Làm thế nào để viết một lá thư yêu cầu một cuộc họp
Cách tốt nhất để yêu cầu một cuộc họp là gì? Điều quan trọng là phải giải thích rõ ràng bạn là ai (nếu bạn không biết rõ người đó), cách bạn được giới thiệu và những gì bạn đang tìm kiếm, trong thư và email của bạn. Dưới đây là một số mẹo về cách viết thư yêu cầu một cuộc họp thông tin:
- Giới thiệu bản thân. Nó luôn luôn là quan trọng để bắt đầu một lá thư yêu cầu một cuộc họp với một bản tóm tắt về cách bạn biết người đó. Nếu bạn đã là bạn bè hoặc những người bạn thân, bạn không cần phải giới thiệu dài. Tuy nhiên, nếu bạn không biết rõ về người đó, hãy nhắc họ làm thế nào bạn gặp (nếu bạn đã làm), hoặc bạn đã nghe về anh ta hay cô ấy như thế nào. Nếu một người bạn chung hoặc đồng nghiệp đưa bạn liên lạc, đề cập đến tên của họ trong đoạn đầu tiên của bức thư.
- Mô tả kỹ năng và kinh nghiệm của bạn (một thời gian ngắn). Giải thích kinh nghiệm và kỹ năng của bạn liên quan đến ngành của bạn. Bạn muốn cho người nhận thấy rằng bạn nghiêm túc về sự nghiệp của mình. Tuy nhiên, bạn cũng muốn giữ phần này ngắn gọn. Bạn có thể xem xét đính kèm hồ sơ của bạn để tham khảo nếu người đọc muốn xem thêm.
- Giải thích những gì bạn đang tìm kiếm. Cung cấp một tuyên bố lịch sự nhưng cụ thể nói những gì bạn đang yêu cầu. Bạn có muốn gặp gỡ để thảo luận về ngành công nghiệp nói chung? Bạn có muốn tư vấn về danh mục đầu tư của bạn không? Bạn có câu hỏi về công ty của một người không? Tuy nhiên, đừng nói rằng bạn muốn giúp tìm việc làm trừ khi đây là thư giới thiệu liên lạc lạnh . Mục tiêu của lá thư này là để tìm hiểu thêm về ngành của bạn và cách bạn có thể cải thiện kỹ năng và / hoặc tìm kiếm việc làm của bạn.
- Giữ nó ngắn gọn và chuyên nghiệp. Đừng tiếp tục quá lâu - hãy giữ thư ở một trang hoặc ít hơn. Người này có thể rất bận và không có thời gian để đọc một lá thư dài. Điều đó đang được nói, bạn vẫn muốn ngôn ngữ của bạn được lịch sự và chuyên nghiệp. Hãy chắc chắn đọc lại thư của bạn trước khi gửi đi. Viết thư của bạn ở định dạng thư kinh doanh thích hợp. Xem các mẫu thư bên dưới để biết ví dụ.
Thư mẫu yêu cầu một cuộc họp thông tin
Ví dụ 1
Sau đây là một ví dụ về một lá thư yêu cầu một cuộc họp để được tư vấn nghề nghiệp. Trong ví dụ này, người viết thư đã có nhiều năm kinh nghiệm. Các nhà văn đang tiếp cận với một thành viên thành công của ngành công nghiệp của mình cho cái nhìn sâu sắc và gợi ý.
Tên Liên lạc
Chức vụ
Cơ quan
Địa chỉ nhà
Thành phố, tiểu bang, mã zip
Ngày
Thưa ông / bà. Họ,
Trong 10 năm qua, tôi đã theo dõi sự nghiệp của bạn thông qua các sự kiện tin tức, phỏng vấn và nghiên cứu trên web. Sự cống hiến của bạn đối với giới truyền thông và sự hiểu biết của bạn về các nhà báo quan trọng đóng vai trò trong đường cao tốc thông tin ngày nay, cùng với niềm tin của bạn vào sức mạnh của báo chí, là gương mẫu. Ngoài ra, tôi biết bạn là một sinh viên tại Columbia với John Smith, giáo sư báo chí của tôi ở bang Missouri.
Tôi đã có đặc quyền để mài giũa khả năng báo chí của mình trên ba ấn phẩm khác nhau. Khi tôi rời đại học, tôi lập tức làm việc cho tờ báo thị trấn nhỏ điển hình và học tất cả các khía cạnh của việc đưa tờ báo cho mọi người một cách kịp thời. Sau đó tôi chuyển đến quản lý khu vực cho một tập đoàn truyền thông bao gồm các tờ báo nhỏ đến cỡ trung ở vùng Trung Tây. Ở vị trí hiện tại của tôi, tôi là phóng viên trưởng cho một trong những tờ báo lớn nhất ở phía tây nam.
Tôi sẽ đánh giá cao một cơ hội đến thăm bạn để có được cái nhìn sâu sắc và gợi ý của bạn về những kỹ năng và khả năng của tôi sẽ có giá trị lớn nhất cho lĩnh vực nhà báo, không chỉ báo chí mà cả các phương tiện khác nữa.
