Định dạng thích hợp đặc biệt quan trọng nếu bạn đang gửi bản in ra giấy cho người nhận thay vì email - lá thư cần phải vừa với trang vừa đúng và trông đẹp mắt.
Mẫu thư mẫu sau đây bao gồm thông tin bạn cần đưa vào khi viết thư , cùng với lời khuyên về phông chữ thích hợp, lời chào, khoảng cách, đóng và chữ ký cho thư từ kinh doanh.
Định dạng thư mẫu
Thông tin liên lạc ( Thông tin liên lạc của bạn. Nếu bạn đang viết trên giấy có chứa thông tin liên lạc của bạn, bạn không cần phải đưa nó vào đầu thư.)
Tên của bạn
Địa chỉ của bạn
Thành phố, tiểu bang, mã zip của bạn
Số điện thoại của bạn
Địa chỉ email của bạn
Ngày
Thông tin liên hệ (Người hoặc công ty bạn đang viết thư)
Tên
Chức vụ
Công ty
Địa chỉ nhà
Thành phố, tiểu bang, mã zip
Lời chào ( Ví dụ về Salutation )
Thưa ông / bà. Họ: (Sử dụng một lời chào chính thức, không phải là tên đầu tiên, trừ khi bạn biết người đó rất tốt. Nếu bạn không biết giới tính của người đó, bạn có thể viết tên đầy đủ của họ. Ví dụ, bạn có thể viết "Dear Pat Crody" Thay vì "Thưa ông Crody" hoặc "Thưa bà Crody". Lưu ý rằng tên của người đó luôn được theo sau bởi dấu hai chấm (:) trong một bức thư kinh doanh chứ không phải dấu phẩy. Nếu bạn không biết tên của người nhận, đó là vẫn còn phổ biến (và an toàn) để sử dụng kiểu cũ "Để ai có thể quan tâm:").
Nội dung thư
Đoạn đầu tiên của lá thư của bạn nên cung cấp một giới thiệu về lý do tại sao bạn đang viết để mục đích của bạn là hiển nhiên ngay từ đầu.
Sau đó, trong các đoạn văn sau, hãy cung cấp thêm thông tin và chi tiết cụ thể về yêu cầu của bạn hoặc thông tin bạn đang cung cấp.
Đoạn cuối cùng của lá thư của bạn nên nhắc lại lý do bạn viết và cảm ơn người đọc đã xem xét yêu cầu của bạn.
Nếu thích hợp, nó cũng nên lịch sự yêu cầu một văn bản trả lời hoặc cho cơ hội để sắp xếp một cuộc họp để thảo luận thêm về yêu cầu của bạn.
Đóng cửa
Trân trọng, ( ví dụ kết thúc )
Chữ ký
Chữ ký viết tay (đối với một bản in chữ cứng - sử dụng mực màu xanh hoặc đen để ký tên)
Chữ ký đã nhập
Nếu bạn đang gửi thư điện tử, đây là những gì cần đưa vào và cách định dạng chữ ký của bạn .
Mẹo để định dạng thư của bạn
- Khi viết một lá thư, lá thư của bạn nên đơn giản và tập trung, để mục đích thư của bạn rõ ràng.
- Duy nhất không gian thư của bạn và để lại một khoảng trống giữa mỗi đoạn văn . Còn lại biện minh cho lá thư của bạn.
- Sử dụng phông chữ đơn giản như Arial, Times New Roman, Courier New hoặc Verdana. Kích thước phông chữ phải là 10 hoặc 12 điểm.
- Để lại một dòng trống sau khi chào và trước khi đóng cửa.
- Các chữ cái kinh doanh phải luôn được in trên giấy liên kết trắng thay vì trên giấy màu hoặc văn phòng phẩm cá nhân.
Kiểm tra lỗi định dạng và đánh máy
Một khi bạn đã viết thư kinh doanh của bạn, kiểm tra nó (sử dụng spellcheck) trên màn hình. Sau đó in ra và đọc qua ít nhất một lần nữa, kiểm tra mọi lỗi hoặc lỗi chính tả. (Nó thường dễ dàng hơn để phát hiện lỗi trên một bản sao cứng.)
Hãy chú ý đến các lỗi định dạng, chẳng hạn như hai đoạn văn không có khoảng trống ở giữa hoặc các dòng được thụt lề không chính xác.
Sau đó, trước khi đưa thư của bạn vào một phong bì, đừng quên ký tên ở trên tên đã nhập của bạn, sử dụng mực màu xanh hoặc đen.
Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Word hoặc một chương trình xử lý văn bản khác để viết thư của bạn, có sẵn các mẫu có thể giúp bạn định dạng chính xác chữ cái của mình. Dưới đây là thông tin thêm về mẫu thư Microsoft Word miễn phí .
Thông tin viết thư khác
Biết cách viết thư kinh doanh là một kỹ năng cần thiết vì vậy dưới đây là một số bài viết khác dành cho bạn:
Bắt đầu với những điều cơ bản về cách viết một bức thư kinh doanh bằng cách sử dụng một định dạng chung và xem xét các mẫu thư kinh doanh khác nhau. Ngoài ra, bạn có thể xem các ví dụ về thư kinh doanh liên quan đến việc làm này. Xem lại thêm chi tiết về định dạng và xem ví dụ khác về cách định dạng thư doanh nghiệp .
Nếu bạn muốn tìm hiểu bằng cách xem ví dụ, có nhiều loại thư kinh doanh để chọn, chẳng hạn như thư xin việc, phỏng vấn cảm ơn thư, thư tiếp theo, thư chấp nhận và thư từ chối, thư từ chức và thư cảm ơn.
Bạn sẽ tìm thấy tất cả những mẫu thư và kinh doanh liên quan đến công việc và việc làm này trong việc xem xét các mẫu thư này .
Không phải tất cả các chữ cái kinh doanh đều được in ra và gửi qua thư, vì vậy điều quan trọng là phải xem lại các hướng dẫn này cho email chuyên nghiệp và viết thư .