Giữ cho dự án di chuyển về phía trước
Chúng tôi cũng sẽ xem xét một số công cụ quản lý thay đổi mà bạn có thể sử dụng và cách quản lý phạm vi dự án đi vào hoạt động.
Trước khi chúng tôi nói về các quy trình hoặc công cụ, tôi muốn thảo luận về triển vọng của bạn để thay đổi.
Chấp nhận thay đổi xảy ra
Các thay đổi có thể xảy ra tại bất kỳ thời điểm nào của vòng đời quản lý dự án .
Cách dễ nhất để thực hiện thay đổi quản lý đối với các dự án ít đau đầu hơn là biết rằng nó sẽ xảy ra và lên kế hoạch cho nó.
Có chiến lược tại chỗ để đối phó với những thay đổi trước khi chúng xảy ra là cách nhanh nhất để mọi người tham gia với những gì sẽ khác biệt.
Quy trình quản lý thay đổi có cấu trúc được xác định là nơi tốt nhất để bắt đầu. Đó là cuốn sách của bạn cho những gì sẽ xảy ra nếu ai đó cho rằng dự án nên làm một cái gì đó khác với những gì hiện đang được lên kế hoạch và một cách tốt để tránh thất bại dự án.
Quy trình quản lý thay đổi
Quá trình quản lý thay đổi trông như sau:
- Nhận thông tin về thay đổi
- Đánh giá sự thay đổi bao gồm lập kế hoạch sẽ có bao nhiêu công việc
- Chuẩn bị một đề xuất về việc liệu nó có đáng để đi trước không.
- Sau đó, bạn nhận được quyết định từ nhà tài trợ dự án về việc liệu bạn có nên kết hợp thay đổi hay không.
Hãy nhìn vào từng bước đó lần lượt.
Nhận thông tin về thay đổi
Bạn sẽ nhận được yêu cầu thay đổi dự án. Bạn có thể nhận thông tin theo hàng trăm cách khác nhau: trong một cuộc họp, trên email, trên điện thoại, trong hành lang khi bạn vội vã ra khỏi văn phòng vào buổi tối. Lý tưởng nhất, bạn sẽ nhận được thông tin trên một mẫu yêu cầu thay đổi, nhưng bạn nên biết rằng trong thực tế, nhiều bên liên quan quan trọng nghĩ rằng việc hoàn thành thủ tục giấy tờ này là công việc của người quản lý dự án. Và trong công ty của bạn, nó có thể được.
Sử dụng mẫu yêu cầu thay đổi dự án của bạn (thêm vào đó trong một phút) để nắm bắt tất cả các chi tiết của yêu cầu, tuy nhiên không chính thức họ đến với bạn. Sau đó chạy biểu mẫu qua người khởi tạo để bạn biết bạn đã phản ánh chính xác những gì họ muốn.
Hãy nhớ rằng những thay đổi cũng có thể là về việc thực hiện công việc. Không phải luôn luôn giả định rằng những thay đổi sẽ liên quan đến việc đưa vào. Quá trình này là như nhau bất kể bạn đang tăng hay giảm phạm vi dự án.
Thực hiện đánh giá thay đổi
Xem chi tiết yêu cầu thay đổi. Bạn sẽ đánh giá tác động lên:
- Lịch biểu
- Tài liệu
- Công việc được thực hiện cho đến nay và vẫn còn hoạt động để làm
- Ngân sách
- Các biện pháp chất lượng
- Phạm vi
- Nguồn lực sẵn có.
Ví dụ: thay đổi phần mềm có thể được ước tính sau 5 ngày.
Điều này sẽ không chỉ thêm 5 ngày vào lịch biểu bởi vì nó sẽ đẩy ra một nhiệm vụ khác và di chuyển nó trong một khung thời gian mà tài nguyên chính là vào ngày lễ. Nhiệm vụ đó cũng sẽ cần phải được di chuyển, vì vậy tổng thể thay đổi này sẽ thêm 8 ngày vào lịch biểu. Nó sẽ có chi phí $ 5k để làm, và thêm 8 ngày đẩy chúng tôi vào một tháng khác với hợp đồng nhà cung cấp, do đó, có chi phí để xem xét có quá. Chất lượng vẫn giữ nguyên nhưng phạm vi thay đổi để kết hợp thay đổi mới. Tất cả các tài liệu liên quan sẽ cần phải được cập nhật bao gồm kế hoạch dự án và hướng dẫn đào tạo, đã được bắt đầu.
