Cách tìm các hồ sơ quan trọng một cách nhanh chóng và dễ dàng
Thời gian duy nhất bạn nghĩ về tài liệu quan trọng của bạn là khi bạn cần chúng. Và, đôi khi, bạn không thể tìm thấy chúng khi bạn cần chúng vì bạn không có hệ thống tổ chức và tập trung để lưu trữ tài liệu quan trọng và / hoặc lần cuối bạn cần chúng, bạn chỉ cần ném nó trở lại biển giấy tờ trong văn phòng nhà của bạn thay vì đặt nó trở lại nơi nó thuộc về.
Nghe có vẻ quen?
Với tất cả các giấy tờ quan trọng của bạn lan truyền khắp nhà, bạn lãng phí rất nhiều thời gian và năng lượng để tìm kiếm chúng. Bạn cũng có nguy cơ mất một số người trong số họ hoàn toàn. Nhưng với một vài bước đơn giản, bạn có thể sắp xếp các tài liệu giấy quan trọng của mình trong một giờ vào cuối tuần này!
Bạn sẽ cần một tủ hồ sơ hai ngăn kéo nhỏ hoặc một hộp đựng tập tin treo di động, các tập tin treo nhiều màu (6 màu khác nhau), thư mục tab-top thứ ba manila, và két an toàn (tùy chọn). Hoặc bạn có thể mua một chất kết dính lớn và chèn tab. Một khi bạn đã có hàng hóa ở đây là sáu bước bạn sẽ làm theo để tổ chức các thủ tục giấy tờ của bạn.
Bước 1: Thu thập tất cả tài liệu của bạn
Trước khi bạn có thể sắp xếp tất cả các tài liệu quan trọng của mình, bạn phải xác định chúng. Điều này đôi khi nói dễ hơn làm.
Kiểm tra văn phòng nhà của bạn như trong ngăn kéo và các giấy tờ xếp chồng lên nhau trên bàn hoặc bàn của bạn. Kiểm tra các đống giấy lộn xộn bàn bếp của bạn cũng như ngăn kéo nhà bếp và giỏ.
Nhìn vào tủ quần áo và tủ đầu giường của bạn (bạn có thể để chúng ở đó vào buổi sáng và quên chúng đi). Cuối cùng, nhưng không kém phần quan trọng, hãy kiểm tra ví hoặc cặp tài liệu của bạn để biết các tài liệu quan trọng mà bạn vô tình vẫn mang theo (opps).
Bước hai: Phân loại tài liệu của bạn
Các tài liệu quan trọng nhất thuộc một trong sáu loại sau.
Sắp xếp tất cả các tài liệu được thu thập của bạn như sau:
- Hồ sơ nhà cửa và tài sản - thế chấp, tài sản, dự án cải tạo nhà và biên nhận, hướng dẫn sử dụng thiết bị và bảo hành, thông tin thuế tài sản, chính sách bảo hiểm nhà và hướng dẫn sử dụng
- Hồ sơ tự động - tiêu đề, hồ sơ bảo trì, chính sách bảo hiểm và thông tin, thông tin về khoản vay và hồ sơ thanh toán
- Hồ sơ y tế - chính sách bảo hiểm, hướng dẫn về bảo hiểm sức khỏe, giải thích về phúc lợi y tế, hóa đơn bác sĩ, danh sách thuốc, thông tin chi tiêu linh hoạt, biên nhận y tế, chỉ thị y tế, chính sách bảo hiểm nhân thọ
- Hồ sơ tài chính - báo cáo ngân hàng, tờ khai thuế, hồ sơ khấu trừ thuế, hồ sơ đầu tư, hồ sơ cho vay, bảng sao kê thẻ tín dụng
- Hồ sơ điện tử - hợp đồng điện thoại di động và sổ tay; biên lai bán hàng và bảo hành cho máy tính, máy tính xách tay và iPad; kế hoạch và hóa đơn cáp và Internet; bộ định tuyến bán hàng không dây và hướng dẫn sử dụng
- Hồ sơ cá nhân - giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy chứng nhận ly hôn, giấy tờ lưu ký, thông tin an sinh xã hội, hồ sơ chủng ngừa, hộ chiếu, hồ sơ dịch vụ quân sự, lễ rửa tội và hồ sơ xác nhận, di chúc, kế hoạch tang lễ và trang web chôn cất. Nếu bạn có vật nuôi, bạn cũng có thể bao gồm các tài liệu quan trọng của họ như thông tin thú y và vắc-xin trong thể loại này.
