Quản lý chương trình là một sự lựa chọn nghề nghiệp xứng đáng và được trả lương cao. Nhưng nó có thể là một vai trò đầy thử thách.
Dưới đây là mười điều mà mọi người quản lý chương trình mới nên biết trước khi bắt đầu vai trò.
Quản lý chương trình không giống như quản lý dự án
Quản lý dự án nói chung được chấp nhận là tất cả về lập kế hoạch công việc, tổ chức các nhiệm vụ và các nguồn lực, kiểm soát quá trình và cung cấp một mục tiêu cụ thể.
Cho dù đó là mở một văn phòng mới, tung ra một ứng dụng mới hoặc xây dựng một sân vận động Olympic, các dự án có một khởi đầu, giữa và kết thúc được xác định và một bộ mục tiêu rõ ràng.
Các chương trình có một chút khác biệt. Bạn vẫn cần phải có những người tổ chức các nhiệm vụ, quản lý tài nguyên, làm việc thông qua các quy trình và vân vân, nhưng họ báo cáo với bạn là người quản lý chương trình. Có rất ít đánh dấu vào các nhiệm vụ như là hoàn thành trên một kế hoạch dự án nhưng rất nhiều công việc xây dựng chiến lược và mối quan hệ.
Quản lý chương trình là về việc giữ toàn bộ thay đổi biến đổi theo dõi để cung cấp một cái gì đó có giá trị cho tổ chức theo thời gian. Nếu không có ai đó đóng vai trò là người quản lý chương trình, tất cả những gì bạn có là một loạt các dự án phân phối vào những thời điểm ngẫu nhiên và không có chủ đề thống nhất. Người quản lý chương trình là người mang tất cả lại với nhau.
Có sự không chắc chắn ... Đối phó với nó
Các chương trình vốn dĩ không chắc chắn. Trong khi bạn có thể biết bức tranh lớn là gì, nó chỉ là một tuyên bố tầm nhìn khi bạn bắt đầu.
Con đường chính xác làm thế nào để đạt được điều đó và những dự án nào sẽ được yêu cầu trong năm năm tới ... tốt, đó là điều bạn phải làm ra khi bạn đi.
Bạn sẽ bắt đầu với kế hoạch chi tiết cho những gì bạn biết và xây dựng một bức tranh về cách giải quyết phần còn lại của nó khi bạn tiến gần hơn. Mở rộng dần tầm nhìn và phân phối của bạn cho đến khi bạn không thể đi thêm nữa.
Chặn thời gian đều đặn để lên kế hoạch cho các bước tiếp theo. Bạn cũng có thể sử dụng cơ hội này để đảm bảo rằng bạn vẫn đang đi đúng hướng để phân phối giá trị kinh doanh.
Xem ra cho Burnout
Trong khi một dự án có thể kết thúc trong một năm hoặc lâu hơn, các chương trình có thể kéo dài mãi mãi. Công việc ngừng hoạt động hạt nhân tại trang web Sellafield của Vương quốc Anh có các mốc giao hàng đến năm 2025 và hơn thế nữa, ví dụ.
Người quản lý chương trình cần phải bảo vệ nhóm của họ chống lại sự kiệt sức. Bạn không thể làm việc ở tốc độ tối đa trong khoảng thời gian đó, vì vậy hãy đảm bảo nhân viên của bạn có thời gian ngừng hoạt động đầy đủ. Điều này nên là cả hai giai đoạn của thời gian yên tĩnh hơn trong công việc với ít giao hàng và thời gian đầy đủ ra khỏi văn phòng cho các kỳ nghỉ.
Quản lý nghỉ ốm chặt chẽ, xem báo cáo làm thêm giờ của bạn và được cảnh báo với thực tế rằng phúc lợi của nhóm của bạn là tối quan trọng nếu bạn muốn cắt giảm sự tiêu hao và giữ cho những người tài năng của bạn cho cuộc sống của chương trình.
Bạn cần quản lý tốc độ
Khi bạn đang cung cấp một chương trình có ngày hoàn thành ở xa, bạn cần quản lý tốc độ công việc. Thật khó để duy trì động lực trong nhiều năm, do đó vai trò của bạn với tư cách là người quản lý chương trình là sắp xếp các ưu tiên và dự án để có kết quả đo lường được phân phối thường xuyên.
