Rủi ro
'Rủi ro' là một thuật ngữ liên quan đến những gì có thể xảy ra với dự án của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang xây dựng một khối văn phòng mới, giá thép có thể tăng và điều đó có thể ảnh hưởng đến ngân sách của bạn. Nhưng nó có thể không tăng lên. Tương tự, nếu bạn đang có kế hoạch tổ chức buổi dã ngoại công ty hàng năm của bạn bên ngoài, nó có thể là thời tiết tốt, nhưng nó có thể mưa. Nói tóm lại, một rủi ro là điều chưa xảy ra.
Điều quan trọng là phải biết những rủi ro bao quanh dự án của bạn bởi vì sau đó bạn có thể lập kế hoạch cho chúng. Bạn có thể đặt kế hoạch B hoặc kế hoạch dự phòng của bạn thành hành động để tránh rủi ro xảy ra ngay từ đầu. Với giá thép và thời tiết, không có nhiều bạn thực sự có thể làm để ngăn chặn chúng xảy ra, nhưng bạn có thể lập kế hoạch trong trường hợp họ làm. Ví dụ, bạn có thể thuê một vùng chọn hoặc cổ phiếu với ô dù để nếu trời mưa vào ngày dã ngoại, mọi người vẫn có thể có thời gian vui vẻ.
Vấn đề
Các vấn đề và rủi ro thường bị nhầm lẫn bởi các thành viên trong nhóm dự án và điều quan trọng là người quản lý dự án để đảm bảo bạn đang nói về những chủ đề này một cách thích hợp. Nguy cơ là một cái gì đó chưa xảy ra, trong khi một vấn đề là một cái gì đó đã xảy ra. Vấn đề chỉ là vấn đề mà nhóm dự án của bạn đang phải đối mặt.
Bạn có thể đã thấy nó đến (và xử lý nó như là một nguy cơ để bắt đầu với) hoặc nó có thể là hoàn toàn bất ngờ. Dù bằng cách nào, nó đã xảy ra bây giờ và bạn phải làm điều gì đó về nó!
Mốc
Các mốc quan trọng là những thời điểm đánh dấu những khoảnh khắc quan trọng trong dự án. Chúng thường được sử dụng cho:
- Bắt đầu một pha
- Kết thúc một pha
- Kết thúc một phần lớn công việc hoặc một nhiệm vụ lớn
- Lưu ý thời hạn cố định cụ thể trong thời gian
- Ngày có thể thay đổi trong kế hoạch
Hãy nghĩ về những sự kiện quan trọng như loại ngày mà bạn sẽ viết trên lịch của bạn ở nhà - những khoảnh khắc quan trọng lớn trong một dự án như kết thúc thử nghiệm hoặc bên khởi động. Các cột mốc là một trong chín thành phần của biểu đồ Gantt , vì vậy bạn sẽ thấy chúng trên lịch trình dự án của bạn được hiển thị dưới dạng hình thoi.
Nhà tài trợ
Nhà tài trợ dự án của bạn nằm trong Ban dự án . Họ là người 'sở hữu' dự án và họ nhận được lợi ích. Ví dụ, nếu bạn đang tung ra một hệ thống CNTT mới cho nhóm nhà máy để sử dụng, Tổng Giám đốc Nhà máy sẽ là nhà tài trợ dự án. Nhóm CNTT sẽ trở thành một phần của nhóm dự án nhưng họ sẽ không đảm nhận vai trò tài trợ. Các nhà tài trợ dự án là người bạn có thể chuyển sang khi bạn cần hướng quản lý cấp cao. Điều này có thể là để:
- Bỏ chặn sự cố
- Tìm một số tài nguyên
- Phê duyệt ngân sách
- Đưa ra quyết định
- Đồng ý về đặc tả cuối cùng
Và cứ thế. Người quản lý dự án báo cáo hiệu quả cho nhà tài trợ trong suốt thời gian của dự án, cả về cấu trúc quản lý tuyến và với báo cáo dự án hàng tuần hoặc hàng tháng (hoặc theo thời gian thực).
SH
Các bên liên quan là những người khác tham gia và bị ảnh hưởng bởi dự án của bạn. Một số dự án sẽ có các nhóm liên quan rộng, bao gồm mọi bộ phận trong tổ chức. Những người khác sẽ có phạm vi hạn chế hơn. Một số bên liên quan ở bên ngoài tổ chức của bạn, như chính phủ hoặc cơ quan quản lý.
Họ cũng cần được thông báo với những tin tức có liên quan. Hầu hết các bên liên quan sẽ được hỗ trợ (hoặc không tương đương) với những thay đổi do dự án của bạn mang lại, nhưng không phải tất cả chúng sẽ là!
Bạn sẽ gặp các bên liên quan , những người sẽ không chào đón dự án của bạn với vòng tay rộng mở!