Như bạn thấy, một sự thay đổi 5 ngày đơn giản có thể có các hiệu ứng khác nhau. Điều quan trọng là phải biết tất cả về những điều này trước khi bạn quyết định có nên thực hiện thay đổi hay không, vì việc có hình ảnh đầy đủ có thể thay đổi kết quả.
Chuẩn bị và trình bày một khuyến nghị
Bây giờ bạn đã biết tác động đầy đủ của thay đổi, bạn có thể đưa ra đề xuất về việc liệu nó có đáng để tiếp tục với nó hay không.
Trong một số trường hợp, nó sẽ không được, bởi vì lợi ích nhận thức sẽ thấp hơn chi phí. Trong các trường hợp khác, có thể có đủ lợi ích để bù đắp chi phí thực hiện công việc bổ sung. Trong các trường hợp khác, bạn có thể thấy rằng thay đổi sẽ có tác động tiêu cực đến chi phí nhưng không có gì bạn có thể làm về nó bởi vì đó là vấn đề pháp lý hoặc tuân thủ hoặc vì một số lý do nội bộ khác như tái cơ cấu tổ chức.
Nhận Quyết định
Đối với những thay đổi nhỏ nằm trong giới hạn ủy quyền của bạn, bạn có thể đưa ra quyết định về việc có chấp nhận thay đổi hay không cho chính mình (với thông tin đầu vào phù hợp từ nhóm). Bất cứ điều gì lớn hơn nên được sự chấp thuận của nhà tài trợ dự án hoặc ban dự án.
Hãy nhớ quay lại và nói với ai đó nếu thay đổi của họ đã bị từ chối. Bạn muốn tránh gây phiền nhiễu cho các bên liên quan của dự án nếu bạn có thể!
Thay đổi công cụ quản lý
Có một số công cụ quản lý thay đổi mà bạn có thể sử dụng để làm cho quá trình này dễ dàng hơn và sắp xếp hợp lý hơn. Tôi khuyên bạn nên:
- Danh sách kiểm tra hoặc bản đồ quy trình hướng dẫn mọi người thông qua chính xác những gì họ phải làm để nâng cao thay đổi cho phạm vi dự án của bạn.
- Biểu mẫu yêu cầu thay đổi mẫu. Điều này có thể trực tuyến thông qua quy trình làm việc tự động.
Hãy xem xét những gì đi vào một yêu cầu thay đổi dự án tiếp theo.
Những gì đi vào một yêu cầu thay đổi dự án
Biểu mẫu yêu cầu thay đổi dự án nên bao gồm:
- Tên của người yêu cầu thay đổi ('người yêu cầu').
- Một mã định danh duy nhất, giống như số thay đổi (bạn có thể tự thêm số này vào sau vì không chắc bất kỳ người nào đưa ra yêu cầu và sử dụng biểu mẫu sẽ biết phải đặt gì vào hộp đó).
- Mô tả về thay đổi được đề xuất, với nhiều chi tiết nhất có thể được quản lý.
- Danh mục thay đổi. Lý tưởng nhất, bạn sẽ chuẩn bị sẵn phần này để họ chỉ phải đánh dấu vào ô. Đây là một nơi tốt để lưu ý cho dù một sự thay đổi là để làm với quy định hoặc tuân thủ nội bộ như thể nó (thực sự) sau đó bạn có thể bỏ qua rất nhiều các bước lập kế hoạch và đánh giá và chỉ cần nhận được về với nó.
- 'Tại sao' của sự thay đổi. Lý do để làm điều đó là gì? Tại sao người yêu cầu lại muốn nó?
- Tác động của sự thay đổi đến các yếu tố khác nhau của dự án bao gồm thời gian, chi phí, chất lượng, phạm vi. Họ có thể không có tất cả các chi tiết để bạn có thể phải làm việc với họ trong bước đánh giá thay đổi để điền vào chỗ trống. Họ nên hoàn thành càng nhiều càng tốt. Tối thiểu bạn đang tìm kiếm tại thời điểm này là để họ xác nhận nếu nó sẽ tăng, giảm hoặc thay đổi các tham số dự án hiện có.
Ở cuối biểu mẫu yêu cầu thay đổi sẽ là một số chi tiết để bạn điền vào khi thay đổi được thảo luận thêm. Mẫu của bạn cũng nên bao gồm không gian cho:
- Thay đổi quyết định: Chấp nhận, Từ chối hoặc Trì hoãn
- Tên của người đưa ra quyết định (hoặc nhóm) cộng với ngày quyết định được đưa ra và bất kỳ nhận xét bổ sung nào.