Kết hợp các chiến thắng nhanh chóng và tiến bộ ổn định đối với các mục tiêu hình ảnh lớn hơn. Điều này giúp nhóm thấy rằng bạn đang tiến lên phía trước và đảm bảo rằng có một số câu chuyện thành công ngắn hạn để chia sẻ để giữ động lực cao . Cuối cùng, nó giúp các nhà đầu tư và đội ngũ quản lý điều hành thấy rằng có tiến bộ đang được thực hiện.
Đào tạo nhóm của bạn để thành công
Các chương trình thường cung cấp một cái gì đó mới lạ, độc đáo hoặc biến đổi cho tổ chức. Một trong những thách thức khi làm việc với những sáng kiến đó là bạn có thể không có kỹ năng trong nhà để có thể hoàn thành tất cả các nhiệm vụ và dự án cần thiết.
Đó là OK, và được mong đợi. Công việc của bạn với tư cách là người quản lý chương trình mới là đảm bảo rằng bạn có thể upskill, đào tạo lại và phát triển những người bạn có để cùng nhau bạn có thể giải quyết tất cả các yêu cầu tài nguyên.
Có thể có một số khu vực mà bạn chỉ cần một tài nguyên nhất định trong một khoảng thời gian giới hạn. Ví dụ, bạn sẽ không đào tạo một trong những nhân viên của bạn trong làm thế nào để trở thành một tài xế xe tải ngã ba nếu đó là một kỹ năng bạn cần cho chỉ một tuần, dỡ bỏ một giao hàng của một cái gì đó. Nhưng nếu bạn đang chuyển đổi cách thức hiện diện trực tuyến của công ty bạn được quản lý, nó có thể có giá trị để có kỹ năng phát triển trang web trong nhà cùng với một số chuyên môn về truyền thông xã hội hoặc tối ưu hóa công cụ tìm kiếm. Đây là những kỹ năng mà doanh nghiệp sẽ dựa vào trong thời gian dài hơn.
Đưa ra quyết định về những điều bạn cần phải có trong nhóm và cần được thuê ngoài. Sau đó đảm bảo chương trình của bạn có thể cung cấp các nhiệm vụ đào tạo và tuyển dụng cần thiết để sẵn sàng quản lý các kết quả đầu ra như từng dự án phân phối.
Quản trị phức tạp hơn
Nếu bạn đã đến từ một nền tảng quản lý dự án thì việc quản trị sẽ không gây bất ngờ cho bạn. Đó là cách thức mà các cấu trúc chương trình và dự án được tổ chức và kiểm soát để đảm bảo rằng việc ra quyết định được thực hiện đúng cách và đúng người có liên quan. Điều quan trọng là đảm bảo công việc đang được tiến triển theo cách phù hợp với trường hợp kinh doanh tổng thể và giúp mọi người có trách nhiệm.
Quản trị cũng là cách mà Văn phòng Quản lý Dự án và các giám đốc điều hành cấp cao có thể đảm bảo rằng chương trình đang trên đà mang lại lợi ích - và cung cấp một lộ trình chính thức để đóng các dự án hoặc toàn bộ chương trình nếu có thể thấy rằng những lợi ích đó sẽ không còn nữa đạt được.
Quản trị phức tạp hơn trong môi trường chương trình hơn là trong môi trường dự án. Các Ban Dự án và Nhóm Chỉ đạo thường có tư cách thành viên cấp quản lý. Điều này được dự kiến là kết quả cuối cùng từ một chương trình thường là chuyển đổi kinh doanh.
Các chương trình cũng có tác động đến hoạt động kinh doanh như quy trình thông thường và hoạt động hàng ngày của tổ chức, do đó đầu tư thường có ý nghĩa quan trọng, với tác động P & L. Điều này cũng đòi hỏi một mức độ giám sát tiềm năng cao hơn so với một dự án vốn.
Hợp lý hóa quản trị chương trình cho chương trình của bạn bằng cách đảm bảo bạn có đúng người trong vai trò ra quyết định và có trách nhiệm rõ ràng cho những người trong nhóm.
Lập kế hoạch khó hơn nhiều ...
Lập kế hoạch cho một chương trình khó hơn là lập kế hoạch cho một dự án vì có nhiều phần chuyển động hơn, nhưng bạn có thể tranh luận rằng nó cũng thú vị hơn!
