Bài viết này xem xét khu vực kiến thức quản lý phạm vi dự án từ Hướng dẫn cho Cơ quan quản lý dự án về kiến thức (Hướng dẫn PMBOK®) - Ấn bản thứ năm. Đây không phải là cách duy nhất để xác định quản lý phạm vi dự án, nhưng đó là một điểm khởi đầu tốt và sẽ rất hữu ích cho bạn nếu bạn đang làm việc hướng tới chứng nhận PMP® của bạn.
Quy trình quản lý phạm vi dự án
Quản lý phạm vi dự án trong Hướng dẫn PMBOK® bao gồm 6 quy trình. Các quy trình quản lý phạm vi dự án là:
- Lập kế hoạch quản lý phạm vi
- Thu thập yêu cầu
- Định nghĩa phạm vi
- Tạo cấu trúc phân chia công việc
- Xác thực phạm vi
- Phạm vi điều khiển.
Hãy nhìn vào từng cái.
Quy trình quản lý phạm vi kế hoạch
Điểm của việc này là cung cấp cho bạn một kế hoạch quản lý phạm vi ở cuối nó. Điều đó đặt ra cách bạn sẽ xác định, quản lý, xác nhận và kiểm soát phạm vi dự án của bạn. Đưa công việc lên phía trước để xác định điều này cho bạn một cái gì đó để tham khảo sau này. Bạn có thể thấy rằng bạn có thể sử dụng kế hoạch quản lý phạm vi của dự án khác làm điểm khởi đầu, vì các quy trình quản lý phạm vi không thay đổi một cách dữ dội giữa các dự án khi công ty của bạn đã giải quyết theo cách làm việc thành công cho họ.
Kết quả của quá trình này là kế hoạch quản lý phạm vi. Đây là một phần trong kế hoạch quản lý dự án của bạn và bao gồm:
- Làm thế nào bạn sẽ chuẩn bị một tuyên bố phạm vi chi tiết
- Làm thế nào bạn sẽ tạo ra cấu trúc phân chia công việc của bạn (WBS) từ câu lệnh scope
- Cách bạn sẽ duy trì và chấp thuận WBS đó
- Làm thế nào bạn sẽ nhận được sự chấp nhận chính thức cho các phân phôi của dự án
- Cách bạn sẽ quản lý các thay đổi đối với phạm vi.
Tài liệu không phải cực kỳ chi tiết hoặc rất chính thức: nó đơn giản phải phù hợp với mục đích.
Thu thập Yêu cầu Quy trình
Trong quá trình này, bạn sẽ làm việc ra những gì các bên liên quan của bạn muốn từ dự án. Một khi bạn đã vạch ra ý tưởng lớn của mình , bạn cần phải ghi lại các yêu cầu và quản lý kỳ vọng của các bên liên quan. Điều này là quan trọng bởi vì thường những gì họ yêu cầu là không thực tế hoặc có thể đạt được cho các ràng buộc dự án khác, như chi phí.
Đầu ra của công việc thu thập yêu cầu của bạn là một bộ các yêu cầu được ghi nhận. Điều này nên càng toàn diện càng tốt và thông thường sẽ bao gồm một số loại yêu cầu như:
- Các yêu cầu chức năng và phi chức năng
- Yêu cầu của bên liên quan như yêu cầu báo cáo
- Yêu cầu hỗ trợ và đào tạo
- Yêu cầu kinh doanh
- Các yêu cầu của dự án như mức độ dịch vụ hoặc chất lượng
Bạn cũng sẽ ghi lại các phụ thuộc, các giả định và các ràng buộc có liên quan cụ thể đến các yêu cầu.
Xác định quy trình phạm vi
Đây là nơi bạn có yêu cầu của bạn và biến chúng thành một mô tả chi tiết của sản phẩm hoặc dịch vụ mà dự án của bạn sẽ tạo ra. Bạn sẽ kết thúc với một tuyên bố phạm vi dự án mà bạn có thể tham khảo trong dự án. Nó sẽ bao gồm một danh sách những gì trong phạm vi và những gì nằm ngoài phạm vi. Điều đó quan trọng vì thường mọi người sẽ không nhớ những gì bị loại trừ một cách cụ thể và quay lại và yêu cầu bạn làm việc trên các lĩnh vực đó.
Bất kỳ sự bao gồm nào cũng sẽ phải trải qua sự kiểm soát thay đổi.
Tạo quy trình cấu trúc phân chia công việc
Quá trình này cho phép bạn biến danh sách các yêu cầu của bạn thành một tầm nhìn có cấu trúc về những gì bạn cần làm. Công việc chính ở đây là chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các phần nhỏ hơn, có thể quản lý được.
Kết quả của quá trình này là một WBS. Cá nhân, tôi không sử dụng WBS trên các dự án của tôi, nhưng nó có thể là một công cụ rất hữu ích. Nếu bạn không nghĩ trực quan, bạn có thể đạt được kết quả tương tự bằng cách tạo danh sách.
Xác nhận quy trình phạm vi
Quá trình xác nhận phạm vi không phải là, như bạn có thể nghĩ, nhận được các bên liên quan kinh doanh để ký WBS của bạn. Đó là về việc đảm bảo rằng bạn có một quy trình tại chỗ để đăng xuất cho các sản phẩm của bạn khi thời gian đến.
Bạn nên đặt cấu trúc này vào vị trí để bạn không có bất kỳ câu hỏi nào về việc ai sẽ chấp nhận phân phối hoặc tiêu chí nào họ sẽ sử dụng để nói rằng nó hoàn thành.
Sau khi quá trình hoàn tất, bạn sẽ chấp nhận phân phôi, được chấp thuận bởi bất kỳ ai cần phê duyệt chúng.
Quy trình kiểm soát phạm vi
Quy trình Phạm vi điều khiển là quy trình cuối cùng trong phạm vi kiến thức quản lý phạm vi dự án. Nó liên quan đến việc đảm bảo rằng có sự kiểm soát thay đổi hiệu quả nếu phạm vi cần thay đổi. Nó cũng bao gồm việc theo dõi dự án của bạn với một chiếc mũ 'phạm vi' để kiểm tra xem nó sẽ mang đến những gì bạn nghĩ sẽ.
Sáu quy trình này tạo nên kiến thức quản lý phạm vi dự án có trong Hướng dẫn PMBOK® –Phiên bản lần thứ .