hỏi mình trước khi bạn nhấn Gửi
Email có thể là điểm liên hệ ban đầu của bạn với ai đó và do đó, đây là cơ hội đầu tiên của bạn để tạo ấn tượng. Hãy cẩn thận trong việc soạn thư của bạn. Trước khi bạn nhấn gửi, hãy trả lời 7 câu hỏi này.
1. Lỗi tin nhắn của tôi có miễn phí không?
Kiểm tra email của bạn để biết sai lầm là điều quan trọng nhất bạn có thể làm trước khi gửi. Sai chính tả và ngữ pháp xấu sẽ khiến bạn trông bất cẩn. Điều đó đi ngược lại ấn tượng bạn đang cố gắng thực hiện, đặc biệt nếu bạn đang xin việc.
Đọc cho đến khi bạn tin rằng bạn đã bắt gặp tất cả các lỗi chính tả và ngữ pháp, cũng như lỗi chính tả. Grammarly.com có các công cụ miễn phí, bao gồm phần mở rộng cho trình duyệt Chrome, có thể giúp bạn thực hiện điều này.
2. Địa chỉ email của tôi nói gì về tôi?
Địa chỉ email công việc của bạn — bằng cách này, bạn không bao giờ nên sử dụng tìm kiếm việc làm - có thể rất đơn giản. Rất có thể đó là một số biến thể của tên bạn.
Bạn có thể đã chọn một địa chỉ ít doanh nghiệp hơn để sử dụng cho email cá nhân. Một địa chỉ gợi cảm, trẻ con, hoặc dễ thương là không sao nếu bạn chỉ sử dụng nó để gửi tin nhắn cho bạn bè và gia đình của bạn, nhưng nếu bạn cần viết một email chuyên nghiệp, hãy đăng ký một tài khoản mới truyền tải tính chuyên nghiệp .
Thiết lập địa chỉ email sử dụng tên thật của bạn. Hãy thử tên và họ của bạn; tên của bạn, tên đệm và họ; hoặc một số kết hợp của những người đó. Không bao giờ gửi email chuyên nghiệp của bạn từ chickybabe@mymail.com.
3. Tên và địa chỉ Email trong trường "Tới" có đúng không?
Khi bạn bắt đầu nhập tên người nhận vào trường "Tới", hầu hết các ứng dụng email sẽ điền vào phần còn lại của tên với tên người nhận từ danh bạ của bạn. Bạn có thể dễ dàng kết thúc với tên sai trong lĩnh vực đó để đảm bảo chú ý đến điều này.
Hãy tưởng tượng những gì rắc rối có thể phát sinh nếu bạn vô tình gửi một email cho người nhận sai. Giả sử bạn đang tìm việc trong khi vẫn đang làm việc . Người quản lý tuyển dụng tại một nhà tuyển dụng tiềm năng có thể có tên bắt đầu bằng cùng một chữ cái với tên của ông chủ hiện tại của bạn. Làm thế nào xấu hổ nó sẽ được nếu bạn gửi cho ông chủ của bạn một tin nhắn có nghĩa là cho người quản lý tuyển dụng? Bạn không chỉ muốn đảm bảo rằng thông điệp của mình đạt đến đích đã định, nhưng bạn cũng muốn chắc chắn rằng nó không đạt được một kênh không mong muốn.
4. Tôi đã sử dụng đúng tiêu đề để giải quyết người nhận chưa?
Nếu bạn đang ở trên cơ sở tên đầu tiên với người bạn đang gửi email, bạn có thể giải quyết chúng theo cách đó trong thư của bạn.
Tuy nhiên, nếu đây là lần đầu tiên bạn giao tiếp với ai đó hoặc bạn không chắc chắn về cách họ muốn được giải quyết, bạn nên sử dụng một tiêu đề chính thức như ông, bà, bà hoặc bác sĩ và người nhận cuối cùng Tên.
Luôn luôn sai về mặt thận trọng. Nó không thể làm tổn thương được chính thức. Đối với một gợi ý về cách một người mà bạn đã có một mối quan hệ thành lập thích được giải quyết, nhìn lại các tin nhắn trước để xem làm thế nào họ đã được ký kết. Điều đó sẽ giúp bạn quyết định phải làm gì.
5. Giai điệu của tôi có truyền đạt thông điệp của tôi hay không?
Khi nói đi, "Nó không phải là những gì bạn nói nhưng làm thế nào bạn nói nó." Khi bạn nói chuyện trực tiếp với ai đó, bạn có thể dựa vào ngữ điệu, ngôn ngữ cơ thể và nét mặt để giúp bổ sung ý nghĩa cho lời nói của bạn.
Khi bạn cố gắng truyền đạt cùng một thông điệp bằng văn bản , có nhiều chỗ cho sự hiểu lầm bởi vì người đọc không thể nhìn thấy khuôn mặt của bạn, đọc ngôn ngữ cơ thể của bạn, hoặc nghe giọng nói của bạn.
Đảm bảo thông điệp của bạn lịch sự và thân thiện với âm thanh và ý nghĩa của bạn là rõ ràng.
6. Thông điệp của tôi có đơn giản, nhưng không khó hiểu?
Giữ tin nhắn của bạn ngắn gọn và ngọt ngào sẽ làm cho chúng dễ hiểu hơn. Đồng thời, bạn không nên bỏ qua bất cứ điều gì quan trọng. Bạn không muốn buộc người nhận email của bạn đoán xem bạn đang cố nói gì. Thông điệp của bạn phải chính xác nhất có thể nhưng bao gồm tất cả các thông tin cần thiết.
7. Tôi có bao gồm các tài liệu đính kèm không mong muốn không?
Nhiều người từ chối mở tệp đính kèm email mà họ không mong đợi. Họ có quyền tránh làm điều đó. Virus máy tính thường được truyền đi trong các tệp đính kèm đó. Nếu bạn muốn gửi một tập tin cho một ai đó, ví dụ, sơ yếu lí lịch của bạn, trước tiên hãy yêu cầu người nhận của bạn cho phép. Chỉ gửi nó nếu anh ta nói là không sao.