Để theo dõi tiến độ trên đường đi và đảm bảo các phân phôi chính đang được thực hiện theo thời gian, các nhà quản lý dự án sử dụng các mốc quan trọng.
Định nghĩa của một cột mốc dự án là một nhiệm vụ với một khoảng thời gian bằng không, biểu thị một thành tích trong dự án.
Chúng được sử dụng như một cách thể hiện chuyển động và tiến bộ về phía trước và cho mọi người thấy những gì đang xảy ra, ngay cả khi họ không có kiến thức chi tiết về các nhiệm vụ liên quan đến việc đó. Về khía cạnh đó, chúng rất hữu ích cho các bên liên quan và thiết lập các kỳ vọng.
Khi nào cần sử dụng các mốc dự án
Các cột mốc trong quản lý dự án được sử dụng để đánh dấu:
- Sự bắt đầu của các giai đoạn công việc quan trọng
- Kết thúc giai đoạn công việc quan trọng
- Để đánh dấu thời hạn cho một cái gì đó
- Để hiển thị khi có quyết định quan trọng.
Và các điểm cố định khác trong thời gian cần gọi cụ thể vì các mốc quan trọng là cách tuyệt vời để theo dõi dự án của bạn.
Làm thế nào thường xuyên để đặt mốc trong kế hoạch của bạn
Tôi đã được tư vấn về một khóa đào tạo để đặt các mốc quan trọng trong kế hoạch của bạn khoảng mỗi tháng một lần. Điều này là tốt và một nguyên tắc tốt, nhưng bạn cần phải sử dụng bản án chuyên nghiệp của bạn. Một số tháng có thể có nhiều hoạt động với các cuộc họp quan trọng được đánh dấu là cột mốc quan trọng, quyết định được thực hiện và đóng cửa một giai đoạn và bắt đầu một giai đoạn khác.
Trong những tháng khác, bạn có thể tập trung vào việc thực hiện và có rất ít, nếu có, bạn có thể treo mốc quan trọng.
Có nói rằng, vì mục đích báo cáo, việc tạo một lý do để có mốc quan trọng ít nhất một lần trong mỗi chu kỳ báo cáo là hữu ích và chúng tôi sẽ nói thêm về các mốc quan trọng và giao tiếp trong một chút.
Các cột mốc được thể hiện như thế nào trên biểu đồ Gantt của bạn
Các cột mốc là một trong các thành phần của biểu đồ Gantt và được hiển thị trên biểu đồ dưới dạng hình thoi. Chúng không được hiển thị như một nhiệm vụ bình thường vì chúng có thời lượng bằng 0: nói cách khác, chúng không mất thời gian. Với mục đích lập kế hoạch trên biểu đồ Gantt, chúng chỉ xảy ra!
Nếu bạn không sử dụng biểu đồ Gantt, bạn vẫn có thể sử dụng các mốc quan trọng. Dưới đây là 5 lựa chọn thay thế cho biểu đồ Gantt : bạn vẫn có thể kết hợp các mốc quan trọng vào kế hoạch của mình bằng cách sử dụng các biểu đồ này.
Nếu bạn muốn tổ chức cá nhân và phần mềm quản lý dự án của bạn không được tích hợp đầy đủ vào lịch của bạn, bạn có thể sao chép và dán các ngày quan trọng vào nhật ký của mình. Tùy thuộc vào cách bạn muốn làm việc này có thể là một mẹo hữu ích để nhắc nhở bạn về những gì nên được sắp tới!
Cách đặt tên mốc
Các cột mốc phải có mô tả rõ ràng về lịch trình dự án của bạn, nhưng không phải là mô tả ngụ ý rằng chúng là một nhiệm vụ. Vì vậy, họ không nên được gọi là 'Nhận thỏa thuận để chuyển sang Giai đoạn 2' nhưng 'Giai đoạn 2 bắt đầu'. Nếu bạn muốn phản ánh nỗ lực của việc đồng ý chuyển sang Giai đoạn 2 thì hãy thêm một nhiệm vụ ngay trước khi nói điều đó.
Các cột mốc nên mô tả thời điểm chúng đại diện như sau:
- Hoàn thành giai đoạn thử nghiệm
- Đã phê duyệt PID
- Hợp đồng đã ký
- Cuộc họp nhân viên Town Hall
Nhiều người quản lí dự án chọn số cột mốc của họ để dễ tham khảo. Nếu bạn sử dụng cấu trúc phân tích công việc, bạn có thể sử dụng đánh số từ đó. Nếu không, nó là tốt để sử dụng M1, M2 và như vậy để làm cho nó rõ ràng những gì bạn đang đề cập đến. Cấu trúc đặt tên rõ ràng trở nên quan trọng hơn, bạn càng có nhiều cột mốc quan trọng, vì vậy hãy nghĩ về cách bạn sẽ làm điều này nếu dự án của bạn chạy qua vài tháng.