Bước ba: Tìm tài liệu quan trọng của bạn
Hầu hết các tài liệu quan trọng của bạn có thể được lưu trữ trong một tủ hồ sơ thường xuyên hoặc hộp tập tin treo di động. Có một số, tuy nhiên, mà thực sự nên được lưu trữ trong một lựa chọn an toàn chống cháy hoặc offsite lưu trữ như một hộp tiền gửi an toàn.
Các tài liệu quan trọng là những tài liệu sẽ rất khó thay đổi hoặc rất tốn thời gian để thay thế. Chúng có thể chứa thông tin cá nhân nhạy cảm có thể bị xâm phạm trong trường hợp xảy ra sự cố hoặc vi phạm. Trong trường hợp này, ngôi nhà của bạn bị phá hủy do hỏa hoạn hoặc lũ lụt mà bạn muốn những tài liệu quan trọng này vẫn còn nguyên vẹn.
Đối với hầu hết mọi người, các tài liệu sau sẽ được coi là quan trọng: thông tin an sinh xã hội, giấy khai sinh, chính sách bảo hiểm cùng với thông tin liên hệ của đại lý, di chúc, hành động bất động sản, tiêu đề xe hơi, hộ chiếu và bất kỳ hợp đồng hoặc thỏa thuận nào yêu cầu chữ ký gốc của bạn.
Tạo một danh sách tổng thể của tất cả các tài liệu quan trọng bạn đặt trong két an toàn chống cháy của bạn hoặc trong một tùy chọn lưu trữ ngoại vi.
Bước 4: Nhân đôi ví của bạn
Hầu hết chúng ta mang thông tin quan trọng trong ví của chúng tôi mỗi ngày. Bạn có biết mọi thứ trong ví của bạn không? Bạn sẽ làm gì nếu ví của bạn bị mất hoặc bị đánh cắp?
Tạo bản sao bằng lái xe, thẻ nhà tài trợ, thẻ bảo hiểm y tế, thẻ hội viên như thẻ trung thành, câu lạc bộ kho, và quan trọng nhất là tất cả thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ (sao chép trước và sau). Giữ các bản sao này với các tài liệu giấy quan trọng khác của bạn:
Bước 5: Tạo một hệ thống nộp đơn giản
Hệ thống nộp đơn giản hơn, bạn càng có khả năng sử dụng nó một cách nhất quán. Chọn từng loại tài liệu quan trọng và gán cho nó một màu tệp treo:
- Trang chủ và hồ sơ tài sản
- Bản ghi tự động
- Hồ sơ sức khỏe
- Các báo cáo tài chính
- Hồ sơ điện tử
- Hồ sơ cá nhân
Thêm số lượng tệp treo phù hợp vào hệ thống nộp hồ sơ của bạn cho số tài liệu bạn có trong mỗi danh mục.
Sử dụng các thư mục manila và tạo một thư mục cho mỗi tài liệu riêng lẻ trong mỗi thể loại. Đặt các thư mục vào phần tập tin treo màu thích hợp.
Nếu bạn đã mua một chất kết dính ba vòng lớn và chèn tab, hãy gắn nhãn các tab với các tên bản ghi ở trên, đục lỗ giấy vào tất cả các tài liệu và sắp xếp chúng. Nếu các giấy tờ không được đục lỗ giấy, lỗ giấy sẽ đục một thư mục và đặt các tài liệu trong thư mục.
Bây giờ, nếu thủ tục giấy tờ không phải là điều của bạn, đây có thể là một khoảnh khắc giải phóng cho bạn. Bạn có thể quét tất cả các tài liệu này, lưu chúng vào một ổ đĩa cứng, và sau đó băm nhỏ tất cả. Nhưng sử dụng tùy ý của riêng bạn vì một số thủ tục giấy tờ được lưu lại tốt hơn. Sử dụng phán đoán tốt nhất của bạn.
Đang duy trì
Bây giờ các giấy tờ quan trọng của bạn được tổ chức, hãy tổ chức chúng. Mỗi tháng khi bạn thanh toán hóa đơn, hãy nộp bất kỳ tài liệu mới nào vào phần thích hợp của hệ thống nộp đơn của bạn. Đồng thời, hãy tìm bất kỳ tài liệu nào bạn đã xóa khỏi hệ thống trong tháng mà vẫn có thể nằm ngoài hệ thống nộp đơn. Gửi lại chúng. Ít nhất hai lần một năm, xem lại các tài liệu trong hệ thống nộp đơn của bạn để xem liệu có thể bị thanh trừng hay không. Một lịch trình tốt để theo dõi là vào đầu năm học và vào cuối mỗi năm học.
Với một chút nỗ lực, bạn có thể gặt hái những lợi ích lâu dài bằng cách tổ chức các tài liệu giấy quan trọng của bạn.
Do Elizabeth McGrory biên soạn.