Truyền thông viết
Thư chỉ dẫn (LOI) là thông báo chính thức được viết bằng định dạng thông điệp quân sự thông báo cho bên nhận về các vấn đề cụ thể và nêu chi tiết cách người gửi muốn họ giải quyết. Nói chung, thư chỉ dẫn được sử dụng trong giao tiếp kinh doanh và với các vấn đề cá nhân; chúng có thể được viết về hầu hết mọi chủ đề của bất kỳ ai.
Tuy nhiên, trong Quân đội Mỹ, chúng được sử dụng có lẽ thường xuyên nhất theo hai cách.
Ví dụ, một phương pháp cho một LOI là hướng dẫn cho việc giải quyết bất động sản của một người trong trường hợp cái chết của người đó. Đây không phải là ý chí, nhưng có thể được sử dụng như một danh sách những người cần làm để gọi, tài liệu để có được, và sắp xếp cuối cùng cho một đám tang. Nó cũng có thể liệt kê các tài sản và phân bổ cụ thể.
Loại thư chỉ dẫn thứ hai — giống như chữ được chỉ ra bên dưới — được sử dụng như một công cụ sửa chữa hoặc khắc phục trong quân đội. Hãy xem xét LOI phổ biến nhất như một phiên tư vấn chính thức từ một sĩ quan cấp trên hoặc nhân viên được tuyển dụng cấp cao cho một thành viên quân đội cơ sở, những người đã chứng minh hiệu suất phụ cận. LOI điển hình này sẽ không chỉ xem xét các tiêu chuẩn mà thành viên nên họp, mà còn đưa ra biện pháp khắc phục để theo đuổi hiệu suất tốt hơn trong lĩnh vực thiếu hụt. Có lẽ một kế hoạch hành động để làm theo có thể được thêm vào để yêu cầu đầy đủ bên dự định hiểu được hậu quả của việc không thực hiện ở cấp độ yêu cầu.
Một thư mẫu hướng dẫn
Trong mẫu dưới đây, thư chỉ dẫn đã được viết như một cách để giúp người nhận cải thiện hiệu suất công việc của mình, điều này được coi là "không đạt yêu cầu".
Bức thư tiếp tục liệt kê một số thất bại trên một phần của người nhận, và khuyên anh ta nên thực hành nhiều hơn, viết: "Bạn phải đích thân đặt ra mục tiêu của bộ phận và xác minh cá nhân họ đang được đáp ứng."
Sau đó, nó liệt kê các bước cần thiết để cải thiện hiệu suất và đóng cửa với những lời khuyến khích, cung cấp hỗ trợ liên tục và lưu ý: "Chúng tôi muốn và cần sự thành công của bạn."
Mẫu thư hướng dẫn
Từ: Cán bộ chỉ huy, USS NEVERSAIL (CV 11)
Tới: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321 / 1300
Cán bộ nhiên liệu hàng không, USS KHÔNG BAO GIỜ (CV 11)
Subj: THƯ HƯỚNG DẪN
Tham khảo: (a) MILPERSMAN 1611-080
1. Thư Hướng dẫn này được ban hành theo tham chiếu để thảo luận các biện pháp cụ thể cần thiết để cải thiện hiệu suất không đạt yêu cầu của Phòng Nhiên liệu Hàng không trên tàu NEVERSAIL.
2. Kể từ khi bạn giả định nhiệm vụ là nhân viên nhiên liệu hàng không trên tàu NEVERSAIL, bạn đã cho phép các thủ tục trái phép tồn tại trong Phòng Nhiên liệu Hàng không dẫn đến thiệt hại về cấu trúc cho bể chứa JP-5 8-39-02J trong quá trình bổ sung sửa đổi vào ngày 18 tháng 7 C Y. Bạn không thể tự làm quen với các chỉ thị về nhiên liệu hàng không thích hợp và do đó bạn không thể xác minh các thủ tục tố tụng trong bộ phận của mình. Bạn cũng không thể đảm bảo tất cả các chỉ thị được duy trì cập nhật. Nói chung, bạn dựa hoàn toàn vào nhân viên trợ lý nhiên liệu hàng không của bạn cho hoạt động hàng ngày của bộ phận của bạn.
3. Để hoạt động hiệu quả với tư cách là nhân viên nhiên liệu hàng không, bạn phải tham gia nhiều hơn vào các khía cạnh hàng ngày của bộ phận của bạn.
Bạn không thể quản lý từ văn phòng của bạn, chấp nhận tư vấn của trợ lý của bạn mà không phát triển một kiến thức cá nhân đầy đủ về các thủ tục cụ thể. Bạn phải đích thân thiết lập các mục tiêu của bộ phận của bạn và xác minh cá nhân họ đang được đáp ứng.
a. Bạn phải xem xét mọi chỉ thị về nhiên liệu hàng không áp dụng cho USS NEVERSAIL. Bạn sẽ đảm bảo rằng bạn đã quen thuộc với các thủ tục được chỉ dẫn. Như một vấn đề của thói quen, bạn sẽ đích thân xác minh rằng bộ phận của bạn không đi chệch khỏi các thủ tục được chỉ định trừ khi được ủy quyền bởi thẩm quyền cao hơn.
b. Bạn sẽ gửi yêu cầu hạn ngạch cho chính mình và CWO2 JS Ragmann để tham dự khóa học về nhiên liệu hàng không sau khi hoàn thành triển khai này.
4. Thư này được thiết kế để hỗ trợ bạn trong việc điều chỉnh các thiếu sót trong hoạt động của bạn với tư cách là một nhân viên phân chia. Toàn bộ chuỗi lệnh có sẵn để hỗ trợ bạn theo bất kỳ cách nào có thể.
Chúng tôi muốn và cần sự thành công của bạn.
DR PEPPER
Thư chỉ dẫn mẫu này cung cấp cho cán bộ cấp cơ sở thông tin phản hồi trực tiếp không có khu vực màu xám theo tông màu hoặc ý nghĩa. Đây cũng là một phiên bản viết của phiên tư vấn được tài liệu cung cấp sự hỗ trợ ngay lập tức bởi các thành viên cao cấp và kinh nghiệm khác trong lệnh. Đây là một công cụ hoàn hảo để tạo ra một sĩ quan trẻ tốt hơn trong lệnh và ngăn chặn khả năng mất khả năng nhiệm vụ trong tương lai.