Thư ký kiện tụng được sử dụng trong các công ty luật thuộc mọi quy mô. Một số thư ký cung cấp hỗ trợ hành chính hoàn toàn. Tuy nhiên, thư ký ở nhiều công ty thực hiện vai trò lai, hoạt động như cả thư ký và kiện tụng.
Dưới đây là một số chức năng phổ biến nhất của một thư ký kiện tụng trong suốt vòng đời kiện tụng.
Vai trò thư ký thay đổi tùy theo công ty, loại thực hành kiện tụng và quy mô của nhân viên.
Kiểm tra trường hợp
Ở các công ty nguyên đơn, bước đầu tiên của vụ việc là kiểm tra vụ kiện. Khách hàng tiềm năng có nguyên nhân hành động không? Có bất kỳ xung đột nào tồn tại không? Thư ký có thể giúp chuẩn bị các mẫu kiểm tra hồ sơ và lên lịch các cuộc họp ban đầu giữa luật sư và khách hàng tiềm năng. Trong một số trường hợp, thư ký sẽ hoàn thành một buổi kiểm tra ban đầu bằng cách hỏi các câu hỏi của khách hàng tiềm năng qua điện thoại. Nếu khách hàng được ký, thư ký sẽ thiết lập một hồ sơ vụ án mới và chuyển tiếp hợp đồng lưu giữ và các tài liệu khác cho khách hàng.
Cuộc điều tra
Trong nhiều trường hợp, các bên tiến hành một cuộc điều tra trước khi vụ kiện được đệ trình. Cuộc điều tra này có thể liên quan đến việc định vị và phỏng vấn các nhân chứng, kiểm tra trang web tai nạn và thu thập tài liệu và bằng chứng khác. Thư ký kiện tụng có thể hỗ trợ quá trình này bằng cách lên lịch các cuộc họp và hội thảo qua điện thoại thay mặt cho luật sư, tạo danh sách nhân chứng, tổ chức bằng chứng và các tài liệu khác và tạo một hệ thống nộp hồ sơ đáng tin cậy cho cả giấy tờ và tài liệu điện tử.
Pleadings
Nếu một vụ kiện được đệ trình, thư ký sẽ chuẩn bị các biện hộ trong một chương trình xử lý văn bản. Các lời cầu xin có thể bao gồm một giấy triệu tập, khiếu nại, bản khai, yêu cầu nhập học và chuyển động. Thư ký kiện tụng sẽ thường tạo ra các chất kết dính cầu xin tổ chức và lập chỉ mục tất cả các biện hộ cho một trường hợp cụ thể.
Thư ký có thể nộp các tài liệu này với tòa án, trực tiếp hoặc bằng điện tử, mặc dù nhiệm vụ này thường được thực hiện bởi một trợ lý pháp lý hoặc tòa án .
Khám phá
Khám phá là giai đoạn dài nhất của quá trình kiện tụng. Trong khi khám phá, thư ký kiện tụng có thể thực hiện tất cả hoặc một số nhiệm vụ sau:
- Chuẩn bị tài liệu khám phá trong hệ thống xử lý văn bản, bao gồm cả các thẩm vấn và yêu cầu sản xuất
- Nhập, gửi và theo dõi trát đòi hầu tòa
- Lập kế hoạch triển khai với nhiều bên, bao gồm luật sư, khách hàng, tư vấn đối lập và phóng viên tòa án
- Lập kế hoạch kiểm tra y tế độc lập và các cuộc hẹn khác theo yêu cầu của Quy tắc tố tụng dân sự
- Tạo các chất kết dính khám phá; lập chỉ mục và nộp tài liệu khám phá
- Tổ chức và nộp hồ sơ vụ án
- Lên lịch kiểm tra trang web
- Định vị và giao tiếp với các chuyên gia; tổ chức và nộp báo cáo chuyên gia
Bản dùng thử
Sau khi một ngày dùng thử được thiết lập, thư ký giúp nhóm pháp lý chuẩn bị để xét xử. Vai trò của thư ký có thể bao gồm:
- Nhập và định dạng tài liệu thử nghiệm bao gồm chuyển động, tóm tắt, trát đòi hầu tòa và danh sách nhân chứng
- Thu thập và tổ chức triển lãm
