Vai trò của người quản lý dự án
Quản lý dự án…
Phát triển ý tưởng lớn
Công việc đầu tiên của người quản lý dự án là phát triển ý tưởng lớn. Nó không phải luôn luôn như thế này. Cách đây không lâu, các nhà quản lý dự án dự kiến sẽ nhận được một ý tưởng chính thức, có lẽ là một trường hợp kinh doanh đầy đủ, và biến nó thành một kế hoạch dự án có thể được thực hiện.
Ngày nay, vai trò của người quản lý dự án đã phát triển một chút, và bạn có thể thấy mình đang tham gia sớm hơn và sớm hơn trong dự án trước khi nó thậm chí còn trở thành 'dự án'.
Bạn sẽ làm việc với nhà tài trợ dự án để tìm ra ý tưởng để tạo thành một bức tranh ban đầu của dự án và tìm hiểu xem nó có khả thi hay không.
Cùng nhau nhóm
Nếu ý tưởng lớn của bạn được coi là khả thi, thì bước tiếp theo của bạn sẽ là tập hợp một nhóm có thể làm việc để biến ý tưởng đó thành hiện thực. Bạn sẽ cần một số người có thể hoàn thành nhiều vai trò khác nhau trong một nhóm dự án .
Lý tưởng nhất, bạn đang tìm kiếm các chuyên gia về vấn đề trong từng lĩnh vực chức năng, nhưng bạn cũng sẽ cần phải xem xét tính khả dụng. Quản lý dự án không phải lúc nào cũng có được đội ngũ nhân viên mà họ muốn trong một đội vì những chuyên gia đó bận rộn với các dự án khác. Nếu bạn không thể chờ đợi cho họ để trở nên có sẵn, bạn sẽ phải làm việc với những người có sẵn.
Bạn sẽ không cần tất cả mọi người tham gia vào đội ngũ tất cả các thời gian. Một số chuyên gia chức năng, chẳng hạn như luật sư hoặc nhân viên báo chí, sẽ chỉ cần tham gia nhóm tại các điểm có liên quan trên đường đi. Một phần của kỹ năng quản lý dự án và quản lý tài nguyên là đảm bảo rằng bạn cho họ biết nhiệm vụ của họ đang đến và sau đó đưa họ lên để tăng tốc độ cho dự án ngay sau khi chuyên môn của họ là cần thiết.
Tổ chức điều gì sẽ xảy ra
Trong thời gian bắt đầu dự án và giai đoạn khởi động sớm, bạn sẽ làm việc với nhóm của mình để xác định chính xác những gì cần phải làm. Điều đó liên quan đến việc thiết lập một định nghĩa rõ ràng cho công việc và đảm bảo rằng mọi người đều hiểu mục tiêu.
Đó là giá trị phrasing tất cả điều này về giá trị kinh doanh hoặc lợi ích: nói cách khác, giải thích lý do tại sao bạn đang bắt tay vào mảnh mới của công việc.
Dẫn dắt nhóm
Bây giờ bạn đã tập hợp nhóm của bạn, và tất cả các bạn biết những gì bạn phải đạt được cùng nhau, đó là công việc của người quản lý dự án để đảm bảo rằng tất cả các nhóm làm việc cùng nhau để đạt được điều đó.
Nó khó hơn âm thanh! Thành công dẫn dắt một nhóm có nghĩa là đàm phán những thách thức của những bất đồng, xung đột và luôn dẫn đầu truyền thông. Bạn phải động viên nhóm của bạn làm một công việc tuyệt vời, ngay cả khi thời gian khó khăn. Nó cũng liên quan đến huấn luyện, đào tạo, cố vấn và phát triển những người làm việc trong dự án, ngay cả khi họ không trực tiếp làm việc cho bạn. Đó là một chi phí thường bị lãng quên trên các dự án nhưng hãy nhớ rằng mọi người thực hiện tốt hơn nếu họ cảm thấy rằng họ được tôn trọng và khuyến khích để làm công việc tốt nhất của họ. Nếu bạn có thể làm cho dự án của bạn trở thành nơi mọi người phát triển và phát triển các kỹ năng mới, thì mọi người sẽ muốn làm việc với bạn.
Dẫn đầu nhóm cũng liên quan đến việc thiết lập và quản lý cộng tác trong nhóm. Điều này có thể thông qua các công cụ quản lý dự án trực tuyến hoặc các cuộc họp nhóm trực tiếp hoặc một số thứ khác. Hợp tác và xây dựng ý thức của 'nhóm' sẽ giúp tài nguyên dự án của bạn đối phó khi có xung đột hoặc thời điểm khó khăn trong dự án, chẳng hạn như thời hạn đột nhiên được đưa ra.
Quản lý tiền
Dự án chi phí tiền bạc, và có thể đặt cùng một ngân sách dự án là một kỹ năng quan trọng cho một người quản lý dự án. Tuy nhiên, vai trò của bạn không kết thúc ở đó. Bạn cần có khả năng quản lý tiền và kiểm soát chi phí cho dự án trong tương lai.
Bạn có thể làm điều này bằng cách:
- Phát triển các ước tính bao gồm tất cả các nhiệm vụ dự án và các nguồn lực cần thiết.
- Làm việc với các chuyên gia về vấn đề của bạn để đảm bảo rằng những điều này là toàn diện và đầy đủ.
- Sử dụng ước tính của bạn để tạo ngân sách dự án.
- Sử dụng ngân sách của bạn để giải thích cho nhà tài trợ dự án và rõ ràng về dự án sẽ tốn bao nhiêu tiền.