Tuần lễ ngày 15 - 19 tháng 3, tôi sẽ ở thành phố New York. Tôi muốn ghé thăm với bạn và nhận được phản hồi của bạn về khả năng viết của tôi, cùng với các đề xuất về kỹ năng của tôi sẽ có giá trị lớn nhất từ quan điểm của bạn.
Tôi có một danh mục đầu tư của công việc của tôi mà tôi sẽ có với tôi.
Cảm ơn bạn rất nhiều vì thời gian của bạn. Tôi sẽ gọi cho văn phòng của bạn để thiết lập một thời gian thuận tiện. Tôi rất mong được gặp bạn.
Trân trọng,
Chữ ký của bạn (bản sao cứng)
Tên đã nhập của bạn
Địa chỉ của bạn
Thành phố, tiểu bang, mã zip của bạn
Số điện thoại của bạn
Email của bạn
Ví dụ số 2
Sau đây là một ví dụ về thư yêu cầu một cuộc họp. Bức thư này bao gồm bằng cấp và kinh nghiệm của nhà văn, lý do để viết, cũng như một yêu cầu cho một cuộc hẹn.
Mikael Blue
1234 Peachtree Road
Atlanta, GA 30329
Cô Epina Jobina
Giám đốc điều hành
Trung tâm hỗ trợ chương trình SIDS & trẻ sơ sinh tử vong quốc gia
1234 Cách giám sát
Atlanta, GA 30344
Ngày 23 tháng 1 năm 20XX
Kính gửi bà Jobina:
Buster Brown, giám sát viên hiện tại của tôi tại Khoa Dịch tễ học và Giám sát của CDC, Chương trình Chủng ngừa Quốc gia, đề nghị tôi liên lạc với bạn để tìm hiểu thêm về Trung tâm Hỗ trợ Chương trình SIDS & Trẻ sơ sinh Quốc gia. Tôi sẽ kiếm được bằng Thạc sĩ Y tế Công cộng của mình từ Trường Y tế Công cộng của Đại học Wonderful vào tháng Năm, và có kinh nghiệm mạnh mẽ về Sức khỏe Bà mẹ và Trẻ em. Hy vọng của tôi là tìm hiểu thêm thông tin chuyên sâu về tổ chức của bạn hơn là thông qua internet hoặc các ấn phẩm do Trung tâm sản xuất.
Tôi đang lên kế hoạch cho một chuyến đi đến Baltimore trong tháng tới hoặc hy vọng bạn sẽ có mặt để gặp tôi tại một thời điểm thuận tiện cho bạn trong khi tôi đang ở trong thành phố. Vì tôi chắc chắn bạn rất bận rộn, tôi đã cung cấp một số thông tin đã chọn về kỹ năng và kinh nghiệm của tôi cho thông tin của bạn.
Điểm nổi bật của trình độ chuyên môn
- Top-notch phân tích và nghiên cứu giao thức aptitudes bao gồm: mô hình toán học, thu thập dữ liệu, và khả năng tổ chức
- Hiểu biết về tình trạng kinh tế xã hội và các vấn đề chủng tộc / dân tộc liên quan đến sức khỏe cộng đồng
- Trình giải quyết vấn đề sáng tạo và trình phát nhóm hiệu quả
- Kỹ năng máy tính bao gồm SAS, EpiInfo, SUDAAN, MINITAB, Đồ họa tự do, Nghịch lý
Kinh nghiệm của tôi bao gồm công việc cho Cục Sức khỏe Bà mẹ và Trẻ em, Sở Y tế Thành phố New York Hiện nay. Là một thực tập sinh, tôi đã học được rất nhiều về SIDS trong khi phân tích dữ liệu để hỗ trợ các đánh giá nhu cầu của cộng đồng cho Bộ Y tế và phát triển chương trình cộng đồng. Hiện tại, tôi là một thực tập sinh ASPH / CDC / ATSDR về Hoạt động An toàn và Phát triển Vắc-xin tại CDC. Ở vị trí này, tôi phối hợp phát triển các giao thức theo dõi tiêu chuẩn, cũng như đánh giá các chỉ số về tình trạng kinh tế xã hội trong dự án Cân bằng An toàn Vắc-xin.
Sau khi tốt nghiệp, tôi hy vọng sẽ có cơ hội sử dụng những kỹ năng này và các kỹ năng khác để làm việc trong lĩnh vực Sức khỏe Bà mẹ và Trẻ em. Tôi hy vọng bạn, hoặc một nhân viên của bạn, sẽ có thể dành thời gian thảo luận về các chương trình của bạn và những sáng kiến mới, thú vị. Tôi sẽ liên lạc với bạn trong tuần của ngày 1 tháng 2 để cố gắng sắp xếp một cuộc họp.
Trân trọng,
Mikael Blue
Đọc thêm: Phải làm gì sau cuộc họp thông tin | Làm thế nào để viết một cuộc phỏng vấn thông tin cảm ơn bạn thư