- Tạo, tổ chức và / hoặc lập chỉ mục các trình thử nghiệm
- Giúp tổ chức các thử nghiệm mô phỏng
- Theo dõi thời hạn và gửi lời nhắc đến nhóm pháp lý
- Các bản tóm tắt kiểm tra và kiểm chứng cite và các tài liệu pháp lý
- Đảm bảo rằng tài liệu được định dạng đúng theo quy tắc của tòa án
- Điều phối nhân chứng
Thử nghiệm
Thư ký kiện tụng thực hiện vai trò hỗ trợ quan trọng trong quá trình xét xử. Nhiệm vụ của anh ta có thể bao gồm:
- Chuẩn bị, nhập và định dạng tài liệu dùng thử
- Điều phối việc chuẩn bị biểu đồ, đồ thị và các hình ảnh phòng xử án khác
- Lập kế hoạch giao thông, phóng viên tòa án, và các nhân chứng chuyên gia
- Tổ chức, nộp hồ sơ và quản lý tài liệu, tang vật và phiếu thử nghiệm
- Điều phối các thỏa thuận du lịch cho luật sư, nhân chứng, khách hàng và những người khác
Các nhiệm vụ quản trị khác
Đối với những người làm việc ở phía phòng thủ, thư ký kiện tụng sẽ nhập thời gian của các luật sư và thời gian của các luật sư vào từng trường hợp vào hệ thống thanh toán và thời gian của công ty.
Người đó cũng sẽ gửi hóa đơn định kỳ cho khách hàng và theo dõi các khoản thanh toán trễ. Các nhiệm vụ chung khác do thư ký kiện tụng thực hiện bao gồm:
- Sản xuất thông tin bằng cách sao chép, định dạng, nhập, lấy, sao chép và truyền văn bản, dữ liệu và đồ họa
- Thời hạn theo dõi trường hợp
- Tương ứng với khách hàng, nhân chứng và tư vấn đối lập
- Trả lời điện thoại
- Tạo bảng tính để theo dõi chi phí, triển lãm và thông tin khác
- Phiên âm chính tả
- Duy trì hệ thống mề đay
- Định tuyến thư, báo cáo và tài liệu pháp lý
- Tổ chức hội nghị khách hàng và các cuộc họp luật sư
- Chuẩn bị báo cáo chi phí
- Duy trì lịch của luật sư bằng cách lập kế hoạch và lên lịch các hội nghị, teleconferences, depositions và travel
- Đặt hàng nhà cung cấp
Giáo dục thư ký kiện
Nhiều thư ký kiện tụng hoàn thành một chứng chỉ hoặc chương trình học liên kết tại một trường thương mại hoặc trường cao đẳng cộng đồng. Tuy nhiên, thư ký với bằng đại học bốn năm có nhiều cơ hội thăng tiến nhất trong một công ty luật. Việc huấn luyện kiện tụng thường xảy ra trong công việc. Thư ký kiện tụng có kinh nghiệm thường chuyển sang các vai trò khác trong công ty, bao gồm cả vị trí quản lý văn phòng và quản lý văn phòng.
Kỹ năng thư ký tranh chấp và kiến thức
Thư ký kiện tụng phải có nhiều kỹ năng giao tiếp, công nghệ và văn phòng cũng như kiến thức pháp lý và thủ tục. Các kỹ năng và kiến thức cần thiết bao gồm:
- Thành thạo với xử lý văn bản, bảng tính, bản trình bày và thời gian và phần mềm thanh toán; quen thuộc với bộ ứng dụng Microsoft Office
- Thành thạo với thiết bị phiên mã
- Kỹ năng viết và viết tuyệt vời
- Kiến thức về tài liệu kiện tụng của tòa án địa phương, tiểu bang và liên bang và thủ tục nộp đơn
- Thành thạo với các cơ sở dữ liệu tài liệu như Ringtail, Summation và Concordance
- Kinh nghiệm nộp đơn điện tử
- Kiến thức về thủ tục văn phòng và thuật ngữ pháp lý
- Kỹ năng đánh máy mạnh
- Kỹ năng tổ chức vững chắc và kỹ năng đa tác vụ
- Khả năng tương tác chuyên nghiệp với tất cả các cấp nhân sự