Hướng dẫn đơn giản để theo dõi
Kế hoạch quản lý dự án thực sự là một thuật ngữ chung cho tất cả các tiểu kế hoạch mà bạn sẽ sản xuất cho dự án. Chúng tôi có thể xác định kế hoạch quản lý dự án như mọi thứ được đề cập trong các kế hoạch này:
- Kế hoạch quản lý yêu cầu
- Kế hoạch quản lý phạm vi
- Lên kế hoạch quản lý lịch biểu
- Kế hoạch quản lý chất lượng, nếu bạn có
- Kế hoạch quản lý chi phí
- Kế hoạch quản lý rủi ro (nên tham khảo nhật ký rủi ro của bạn )
- Thay đổi kế hoạch quản lý
- Kế hoạch quản lý đấu thầu, nếu bạn cần một kế hoạch cho dự án
- Kế hoạch quản lý cấu hình, một lần nữa, chỉ khi bạn định viết một cái: bạn có thể không cảm thấy rằng nó là cần thiết cho dự án của bạn
- Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực
Kế hoạch quản lý dự án cũng bao gồm các thông tin quan trọng về đường cơ sở của dự án, đặc biệt là phạm vi và tiến độ. Điều này cung cấp cho bạn một dòng trong cát mà bạn có thể tham khảo lại để bạn có thể dễ dàng nhìn thấy những gì đã thay đổi khi bạn cuối cùng đóng dự án và so sánh kế hoạch với hiệu suất thực tế.
Có nói rằng, kế hoạch quản lý dự án không tồn tại như một tài liệu theo đúng nghĩa của nó. Dưới đây là những gì cần đưa vào và cách tham khảo các phần khác.
Cách viết tài liệu kế hoạch quản lý dự án
Bắt đầu tài liệu của bạn với tên của dự án và ngày tháng.
Sử dụng một mẫu từ Văn phòng quản lý dự án của bạn nếu bạn có một, để lưu phải bắt đầu từ đầu.
Sau đó, bao gồm các phần sau:
Ngưỡng và Basel: Đánh vần các đường cơ sở sẽ được quản lý như thế nào cho lịch trình, phạm vi, chi phí và chất lượng của dự án. Đặt ra những phương sai được chấp nhận cho kế hoạch sẽ là gì (ví dụ, +/- 10 phần trăm) và những gì bạn sẽ làm nếu nó trông giống như những người sẽ bị vi phạm.
Bạn có thể đã ghi lại những điều này trong Điều lệ dự án của bạn.
Quản trị: Đặt ra các đánh giá dự án, đánh giá ngang hàng và các biện pháp quản trị khác mà bạn sẽ áp dụng khi bạn trải qua vòng đời quản lý dự án. Tối thiểu, bạn nên bao gồm ký tên chính thức vào cuối mỗi giai đoạn. Đây là một trong những vai trò của nhà tài trợ dự án. Bạn cũng có thể đưa vào chi tiết các đánh giá chất lượng mà bạn sẽ nắm giữ nếu điều đó phù hợp với dự án của bạn.
Quyết định phương pháp: Đây là một nơi tốt để viết ra các bit của phương pháp quản lý dự án của bạn mà bạn đã quyết định không làm vì nó không liên quan. Ví dụ, bạn có thể lưu ý ở đây rằng bạn sẽ không thực hiện kế hoạch quản lý mua sắm vì không có yêu cầu mua sắm cho dự án của bạn.
Bất cứ điều gì khác: Đừng giới hạn các tiêu đề này. Bao gồm bất kỳ thứ gì khác mà bạn nghĩ có thể liên quan đến việc lập kế hoạch dự án, chẳng hạn như liên kết với các dự án khác trong công ty, các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch mà bạn muốn thu hút sự chú ý của người khác.
Các kế hoạch chi nhánh
Nếu bạn hợp nhất tất cả các tài liệu dự án của mình thành một tài liệu, nó sẽ là một kế hoạch quản lý dự án lớn. Tốt nhất nên bao gồm các liên kết (hoặc ít nhất một mô tả về nơi tài liệu có thể được tìm thấy) trong tài liệu này.
Sau đó, nếu ai đó muốn đi và đọc nó, họ có thể tìm thấy nó, mà không có kế hoạch quản lý dự án của bạn trở nên quá dài mà không ai nhìn vào nó cả.
Đừng quên liên kết với đường cơ sở. Đối với đường cơ sở của lịch dự án, hãy lưu phiên bản kế hoạch của bạn và liên kết đến đó. Đối với đường cơ sở chi phí, hãy lưu phiên bản lập kế hoạch ngân sách của bạn kể từ hôm nay và liên kết đến đó. Những tài liệu này là tài liệu sống và sẽ thay đổi khi dự án chuyển sang nhưng bạn sẽ giữ lại các tệp gốc đó để bạn có thể xem lại chúng và thực hiện so sánh.
Cuối cùng, thêm điều khiển phiên bản vào kế hoạch quản lý dự án của bạn để nếu bạn cần cập nhật nó, bạn sẽ dễ dàng có thể xem liệu bạn có đang làm việc trên bản sao mới nhất hay không.