Làm thế nào để các mốc được ký tắt
Các mốc quan trọng tạo thành một phần của lịch trình dự án của bạn để khi lịch biểu của bạn được căn cứ, bạn nên xem xét các mốc quan trọng của bạn đã được ký tắt.
Nếu bạn cần thay đổi ngày của các mốc quan trọng, bạn nên sử dụng quy trình kiểm soát thay đổi tiêu chuẩn để thực hiện các điều chỉnh cho kế hoạch của mình. Điều này có thể dễ dàng như trò chuyện với nhà tài trợ dự án của bạn và cho họ biết lý do tại sao các ngày cần phải thay đổi hoặc chính thức như đặt cùng một lịch biểu mới được đề xuất và mang nó đến một ủy ban lập kế hoạch để phê chuẩn.
Tốt nhất là bạn nên tìm hiểu quy trình đăng nhập mốc quan trọng của mình, nếu có, trước khi cần sử dụng nó, để bạn không lãng phí bất kỳ lúc nào khi bạn phải thực hiện thay đổi.
Sử dụng các cột mốc để liên lạc
Các cột mốc hữu ích cho việc liên lạc và báo cáo vì chúng đại diện cho các điểm kiểm soát tối thiểu trong kế hoạch. Nói cách khác, nếu bạn đã thực hiện tất cả các nhiệm vụ khác, bạn vẫn có thể thấy những gì đang diễn ra và giữ cho dự án tiến lên phía trước chỉ bằng các cột mốc quan trọng.
Bạn sẽ có thể rút ra các mốc quan trọng và đặt chúng vào một bảng điều khiển hoặc báo cáo dự án . Họ nên kể câu chuyện của dự án đầy đủ chi tiết để đáp ứng những người mà bạn đang báo cáo, thông thường nhà tài trợ dự án của bạn hoặc một nhóm điều hành khác như nhóm chỉ đạo (hoặc ban dự án ). Mỗi tháng hoặc tại tần suất báo cáo bạn sử dụng, bạn có thể hiển thị những cột mốc nào đã đạt được.
Việc báo cáo các mốc quan trọng là khá đơn giản và thường được thực hiện như một bảng. Bạn liệt kê mô tả mốc, ngày đến hạn và ngày dự báo mới. Khi đạt được mốc quan trọng và có thể được đánh dấu là hoàn thành, bạn cũng thêm ngày đó vào. Hy vọng rằng, nó sẽ giống như ngày dự báo, nhưng các dự án không phải luôn luôn làm việc như thế.
Một bảng như thế này làm cho nó rõ ràng những gì đã được hoàn thành và những gì là xuất sắc. Bạn sẽ có thể lập kế hoạch cho câu trả lời cho câu hỏi, "Tại sao chúng ta không đạt mốc đó?" Trước khi bạn đi gặp nhà tài trợ của bạn hoặc gửi báo cáo!
Khi kế hoạch dự án của bạn là rất dài và bạn có rất nhiều sự kiện quan trọng, bạn sẽ thấy dễ dàng hơn để loại bỏ các cột mốc đã hoàn thành trong mỗi chu kỳ báo cáo. Chỉ báo cáo các cột mốc sắp tới hoặc hoàn thành tháng đó: tháng tiếp theo cất cánh bất kỳ thứ gì đã được hoàn thành vào tháng trước, do đó bạn không thường xuyên thêm vào độ dài của báo cáo bằng cách nói cho mọi người biết về công việc mà họ đã biết là xong.
Các mốc là một công cụ quản lý dự án thực sự hữu ích cho việc lập kế hoạch, lên lịch và báo cáo và chúng rất dễ sử dụng. Đặt một số trong kế hoạch dự án tiếp theo của bạn, theo dõi chống lại họ và bạn sẽ thấy mình tìm hiểu về tần số hoạt động tốt nhất cho bạn.
Như với tất cả mọi thứ trong quản lý dự án, sử dụng chúng linh hoạt để cung cấp kết quả bạn muốn, sử dụng những lời khuyên và hướng dẫn để thông báo quyết định của riêng bạn.