Tại sao? Bởi vì trong thế giới kinh doanh, trong thế giới thực, mỗi dự án đều có một người quản lý dự án và người này có thể đưa ra những hậu quả thực sự, lên đến và bao gồm cả việc sa thải các kẻ cướp.
Mặc dù điều này thường đúng, nhưng cũng đúng là rất nhiều lần người quản lý dự án không có quyền hạn kỷ luật đối với nhóm của mình, hãy bỏ qua việc thuê và cấp quyền .
Cô ấy không nhận được để chọn những người trong dự án, và cô ấy không nhận được để kick chúng ra nếu họ đang làm một công việc thối. Cô ấy cũng không có khả năng thưởng cho một người thành công với bất cứ điều gì khác ngoài lời tốt bụng . Làm thế nào để bạn quản lý một dự án khi bạn đang ở trong tình huống này? Dưới đây là sáu lời khuyên về cách dẫn dắt một dự án khi các thành viên trong nhóm không báo cáo cho bạn.
Làm rõ giới hạn của bạn với Boss
Trước khi bạn có cuộc họp nhóm đầu tiên, hãy ngồi xuống cùng với người đã giao cho bạn dự án này và nói về kỳ vọng quản lý. Điều này là dễ nhất, tất nhiên, nếu bạn và tất cả các thành viên trong nhóm báo cáo vào cùng một người, nhưng ngay cả khi không, bạn cần phải có cuộc trò chuyện này.
Đây là những câu hỏi bạn sẽ muốn hỏi:
- Bạn có quyền loại bỏ / thay thế mọi người trong nhóm nếu họ không làm việc không?
- Dự án này có ưu tiên hơn các dự án khác không? Nếu không, thì dự án của bạn sẽ nằm ở đâu trong hệ thống phân cấp. Nói cách khác, bạn có thể nói với các thành viên trong nhóm của mình rằng họ cần phải ngừng thực hiện một dự án khác để đáp ứng thời hạn không?
- Nếu bạn có vấn đề với hiệu suất thành viên nhóm, liệu ông chủ có quyền lực kỷ luật trở lại bạn hay bạn được coi là bình đẳng với các thành viên trong nhóm?
Nếu bạn đã thiết lập các giới hạn của mình trước khi dự án bắt đầu , bạn sẽ biết bạn có thể đi bao xa và bạn có thể hỏi gì về các thành viên trong nhóm của mình. Một ông chủ nói, "dự án này là ưu tiên hàng đầu" nhưng sẽ không ủng hộ bạn, giống như ông chủ nói, "đây không phải là ưu tiên hàng đầu." Hiểu và làm việc này, ngay từ đầu , có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và căng thẳng.
Có quyền kiểm soát đối với tư cách thành viên nhóm là lý tưởng, nhưng không thường xuyên có sẵn — ngay cả khi bạn thường có quyền thuê và hỏa lực đối với các thành viên trong nhóm. Tại sao? Bởi vì hầu hết các công ty được kéo dài mỏng và thiếu nguồn lực để thay đổi mọi người xung quanh. Tuy nhiên, biết trước có thể tiết kiệm nhức đầu và ngăn cản bạn làm cho các mối đe dọa sai lầm.
Nói chuyện với nhóm của bạn trước khi thực hiện bài tập
Khi bạn có một nhóm tổ chức chéo, thật dễ dàng để thực hiện các bài tập. Jane từ tiếp thị sẽ xử lý các nhiệm vụ tiếp thị. Karen từ tài chính sẽ xử lý tài chính. Nhưng ngay cả khi trách nhiệm rõ ràng, hãy nói chuyện với các thành viên trong nhóm của bạn trước.
Bạn có thể thấy rằng cả Karen và Jane đều yêu cầu được tham gia vào nhóm này để tìm hiểu thêm về các lĩnh vực khác của công ty, vì vậy khi bạn chỉ định họ vào lĩnh vực chuyên môn của họ, họ có thể trở nên thất vọng.
Cuộc trò chuyện này là rất quan trọng để có một mối quan hệ nhóm tuyệt vời.
Mặc dù bạn chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của dự án, bạn sẽ không đạt được kết quả tuyệt vời nếu không có thành viên nhóm. Yêu cầu đầu vào của họ, và yêu cầu mối quan tâm của họ. Đảm bảo bạn xem xét mọi thứ và có thể giải thích các quyết định của bạn.
Kiểm tra đôi với Boss
Nếu sau khi nói chuyện với các thành viên trong nhóm, bạn xác định rằng cách duy nhất để hoàn thành nhiệm vụ này là phân công một hoặc nhiều người sẽ thấy khó chịu, nói chuyện với sếp của bạn trước khi thực hiện bài tập.