Sau đó, trong suốt dự án, bạn có thể quản lý chi phí của mình thông qua kiểm soát chi phí chính xác. Điều này liên quan đến việc so sánh những gì bạn đang chi tiêu trong cuộc sống thực với các ước tính và ngân sách dự án mà bạn đặt lại với nhau. Hy vọng rằng, chúng không quá xa nhau, nhưng nếu bạn nhận thấy xu hướng chi tiêu quá nhiều hoặc ước tính không chính xác, thì bạn sẽ đủ sớm để sửa nó, với bất kỳ may mắn nào. Bạn chỉ có thể sửa chữa những gì bạn nhận thấy, vì vậy kiểm soát chi phí tốt là rất quan trọng.
Mẹo chuyên gia: Kiểm soát chi phí tốt liên quan đến nhiều hơn là chỉ theo dõi chi tiêu. Bạn cũng phải theo dõi số lượng công việc đang được thực hiện trên dự án. Đó là sự kết hợp giữa tiền bạc và công việc đã hoàn thành, mang lại cho bạn một cái nhìn về việc liệu dự án có chi tiêu vượt ra ngoài các phương tiện của nó hay không.
Đưa ra quyết định
Hãy có một điều thẳng thắn: trong khi nhà tài trợ dự án có các quyết định khổng lồ, bạn là người quản lý dự án và chịu trách nhiệm cho phần lớn các quyết định được đưa ra trong dự án. Ngay cả những cái lớn. Ngay cả khi bạn không đưa ra quyết định, bạn sẽ đưa ra một đề xuất cho quyết định bạn nghĩ nhà tài trợ nên thực hiện, bởi vì bạn có tất cả chi tiết và đã dành thời gian xem xét, và họ có thể không có khả năng cái đó.
Các bên liên quan tham gia
Cách đây không lâu, tài liệu quản lý dự án đã nói về 'quản lý các bên liên quan'. Hôm nay nó được công nhận rằng bạn không thể 'quản lý' một bên liên quan. Đó là ngây thơ và một chút xúc phạm để gợi ý rằng, vì vậy chúng tôi nói về 'hấp dẫn' họ thay thế.
Về mặt thực tế, các công cụ liên quan không thay đổi - nó chỉ là hùng biện và thái độ khác. Bạn vẫn sẽ vạch ra ai là bên liên quan trong dự án và liệu họ có đặc biệt mạnh mẽ hay có ảnh hưởng liên quan đến công việc bạn đang làm hay không. Phát triển một kế hoạch truyền thông và đưa nó vào thực tế.
Sự tham gia của các bên liên quan có nghĩa là làm việc với những người bị ảnh hưởng bởi dự án để đảm bảo rằng họ hiểu những thay đổi đang đến.
Đọc tiếp theo: Xử lý các bên liên quan khó khăn (vì không phải ai cũng dễ dàng làm việc).
Phân phối mục tiêu của dự án
Bạn sẽ làm điều này với sự tham gia của nhóm của bạn, và đó là những gì tất cả các công việc cho đến nay đã được dẫn đến.
Có khả năng phân phối hiệu quả những gì bạn đã hứa dựa vào việc rất rõ ràng về những gì cần phải làm. Bạn sẽ cần phải ghi lại các yếu tố thành công chính và các biện pháp sẽ được sử dụng để đánh giá liệu bạn có đạt được những gì bạn đã đặt ra để thực hiện hay không.
Điều này nên được đặt ra trong trường hợp kinh doanh của dự án hoặc tài liệu bắt đầu dự án (hoặc cả hai, với các mức độ chi tiết khác nhau). Do đó, việc xem những mục tiêu đó là gì tương đối đơn giản - nó ít đơn giản hơn để đảm bảo rằng bạn đang phân phối chúng.
Lập kế hoạch tốt, khả năng lãnh đạo mạnh mẽ và khả năng nhìn thấy bức tranh lớn cũng như chi tiết sẽ giúp ích rất nhiều.
Quản lý việc chuyển giao trực tiếp
Cung cấp các mục tiêu của dự án không phải là kết thúc vai trò của bạn với tư cách là người quản lý dự án. Điều quan trọng nhất ở cuối giai đoạn thực hiện là đảm bảo rằng bạn cung cấp một bàn giao rõ ràng và đầy đủ cho nhóm sẽ quản lý dự án trong tương lai.
Một bàn giao tốt có nghĩa là bạn có thể lùi lại một bước. Bạn sẽ không còn là người 'đi tới' về dự án nữa và bạn sẽ có thể chuyển sang dự án tiếp theo của mình khi biết rằng nhóm doanh nghiệp có thể làm tốt nhất những gì bạn đã phân phối cho họ.
Chia sẻ kiến thức
'Bài học kinh nghiệm' là cách chúng tôi mô tả những gì đã học được thông qua dự án có thể được sử dụng cho các sáng kiến khác trong tương lai. Người quản lí dự án nên tổ chức một buổi học kinh nghiệm ở cuối dự án. Điều này giúp nhóm phát triển và duy trì kiến thức tổ chức. Nói cách khác, nó dừng công ty lại phạm sai lầm lần nữa.
Vì vậy, đó là những gì một người quản lý dự án làm cả ngày. Danh sách Công việc thực tế của bạn có thể khác một chút so với danh sách này, nhưng về cơ bản, tất cả các tác vụ trên đó sẽ đóng góp vào các yếu tố này làm người quản lý dự án. Đó là một công việc rộng lớn và đầy thử thách, nhưng nó cũng đa dạng và là một lựa chọn nghề nghiệp tuyệt vời!