Định dạng này chỉ là một hướng dẫn. Các biến thể và tùy chỉnh là phổ biến. Bạn muốn tải xuống mẫu này mà không cần đồ họa? Nhấp vào Tải xuống mẫu tại đây hoặc trong menu bên dưới.
Các thành phần thư kinh doanh toàn khối
Địa chỉ trả lại: Nếu văn phòng phẩm của bạn có tiêu đề thư, hãy bỏ qua điều này. Nếu không, hãy nhập tên, địa chỉ của bạn và tùy chọn, số điện thoại. Những ngày này, thông thường cũng bao gồm địa chỉ email.
Ngày: Nhập ngày của thư của bạn từ hai đến sáu dòng bên dưới tiêu đề thư. Ba là tiêu chuẩn. Nếu không có tiêu đề thư, hãy nhập nó vào nơi được hiển thị.
Dòng tham chiếu: Nếu người nhận yêu cầu cụ thể thông tin, chẳng hạn như tham chiếu công việc hoặc số hóa đơn, hãy nhập thông tin đó vào một hoặc hai dòng, ngay bên dưới Ngày (2). Nếu bạn đang trả lời một lá thư, hãy tham khảo nó ở đây. Ví dụ:
- Re: Công việc # 625-01
- Re: Thư của bạn ngày 1/1 / 200x.
Ký hiệu gửi thư đặc biệt: Nhập tất cả các ký tự viết hoa, nếu thích hợp.
Những ví dụ bao gồm:
- GIAO HÀNG ĐẶC BIỆT
- CERTIFIED MAIL
- AIRMAIL
Ký hiệu khi đến: Nhập tất cả các ký tự viết hoa, nếu thích hợp. Bạn có thể muốn bao gồm một ký hiệu về thư từ riêng tư, chẳng hạn như một lá thư từ chức. Bao gồm cùng trên phong bì. Ví dụ là:
- CÁ NHÂN
- BÍ MẬT
Địa chỉ bên trong: Nhập tên và địa chỉ của người và / hoặc công ty bạn gửi thư, ba đến tám dòng bên dưới thành phần cuối cùng bạn đã nhập.
Bốn dòng là tiêu chuẩn. Nếu bạn nhập Dòng chú ý, hãy bỏ qua tên của người đó tại đây. Làm tương tự trên phong bì.
Dòng chú ý: Nhập tên của người mà bạn đang gửi thư. Nếu bạn nhập tên của người đó vào Địa chỉ bên trong, hãy bỏ qua điều này. Làm tương tự trên phong bì.
Salutation: Nhập tên người nhận ở đây. Gõ Mr. hoặc Ms. [Last Name] để thể hiện sự tôn trọng, nhưng đừng đoán chính tả hoặc giới tính. Một số lời chào phổ biến là:
- Quý cô:
- Quý ông:
- Xin chao Ngai:
- Dear Sir hoặc Madam:
- Kính gửi [Họ tên]:
- Mà nó có thể quan tâm:
Dòng chủ đề: Nhập ý chính của chữ cái của bạn trong tất cả các ký tự viết hoa, hoặc tuôn ra trái hoặc căn giữa. Hãy súc tích trên một dòng. Nếu bạn gõ một dòng tham khảo, hãy xem xét nếu bạn thực sự cần dòng này. Mặc dù nó không thực sự cần thiết cho hầu hết các chữ cái liên quan đến việc làm, các ví dụ dưới đây.
- SUBJECT: RESIGNATION
- THƯ GIỚI THIỆU
- JOB YÊU CẦU
Nội dung: Nhập hai dấu cách giữa các câu. Giữ nó ngắn gọn và cho điểm.
Đóng miễn phí: Nội dung bạn nhập ở đây phụ thuộc vào âm điệu và mức độ hình thức. Ví dụ:
- Trân trọng (rất chính thức)
- Trân trọng (điển hình, ít chính thức hơn)
- Rất thực sự của bạn (lịch sự, trung lập)
- Thân ái của bạn (thân thiện, không chính thức)
Signature Block: Để lại bốn dòng trống sau khi Free Close ký tên của bạn.
Ký tên của bạn chính xác khi bạn nhập nó bên dưới chữ ký của bạn. Tiêu đề là tùy chọn tùy thuộc vào mức độ liên quan và mức độ hình thức. Ví dụ là:
- John Doe, Quản lý
- P. Smith
Giám đốc, Hỗ trợ kỹ thuật - RT Jones - Kỹ sư trường Sr.
Bắt đầu nhận dạng: Nếu ai đó đã nhập thư cho bạn, người đó thường sẽ bao gồm ba chữ cái đầu của bạn bằng tất cả các ký tự viết hoa, sau đó là hai ký tự của tất cả các ký tự chữ thường. Nếu bạn gõ chữ cái của riêng bạn, chỉ cần bỏ qua nó vì tên của bạn đã có trong khối chữ ký. Các kiểu phổ biến bên dưới.
- JAD / cm
- JAD: cm
- clm
Ký hiệu đính kèm: Dòng này yêu cầu người đọc nhìn vào phong bì để biết thêm. Nhập số ít chỉ cho một bao vây, số nhiều để biết thêm. Nếu bạn không kèm theo bất cứ điều gì, bỏ qua nó. Các kiểu phổ biến bên dưới.
- Bao vây
- Rào chắn: 3
- Rào chắn (3)
cc: viết tắt cho các bản sao lịch sự (trước đây là bản sao carbon). Liệt kê tên của những người mà bạn phân phối bản sao, theo thứ tự bảng chữ cái. Nếu địa chỉ sẽ hữu ích cho người nhận thư, hãy đưa họ vào. Nếu bạn không sao chép thư của mình cho bất kỳ ai, hãy bỏ qua nó.
Mẹo chung
- Thay thế văn bản trong ngoặc vuông [] bằng thành phần được chỉ định. Đừng gõ dấu ngoặc.
- Cố gắng giữ các chữ cái của bạn vào một trang, nhưng xem trang 2 của mẫu này nếu bạn cần các trang tiếp tục.
- Có bao nhiêu dòng trống bạn thêm vào giữa các dòng yêu cầu nhiều dòng, phụ thuộc vào số lượng khoảng trống có sẵn trên trang.
- Cũng vậy với lợi nhuận. Một và một nửa inch (108 điểm) cho các chữ cái ngắn và một inch (72 điểm) cho các chữ cái dài hơn là tiêu chuẩn. Nếu có một tiêu đề thư, vị trí của nó sẽ xác định lề trên trên trang 1.
- Nếu bạn không nhập một trong các thành phần chính thức hơn, đừng để khoảng trống cho chúng. Ví dụ: nếu bạn không nhập Dòng tham chiếu, Ký hiệu gửi thư đặc biệt và Ký hiệu khi đến, hãy nhập bốn dòng địa chỉ bên dưới vào ngày.