Tại sao bạn muốn gửi một email chuyên nghiệp? Có một số lý do. Bạn có thể gửi thư giới thiệu của bạn cho một chủ nhân tiềm năng, một lá thư cảm ơn tới một đồng nghiệp đã đồng ý tham chiếu, một lá thư từ chức cho ông chủ hiện tại của bạn, hoặc yêu cầu thư giới thiệu.
Bạn có thể có các lý do khác để gửi email không phải là cá nhân và trên thực tế, bạn nên đảm bảo rằng tất cả email của bạn được tổ chức và chuyên nghiệp. Dưới đây là những gì cần đưa vào thư của bạn, nội dung không bao gồm và cách đóng, ký và gửi thư email của bạn.
Hướng dẫn thư email chuyên nghiệp
Xem lại các bước sau để viết email chuyên nghiệp chất lượng cao và bạn sẽ luôn tạo ấn tượng tốt về người nhận:
- Subject Line: Dòng chủ đề nên truyền đạt chính xác mục đích của bạn để viết. Dòng chủ đề của bạn có thể đơn giản như "Cảm ơn" hoặc "Yêu cầu đề xuất".
- Lời chào: Ngay cả khi bạn đang viết một email rất ngắn, bao gồm một lời chào. Nếu bạn biết tên của người đó, hãy bao gồm tên đó. Trừ khi bạn đang trên cơ sở tên đầu tiên với người đó, hãy gọi họ bằng tên của họ.
- Độ dài: Giữ email của bạn ngắn gọn nhất có thể. Mọi người có xu hướng bỏ qua email dài, vì vậy chỉ bao gồm thông tin cần thiết.
- Kiểu phông chữ: Tránh phông chữ trang trí công phu, vui tươi hoặc màu; những điều này đơn giản làm sao lãng người nhận khỏi thông điệp thực tế của bạn. Tránh lạm dụng chữ in đậm và in nghiêng, làm cho email trông lộn xộn. Không viết tất cả các chữ cái viết hoa; điều này đi qua như tức giận hoặc thái quá trong một email.
- Biểu tượng cảm xúc: Không bao gồm biểu tượng cảm xúc trong email chuyên nghiệp; lưu chúng cho thư từ cá nhân.
- Chính tả và ngữ pháp: Chỉ vì bạn đang viết một email không có nghĩa là bạn nên cẩu thả về chính tả và ngữ pháp. Chỉnh sửa email của bạn một cách cẩn thận trước khi gửi nó. Thông báo không có lỗi cho người nhận biết rằng email của bạn nên được xem xét nghiêm túc.
- Kết thúc: Đăng xuất bằng một bản tóm tắt "Cảm ơn", "Tốt nhất" hoặc một lần gửi đơn giản khác, sau đó là tên của bạn. Hầu hết các tài khoản email cho phép bạn nhúng chữ ký với tên, tiêu đề và thông tin liên hệ của bạn vào mọi email. Đây là một cách tuyệt vời để làm cho mỗi thư từ chuyên nghiệp hơn.
Mẹo thư email chuyên nghiệp bổ sung
Khi bạn đã viết email của mình, hãy thực hiện tất cả các bước này trước khi bạn nhấp vào nút "gửi":
- Hãy chắc chắn rằng tin nhắn của bạn đã hoàn thành: Kiểm tra kỹ để đảm bảo dòng tiêu đề của email của bạn được điền vào, bạn đã bao gồm chữ ký , bạn đang gửi thư đến đúng người liên hệ và bạn đã điền vào trường Bcc để gửi sao chép cho chính mình để bạn có một bản ghi của thông báo email.
- Bằng chứng Email của bạn: Trước khi bạn nhấn gửi, cũng đảm bảo bạn kiểm tra chính tả và kiểm tra ngữ pháp và viết hoa của bạn. Chúng cũng quan trọng trong thư từ tìm kiếm việc làm qua email như trong thư giấy.
- Gửi thông báo email thử nghiệm: Trước khi bạn thực sự gửi email của mình, trước tiên hãy gửi thư cho chính mình để kiểm tra xem định dạng có hoạt động hay không và không có gì trông ngoài vị trí. Nếu mọi thứ đều ổn, hãy tiếp tục và gửi email cho công ty hoặc cá nhân bạn đang liên hệ.
- Gửi một bản sao của thông điệp email cho chính bạn: Sử dụng trường Bcc để gửi một bản sao của thông điệp email cho chính bạn để bạn có một bản ghi khi bạn gửi tin nhắn và gửi cho bạn. Bạn cũng có thể tìm thấy thông tin này trong thư mục đã gửi của mình.
- Gửi các bản sao của bạn: Với nhiều chương trình email, bạn có thể gửi các thư mục để dễ dàng tìm thấy bất kỳ email quá khứ quan trọng nào. Thiết lập một thư mục cho tất cả các email tìm kiếm việc làm của bạn và gửi các bản sao của email bạn gửi trong thư mục tìm kiếm việc làm của bạn.
Kiểm tra email của bạn thường xuyên
Thời gian là điều cốt yếu khi bạn tìm kiếm việc làm, vì vậy điều quan trọng là phải kiểm tra email của bạn thường xuyên và thường xuyên để bạn không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội quan trọng nào. Ít nhất, hãy kiểm tra email của bạn vào buổi sáng và trong buổi chiều sớm, vì vậy bạn sẽ có thời gian để trả lời kịp thời các thư bạn nhận được.
Những ngày này, việc có một chiếc điện thoại thông minh có thể giúp bạn dễ dàng kiểm tra email của mình ở bất cứ đâu và bất kỳ khi nào bạn muốn - không cần phải di chuột qua máy tính của bạn nữa. Trong thực tế, bạn có thể nhận được thông báo cho các thư email mới, vì vậy bạn có thể đọc chúng ngay khi chúng nhấn vào hộp thư đến của bạn.