Thông thường, các nhà quản lý dự án tham gia vào chương trình sẽ cùng nhau lên kế hoạch dự án. Sau đó, nhóm quản lý chương trình đáp ứng và dưới sự chỉ đạo của bạn với tư cách là người quản lý chương trình, các kế hoạch được tích hợp.
Điều này rất dễ nói, nhưng không dễ dàng như vậy. Nó đòi hỏi phải xác định sự phụ thuộc giữa các dự án và các nhiệm vụ dự án. Nó buộc bạn phải xem xét các yêu cầu tài nguyên cho toàn bộ chương trình và sắp xếp các hoạt động xung quanh để phù hợp với sự sẵn có của những người chủ chốt. Và nó không phải là một nhiệm vụ một lần.
Khi kế hoạch chương trình tích hợp của bạn được đặt lại với nhau, bạn có thể theo dõi nó trong biểu đồ Gantt hoặc công cụ phần mềm khác. Khi người quản lý dự án của bạn theo dõi dự án của họ trong thời gian thực, bạn sẽ phải điều chỉnh kế hoạch chương trình, giữ cho mọi người được thông báo về những thay đổi và chính tả điều này có ý nghĩa gì đối với khu vực của họ.
... Nhưng bạn không phải lập kế hoạch cho mỗi dòng
Là người quản lý chương trình, bạn dựa vào người quản lý dự án của mình để lập kế hoạch chi tiết. Nó không phải là thực tế hoặc mong muốn cho bạn để được theo dõi một kế hoạch với hàng ngàn và hàng ngàn nhiệm vụ.
Bạn cần một chế độ xem cuộn lên cao, cao cấp của các dự án, với đủ chi tiết để cho bạn biết liệu có điều gì đó sẽ có tác động ở mức chương trình hay không.
Cách dễ nhất để làm điều này là với các ứng dụng phần mềm chuyên dụng (10 công cụ phần mềm và chương trình đã được chứng minh này là một nơi tốt để bắt đầu). Việc cố gắng quản lý chương trình nhiều triệu đô la của bạn trên một bảng tính sẽ không dễ dàng.
Bạn cần cải thiện việc ủy quyền của mình
Tuy nhiên tốt bạn đang ở đại biểu, đang được trong một vai trò quản lý chương trình có nghĩa là bạn cần để có được tốt hơn ở đó.
Tin vui là bạn nên có một đội ngũ quản lý dự án và thậm chí bạn có thể có một Phòng Quản lý Chương trình dành riêng để hỗ trợ thay đổi biến đổi của bạn.
Tin xấu là bạn có thể không!
Có rất nhiều công việc để làm trên một chương trình, và thiết lập nó để đảm bảo rằng tất cả các bộ phận chuyển động di chuyển cùng nhau vào đúng thời điểm là một nỗ lực rất lớn. Bạn không thể làm điều đó một mình và bạn không nên thử. Làm việc ra bao nhiêu thời gian bạn cần để làm chương trình bắt đầu và sau đó đảm bảo bạn có một đội ngũ tại chỗ để trở lại bạn lên.
Nếu bạn không có ai trong Văn phòng quản lý chương trình của bạn, hãy yêu cầu người nào đó được giao cho nhóm quản lý chương trình. Có rất nhiều thứ để họ làm: ai đó trong vai trò phối hợp dự án sẽ được đặt hoàn hảo để cung cấp sự phối hợp theo yêu cầu ở cấp chương trình, giải phóng bạn để tham gia vào các nhiệm vụ chiến lược.
Đừng sợ xung đột
Có rất nhiều sợi cho các chương trình. Từ các dự án với các bên liên quan khó khăn để có vẻ thời hạn không thể thực hiện, mỗi ngày sẽ cung cấp cho bạn cơ hội cho xung đột. Xem ra những điều làm gián đoạn hiệu suất dự án và chuẩn bị bước vào khi cần thiết để bắt đầu một tình huống xung đột trước khi nó bắt đầu .
Điều nào trong số 10 điều này đến làm bạn ngạc nhiên? Chia sẻ suy nghĩ của bạn về quản lý chương trình trên kênh truyền thông xã hội yêu thích của bạn!