Không để lại tin nhắn của bạn trong tay người khác
Dưới đây là giải thích thêm để giúp bạn hiểu tầm quan trọng của thông báo "vắng mặt" của bạn và lý do tại sao bạn nên lên lịch một thời gian để làm việc trên đó.
Nó đặt kỳ vọng ... cho mọi người
(Hy vọng) bạn sẽ nghỉ thai sản sau khi sinh con. Thời gian này ra khỏi văn phòng là riêng tư và rất đặc biệt. Bạn sẽ không bao giờ có được thời gian này trở lại với trẻ sơ sinh của bạn. Không bao giờ. Vì vậy, điều quan trọng là phải bảo vệ giai đoạn này trong cuộc sống của bạn.
Bạn biết làm thế nào nó cảm thấy để có được một email công việc trong khi đi nghỉ, phải không? Bạn cảm thấy bắt buộc phải gửi trả lời nhanh! Nhưng trong khi bạn đang đi nghỉ, bạn không thực sự có thời gian cho một câu trả lời "nhanh".
Bạn và gia đình của bạn đang chào đón một thành viên khác trên thế giới. Thời gian này của liên kết sẽ được lấp đầy với những đêm không ngủ, một lịch trình không thể đoán trước, biến động hoóc môn, các cuộc hẹn bác sĩ, du khách, và những người hiểu biết những gì khác. Ngoài ra, sẽ có một số lượng lớn thay đổi trong bạn và mọi người xung quanh bạn mà bạn sẽ muốn quản lý.
Viết email trong những điều kiện này sẽ không tạo ra công việc tốt nhất của bạn. Thông báo "ngoài văn phòng" của bạn sẽ bảo vệ bạn khỏi bị gián đoạn công việc cũng như các email không được nghĩ đến.
Thiết lập ranh giới là phải trong thời gian này. Để giúp cuộc sống công việc của bạn bị trì hoãn, hãy đặt ưu tiên mới cho trẻ sơ sinh và mọi thứ đi kèm với nó trước tiên.
Khi bạn tạo ra quyền ra khỏi tin nhắn văn phòng khách hàng của bạn, đồng nghiệp, và bất cứ ai khác cố gắng để tiếp cận với bạn hiểu những gì ưu tiên mới của bạn là và hy vọng sẽ không vượt qua nó.
Vậy làm thế nào để bạn tạo một thông điệp "không làm phiền" tuyệt vời để giúp bảo vệ một thời gian đặc biệt như vậy?
Đưa ra thông điệp "Out of Office" của bạn
Khi bạn đang mang thai khoảng 26 tuần, hãy bắt đầu làm việc với thông điệp "vắng mặt" của bạn. Nếu được cung cấp tùy chọn để lưu tiêu đề cho thư này, hãy đặt tiêu đề là "Nghỉ thai sản - vắng mặt".
Chuẩn bị tin nhắn trước thời hạn cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn những gì thông điệp của bạn sẽ nói. Bạn là người biết công việc của bạn, ai sẽ tiếp nhận trách nhiệm của bạn và khi bạn có thể quay lại văn phòng. Quyết định xem bạn có muốn nói rằng bạn sẽ quay trở lại vào một ngày cụ thể, trong một tuần cụ thể hay không đề cập đến một ngày nào đó. Nếu bạn không cung cấp cho một người cụ thể mà người gửi có thể liên hệ, hãy quyết định xem bạn có muốn đề cập đến email của người quản lý hoặc số điện thoại họ có thể gọi hay không.
Khi tạo thông báo này trước thời hạn, bạn sẽ lưu mọi người, kể cả bản thân, thời gian và năng lượng. Bạn có thể cần phải rời khỏi văn phòng một cách bất ngờ (bạn biết đấy, để đi giao em bé của bạn) để có thông báo được thiết lập cho quản trị viên CNTT hoặc người quản lý của bạn một thông báo chuẩn bị để sử dụng.
Bạn có muốn IT hoặc người quản lý của bạn thiết lập tông màu của tin nhắn này không? Quái gì không!
Khi thông báo "vắng mặt" của bạn được lưu, hãy thông báo cho người quản lý của bạn. Họ rất thích nghe rằng bạn đã chuẩn bị cho lối ra của bạn và có một điều ít hơn họ sẽ cần phải làm để hỗ trợ bạn.
Những điều cần đưa vào tin nhắn của bạn
Dưới đây là một mẫu "ngoài văn phòng" tin nhắn bạn có thể sử dụng. Khi bạn bật tin nhắn trong phần mềm email của mình, nó sẽ tự động trả lời mọi email được gửi cho bạn trong một khoảng thời gian cụ thể mà bạn đã đặt.
Tùy thuộc vào bạn nếu bạn muốn thông báo cho người nhận biết bạn đang ở đâu. Bạn có thể chỉ đơn giản nói rằng bạn là "ra khỏi văn phòng" hoặc bạn có thể thông báo cho họ rằng bạn đang nghỉ thai sản của bạn. Nếu bạn không muốn thông báo cho mọi người rằng bạn đang nghỉ thai sản , chỉ cần xóa ba từ "để nghỉ thai sản". Bạn có thể sử dụng một biến thể của thông báo email này cho các kỳ nghỉ mở rộng hoặc chuyến công tác nữa!
Nơi bạn nhìn thấy (dấu ngoặc đơn), chèn các từ hoặc cụm từ thích hợp cho hoàn cảnh của bạn.
Cảm ơn vì lá thư của bạn! Tôi ra khỏi văn phòng nghỉ thai sản cho đến khi (ngày bạn dự định quay trở lại).
Nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng liên hệ (tên của đồng nghiệp bao trả cho bạn, với chi tiết liên lạc, email của người quản lý của bạn hoặc số điện thoại).
(Nếu bạn có một số dự án bạn liệt kê danh sách tên dự án và người bao gồm bạn).
Nếu vấn đề của bạn không khẩn cấp, tôi sẽ trả lời email của bạn khi tôi quay trở lại.
Trân trọng,
(Tên của bạn)