Tại sao? Bạn muốn đảm bảo rằng bạn có bản sao lưu bạn cần và bạn đã không bỏ qua một tùy chọn sẽ làm cho các bài tập hoàn thành hơn cho các thành viên trong nhóm.
Hãy làm ít nhất một nhiệm vụ tệ hại
Đối với niềm vui, giả sử nhiệm vụ là redecorating văn phòng. Mọi người đều muốn đi đến cửa hàng đồ nội thất và kiểm tra ghế, nhưng không ai muốn làm sạch các bức tường trước khi sơn lại.
Đoán xem ai sẽ tham gia vào nhóm làm sạch tường? Đúng rồi. Bạn.
Tại sao, khi mọi người biết bạn đã được chọn để lãnh đạo nhóm này vì sự hiểu biết tuyệt vời của bạn về các nguyên tắc ergonomic? Bởi vì đó là một công việc tệ hại và ai đó phải làm điều đó và ai đó là trưởng nhóm.
Nhận một cái gì đó khó khăn hoặc khó chịu gửi thông điệp rằng bạn là một phần của nhóm và bạn quan tâm đến đồng đội của bạn. Chỉ định các nhiệm vụ khó chịu gửi tin nhắn mà bạn nghĩ rằng bạn tốt hơn các đồng đội của bạn. Bạn không phải.
Điều này không có nghĩa là bạn phải làm tất cả các nhiệm vụ tệ hại. Nhưng hãy đảm bảo chúng được chia ra thành công giữa các thành viên trong nhóm. Điều gì là khó chịu thay đổi từ nhóm này sang nhóm khác, nhưng mọi dự án đều có thứ gì đó mà không ai muốn làm. Thường thì có rất nhiều nhiệm vụ mà mọi người đều muốn tránh. Hãy chắc chắn rằng họ được chia khá và bạn chia sẻ của bạn.
Gửi phản hồi nhanh
Hãy nhớ rằng phản hồi không chỉ là "công việc tuyệt vời" hay "công việc tồi" mà "đó là một công việc tuyệt vời bởi vì ..." và "điều đó không tốt lắm bởi vì ..." Không có cụm từ vì không ai học được . Và miễn là bạn đang tìm cách đưa ra phản hồi, hãy đảm bảo rằng bạn đang chấp nhận phản hồi từ các thành viên trong nhóm của mình.
Bạn không phải là ông chủ của họ và họ sẽ cảm thấy thoải mái cho bạn hai xu giá trị của họ. (Tất nhiên, ngay cả khi bạn là sếp của họ, họ vẫn cảm thấy thoải mái khi cho bạn hai xu giá trị của họ.)
Giữ mọi người được thông báo
Là trưởng nhóm, bạn đang báo cáo tiến độ cho các nhà quản lý và lãnh đạo cấp cao của tổ chức của bạn. Đảm bảo rằng bạn lấy thông tin từ các cuộc họp đó lại cho nhóm của bạn. Ngoài ra, hãy cho nhóm của bạn biết những gì bạn sẽ nói tại các cuộc họp này.
Ngoài ra, cung cấp cho tất cả mọi người tín dụng, đặc biệt là khi lời khen ngợi có liên quan. Dự án có tiến triển tốt không vì bạn tuyệt vời? Vâng, tất nhiên, nhưng không nói điều đó. Nói rằng dự án đang diễn ra tốt đẹp bởi vì nhóm nghiên cứu là tuyệt vời. Mọi người sẽ biết rằng bạn là một phần của đội.
Nhưng nếu dự án đang khủng khiếp thì sao? Bạn có chia sẻ đổ lỗi không? Có, nhưng chỉ riêng tư. Bạn đến từng thành viên trong nhóm và làm việc để giúp thay đổi hướng đi hoặc đóng góp của họ. Nếu điều đó không hiệu quả, bạn hãy đến gặp sếp và giải quyết các vấn đề.
Nếu bạn có sức mạnh để loại bỏ mọi người khỏi nhóm, bây giờ là lúc để làm như vậy, nhưng nếu bạn không, bạn có thể nói chuyện với người làm. Nhưng dù bạn làm gì, đừng bắt đầu nói chuyện hay phàn nàn về các thành viên trong nhóm của bạn. Nó sẽ phá hủy tinh thần của họ và làm mọi thứ tồi tệ hơn.
Hãy nhớ rằng một dự án nhóm dẫn đầu thành công có thể thúc đẩy sự nghiệp của bạn, nâng cao danh tiếng chuyên nghiệp của bạn, và làm cho công việc của bạn có thể nhìn thấy trong tổ chức của bạn cho các bài tập bổ sung mận. Vì vậy, hãy cho dự án của bạn tất cả.