Người đưa ra yêu cầu sẽ không biết kết quả - không ai sẽ - vì vậy các ô này sẽ trống cho đến khi nhóm phù hợp đã gặp để thảo luận đề xuất của bạn và đưa ra quyết định.
Thay đổi và quản lý phạm vi dự án
Quản lý phạm vi dự án là cách chính mà bạn kiểm soát những gì có trong dự án và những gì không. Khi bạn nhận được một thay đổi cho phạm vi dự án, bạn cần phải suy nghĩ về cách nó ảnh hưởng đến dự án tổng thể. Quy trình quản lý thay đổi của bạn sẽ giúp bạn thực hiện điều này và đặt nó trong ngữ cảnh, quản lý thay đổi là một phần nhỏ trong quản lý phạm vi.
Điều đáng nói ở đây là cách Hướng dẫn cho Cơ quan quản lý dự án (PMBOK® Guide) - Ấn bản thứ năm bao gồm quản lý thay đổi dự án vì nó không trực quan như bạn nghĩ. Hướng dẫn PMBOK® bao gồm một quá trình được gọi là 'Phạm vi điều khiển' trong phần Quản lý phạm vi dự án và đây là một nơi tuyệt vời để bắt đầu. Tuy nhiên, quá trình quản lý thay đổi đối với các dự án cần phải được xử lý một cách tích hợp hơn và được phản ánh trong văn bản. Người dùng Hướng dẫn sử dụng PMBOK® cũng nên tham khảo quy trình Thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp vì điều này đặt ra cách mọi thứ liên kết với nhau.
Với mục đích trở thành PMP, bạn cần hiểu cách Hướng dẫn PMBOK® bao gồm quản lý thay đổi vì đó là những gì bạn sẽ được kiểm tra. Tuy nhiên, bạn nên nhớ rằng quá trình quản lý thay đổi bạn thực sự sử dụng trên các dự án của bạn cần phải được tích hợp, dễ theo dõi và thực tế.
5 cách để giúp nhóm của bạn thông qua quá trình thay đổi
Nhóm dự án của bạn là rất quan trọng đối với sự thành công của dự án của bạn, vì vậy nó giúp họ có mặt khi bạn đang quản lý các thay đổi trong dự án của mình.
Dưới đây là 5 cách giúp bạn nhanh chóng đạt được các điều khoản với quy trình quản lý thay đổi dự án.
1. Nói về những thay đổi. Hãy cho họ biết rằng sự thay đổi về các dự án là bình thường và họ nên mong đợi nó.
2. Chia sẻ quy trình. Ở trên chúng ta đã nói về quá trình quản lý thay đổi, nhưng điều này không tự nhiên đến với mọi người. Các thành viên trong nhóm của bạn sẽ không biết phải làm gì và những gì được mong đợi của họ trừ khi bạn nói với họ. Thiết lập một cuộc họp để đi qua quá trình với họ, và cho họ biết những gì vai trò của họ trong nó sẽ được.
3. Làm cho nó dễ dàng. Khi một dự án trải qua một sự thay đổi về phạm vi, nó có thể khá mất phương hướng. Lịch trình sai, ngân sách có thể khác nhau, các yêu cầu chắc chắn khác nhau. Nhóm nghiên cứu có thể tìm thấy một sự thay đổi đáng lo ngại, đặc biệt là một cái lớn hoặc một mà đảo ngược một quyết định mà họ đã nghĩ trước đó đã được đặt trong đá (có, những điều đó xảy ra). Làm cho quá trình dễ dàng nhất có thể cho họ.
4. Hãy đến đó để giúp đỡ. Nếu bạn đã từng quản lý thay đổi dự án một cách không chính thức (hoặc không hề) thì việc thay đổi một quy trình chính thức có thể mất một thời gian để trở thành 'cách chúng ta làm việc quanh đây '. Nói với nhóm rằng bạn đang ở đó để giúp họ nếu họ muốn điều gì đó vượt qua bạn.
5. Đừng ngại nói không. Không phải tất cả thay đổi đều là đề xuất hợp lý. Hãy cho nhóm của bạn biết rằng nếu họ cảm thấy mạnh mẽ về thay đổi không phải là điều phù hợp cho dự án tại thời điểm này, bạn sẽ đứng cạnh họ trong cuộc trò chuyện đó với người yêu cầu thay đổi.
Không quản lý thay đổi hiệu quả là một trong những cách bạn có thể làm hỏng dự án của mình , vì vậy hãy chú ý. Được trang bị thông tin này, bạn có thể bắt đầu xử lý các thay đổi của dự án theo cách được kiểm soát.